如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

劉燕

摘 要：人力資源檔案管理工作是事業單位人力資源工作的重要組成部分，它為事業單位進行選人用人提供了重要的數據依據和資料信息，只有不斷的學習和創新，解決種種問題才能從根本上提高人力資源檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位;人力資源;檔案管理水平;優化措施

作為國家檔案的重要組成部分，事業單位人力資源檔案對國家人事檔案的組成與管理發揮著非常重要的作用。積極發揮事業單位人力資源檔案管理的作用，各級人事檔案管理部門要對人力資源檔案管理積極改革以適應時代的需求，更新管理模式，促進企業的進步和發展。

1 現階段我國事業單位人力資源檔案管理存在的問題

1.1 事業單位人力資源檔案失真

現階段，一些事業單位人力資源檔案存在失真現象比較嚴重，由于檔案管理制度具有漏洞、手續還不夠健全，因此存在員工制造虛假檔案的情況，例如一些企業員工偽造學歷證書等，這些證明文件很難在第一時間分辨出真偽，而一般情況下人力資源部門又沒有大量的時間和精力逐筆進行核對鑒定，使這些虛假信息有機可乘，最終導致人力資源檔案不能對企業員工進行客觀真實的記錄和評價。

1.2 人力資源檔案管理方法陳舊設備落后

目前多數單位的人力資源檔案都是紙質形式管理，一般都是厚厚的一沓資料放置于檔案袋中，但是現階段企業人員流動越來越大，時常發生企業員工去了新的單位或者新的城市，而他的檔案還在原單位。

1.3 人力資源管理人員專業素質不高

人力資源工作是一項專業性較強的管理工作，其對內部管理人員的個人素質和專業技能的要求性也較高，但實際上一些事業單位的人力資源管理人員的綜合水平并不符合標準，存在專門負責人力資源檔案管理的人員并非專業人員的現象，甚至一些單位認為這是一項“閑職”并聘用年齡偏大的員工來進行此項工作，不僅很難提高工作效率，更談不上對檔案管理工作的創新發展了。

2 有效提升事業單位人力資源檔案管理水平的有效途徑

2.1 轉變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時期下要想保證事業單位能夠得到穩定長遠的發展，就需要做好檔案管理工作，事業單位的領導者就應該及時的更新檔案管理理念，正確的認識到事業單位未來的發展與檔案管理工作之間的關系，從而結合事業單位的實際工作需求以及新時期下檔案管理工作的開展需求，建立科學有效的檔案管理制度，并在實際的工作中有效的貫徹和落實這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進事業單位的發展。

2.2 加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

在新時期下，要重點的去培養和提升檔案工作人員的專業能力和綜合素質，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業能力和綜合素質，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術和數字技術等內容，有效利用新方法和新設備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

2.3 深化人力資源檔案管理開展

建立完善的人力資源檔案管理體系，提升工作人員的責任意識，還需要深化人力檔案管理工作的開展，切實做到人力資源檔案管理工作開展和提升。只需要從工作人員的能力素質提升、工作人員的信息采集和整理等多方面談起，以下展開分述：1）提高工作人員的專業素養和職業操守。任何事業單位的運轉都離不開員工，員工技能和素質的高低關系著企業業績的好壞和服務質量的高低。因此，要深化人力資源檔案管理工作，首先要提高工作人員的專業技能。2）深度收集員工的信息，完善檔案內容。人力資源檔案與其他檔案不同，它是員工工作能力最客觀的評價，是最能反映和體現員工的特長的資料。要最大量的發揮員工的專業技能，做到人盡其才，物盡其用，就要在收集整理檔案內容時做到細致化和全面化。

2.4 創新事業單位檔案管理服務模式

現階段下，由于受到傳統相對單一、被動手動的檔案管理形式的深刻影響，事業單位檔案管理普遍存在檔案利用率較低、管理質量與效率差強人意等現實情況，嚴重阻礙著了事業單位檔案管理創新性發展。而隨著信息技術與數據技術的應用發展，現代化科學技術為事業單位檔案管理創新改革帶來了新思路新路徑，其不但轉變了傳統相對落后的檔案管理形式，同時也最大化提升檔案管理的效率與質量。因此，實現檔案管理信息化，是當下事業單位檔案管理未來發展主流趨勢，成為事業單位檔案管理創新發展的硬性要求。首先，應當強化信息技術融入力度。無論是檔案信息記錄與儲存方面，還是在檔案管理與服務方面，當下新興先進的網絡信息技術都能夠在事業單位檔案管理中得到充分利用及普遍運用。所以，事業單位檔案管理應當借助于現代化信息技術實現創新發展，加大現代化信息技術運用，促使管理效率與管理效果得到顯著提升。比如說，對傳統與現有的紙質檔案實行紙質化與數字化同時保存的管理方式，利用信息技術分類處理與編排檔案資料等。其次，也應當創新事業單位檔案管理服務手段。比如推進事業單位檔案管理信息化建設，建立智能化與數據化檔案管理平臺。

3 結束語

綜上所述，人力資源檔案管理工作是一項長期的工作，做好這項工作是優化事業單位人力資源管理工作的關鍵所在。因此事業單位一定要對其人力資源檔案的管理進行優化，發揮其真正價值。同時相關管理人員應該加大對人力資源檔案管理工作的重視程度，加強其中的信息化建設，不斷培養出具有高水平的專業人員，從根本上實現對人力資源檔案管理水平的提升。

參考文獻

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