基層社保檔案規(guī)范化管理分析

摘 要：眾所周知，基層社保工作的重要價值和意義是不言而喻的，關于基層社保檔案規(guī)范化管理工作則顯得至關重要。基層社保檔案作為具有利用價值和保存價值的有效記錄和憑證，其在推動我國社會保險事業(yè)的健康發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的重要作用。本文將就基層社保檔案規(guī)范化管理進行深入的分析和探究。

關鍵詞：基層社保;檔案管理;規(guī)范化;管理策略

社會保險是關系國計民生的事業(yè)，是我國民生管理與發(fā)展工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，而基層社保檔案的管理工作是為我國社會保險事業(yè)發(fā)展提供有力保障的渠道和方式。以下是筆者結(jié)合自己多年相關工作經(jīng)驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

1 關于基層社會保險檔案管理工作的概述

基層社會保險，不同于商業(yè)保險，其本身是帶有公益性質(zhì)的，不以獲得收益為目的。在開展社會保險事業(yè)的過程當中，社保工作真正關心到了廣大人民群眾的切身利益，其從具體且現(xiàn)實的方面來解決人民群眾的生活顧慮。

何為基層社會保險檔案，顧名思義，其指的是對投保流程進行詳細的記錄，對被保險人在投保過程中所發(fā)生的各種變動情況隨時進行記錄、變更和總結(jié)，通過檔案這種真實存在的憑證方式來證明被保險人的確與相關社保單位存在著保險合作關系，社保單位有責任和義務在被保險人需要保險幫助時提供服務。

2 基層社會保險檔案管理工作的價值

基層社會保險檔案管理工作對于社保單位和被保險人雙方的利益都起到了很好的維護作用。負責社會保險檔案管理工作的部門可以根據(jù)被保險人或者社保單位的實際需求來隨時調(diào)取和查看保險合同的情況，為雙方維護各自利益以及明確各自保險關系提供有力的憑證，此外，通過對社會保險檔案進行管理，也有助于國家各項保險政策工作的開展和落實。還有，基層社會保險檔案管理工作還有一個至關重要的價值和作用，那就是借助檔案的記錄有效降低了社會中騙保案例發(fā)生的概率，為騙保案例的審理與解決提供真實的參考依據(jù)。

3 基層社保檔案規(guī)范化管理工作中出現(xiàn)的問題

1）基層工作人員業(yè)務能力有待提升。根據(jù)筆者的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)我國當前一些基層社保單位存在著人員崗位職業(yè)分配不清的情況，特別是在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)，甚至沒有專職的社保檔案管理人員，而社保檔案管理工作則是由其他部門的工作人員來兼職管理。此外，筆者還了解到從事基層社保檔案管理工作的人員在業(yè)務能力上面存在著很大的欠缺，其具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，基層從事社保檔案管理工作的人員年齡都偏大，他們的檔案管理意識以及檔案管理技能都比較傳統(tǒng)和落后，而且他們不愿意去學習一些新的管理方式，結(jié)果大致他們所負責的社保檔案管理工作的規(guī)范性非常低。第二，一些基層單位并不是很重視基層社保檔案管理工作，對于相關崗位上的工作人員也未能進行及時的指導和培訓。第三，基層社保檔案管理工作相對比較枯燥乏味，一些年輕人進入到這一工作崗位之后總在想辦法轉(zhuǎn)崗或者調(diào)動工作，導致檔案管理崗位上的人員流動性非常大，社保檔案的整體管理水平難以提升。

2）社保檔案分類不清楚。在基層社保檔案管理工作中，分類不清楚是一個非常普遍性的問題，其具體體現(xiàn)在：保險檔案的年份混亂、檔案書寫格式不統(tǒng)一、社保檔案裝訂規(guī)章不合規(guī)、檔案歸置位置不恰當、檔案里面缺少該有的標記等等。

3）檔案管理制度在基層的落實效果不理想。雖然國家部門出臺的檔案管理制度逐步趨于完善，但是，檔案管理制度在被落實到實際工作中時卻未能實現(xiàn)理想的檔案管理效果。筆者了解到，在基層社保檔案管理工作當中，雖然也都在積極落實信息化管理，但是因為受到自身條件的局限，諸如人員業(yè)務能力、軟硬件設施、管理規(guī)章制度等等因素的影響，這些都在不同程度上影響著檔案管理制度的落實效果。

4）規(guī)范化升級脫離了現(xiàn)實檔案管理需求。基層社保檔案管理工作一直都在積極迎合上級的指令和規(guī)定，其將關注點中放在了如何做能夠達到規(guī)定和要求，我們不能對基層社保單位作出的行為一概否定，但是，很多基層社保單位的確忽視了自身的實際情況，盲目迎合，將很多并不適合自身檔案管理工作的設施強制應用其中，導致最終結(jié)果不僅沒能達到預期的效果反而影響到自身檔案管理工作質(zhì)量的提升。

5）基層社保單位的檔案管理配套設施落后。一些基層社保單位在檔案管理配套設施方面存在著顯著的落后情況。筆者在了解的過程中發(fā)現(xiàn)，部分基層社保單位安排用于檔案存放的空間非常有限，一些并沒有錄入到信息檔案管理體系中的檔案分散存放，并沒有按照固定的順序來及時歸檔和存放，這很容易導致檔案資料的丟失，即使檔案資料被保存下來，但是也非常不便于檔案資料的查找。

4 如何提升基層社保檔案管理的規(guī)范化水平

1）全方位提升基層社保檔案管理意識。要想提升基層社保檔案規(guī)范化管理水平，其不僅僅是相關部門和工作人員應盡的義務和責任，其更需要從整體上提升廣大人民群眾對基層社保檔案的認知水平。相關部門和工作人員應該積極利用當前新媒體方式，利用公眾號、網(wǎng)站以及各種APP等宣傳手段和方式來普及社保檔案管理工作的重要性，提高大眾對社保檔案管理工作的關注。

2）加強對基層社保檔案管理工作人員的培訓力度。基層社保檔案管理工作人員是負責檔案管理工作的一線人員，他們的業(yè)務能力以及綜合素養(yǎng)在很大程度上影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量。相關部門必須要重視起這一點，結(jié)合自身的實際情況，積極為相關工作人員提供參加培訓的機會，幫助和引導他們更好的提升自己的業(yè)務能力，進而實現(xiàn)提升檔案管理規(guī)范性的目的。

3）積極引進和應用先進的檔案管理設備和信息化管理系統(tǒng)。信息化管理是未來基層社保檔案管理工作的主流發(fā)展方向，基層社保單位必須要積極引進和應用先進的信息化管理系統(tǒng)，同時積極引進和應用各種先進的檔案管理設備，推動基層社保檔案管理水平的提升，從根源上解決之前傳統(tǒng)管理模式下遺留的檔案資料丟失或者檔案資料查詢困難等問題。

4）建立起科學合理且明確的檔案規(guī)范化管理流程。筆者建議，基層社保業(yè)務主管部門應該考慮將檔案管理工作成績納入年終目標管理考核體系當中，將檔案管理工作質(zhì)量作為重要考核標準之一。各重要的是基層社保業(yè)務主管部門必須要結(jié)合當?shù)厣绫n案管理工作的實際情況，建立起一套適合自身工作需求的規(guī)范化檔案管理流程，為實際檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)，確保所有檔案管理工作都是有章可依、有章可循的。其中，主管部門必須要高度重視起居民基層養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險的檔案資料的關系，因為這兩項檔案資料直接關系著廣大人民群眾的切身利益，一定要竭盡全力降低安全隱患。

5 結(jié)束語

綜上所述，伴隨著我國社會保障體系的不斷完善，基層社保檔案規(guī)范化管理的需求和標準將會變得越來越高，我們必須要高度重視起檔案管理工作，要全力保障好廣大人民群眾的切身利益。

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作者簡介

李剛（1985-），男，漢族，河北泊頭，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。