干部人事檔案材料收集歸檔工作探討

張永梅

摘 要：干部人事檔案是組織人社部門按照人事管理政策，在干部錄用、培養、選拔使用及日常管理工作中形成的記載干部個人學習工作經歷、錄用審批、工資晉升、職稱評聘、考核培訓等方面的內容資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案工作的重要組成部分。文章針對干部檔案材料在收集歸檔工作中存在的問題，提出想法和建議，以期提升干部檔案材料收集歸檔的規范化水平。

關鍵詞：干部檔案材料;收集;歸檔;重要性;對策

1 干部人事檔案材料收集歸檔的重要性

1.1 干部人事檔案是人力資源管理的基礎

人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎。同時人力資源管理中的招聘與配置、培訓與開發、績效、薪酬、勞動關系等各環節又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分[1]。人事檔案是記錄一個人從高中到大學期間的學習成長及各種社會實踐活動，是高校畢業生就業及各單位選拔錄用的主要依據。在個人錄用審批、轉正定級、工作調動、職稱申報、辦理養老保險以及考研深造時，都需要使用人事檔案。因此人事檔案工作是人力資源管理工作的基礎性工作。

1.2 干部人事檔案是干部身份信息的原始憑證

干部人事檔案能夠歷史、全面、真實地反映干部本人的基本情況和成長歷程，其材料的歷史性、嚴肅性決定了它具有很強的參考價值，當干部本人對其個人信息提出異議時，可通過向組織提交申請，對存疑材料進行核實，而歷史遺留問題可參考的最有力證據就是人事檔案[2]。

2 干部人事檔案材料收集歸檔工作中存在的問題

2.1 收集歸檔工作制度不健全，執行不到位

盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集、歸檔規定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上墻，沒有結合工作實際制定健全的收集歸檔制度，執行也不夠到位[3]。

2.2 材料手續不完備

在收集歸檔工作中，檔案管理部門經常會接收到一些手續不完備的材料。比如，干部履歷表沒有貼照片、沒有本人簽字確認、沒有加蓋公章;考察材料沒有加蓋印章;干部任免審批表沒有注明任免文號;學歷學位證書復制件沒有注明經辦人和復制日期，等等。這些手續不完備的材料，需要補辦相關手續或者退回重新制作。

2.3 管理與利用方式落后

隨著經濟的發展，科學技術的不斷進步，互聯網也應用到各個行業，檔案管理工作也應注重計算機技術的使用，但是在實際工作中檔案管理工作依然使用傳統的管理方法，注重紙質檔案，而不關心電子檔案，計算機技術沒有應用到該行業，造成技術的浪費，不能發揮其功效，而且導致現代技術的發展成為干部檔案管理工作的制約。傳統模式下檔案管理工作的進行需要大量的人力，這造成資源的浪費，而且管理者的素質還會對檔案的管理與利用產生直接的影響。

3 干部人事檔案材料收集歸檔工作的優化對策

3.1 建立健全收集歸檔制度

按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，并結合工作實際，建立健全收集歸檔制度。一是要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集歸檔范圍。材料上印有“此件存入本人檔案”的字樣，不是收集歸檔的依據。材料是否收集歸檔，不是由形成材料的部門決定，而是要看材料是否符合中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《干部檔案整理工作細則》的要求。二是要明確移交和歸檔時限。干部人事檔案材料形成部門，在材料形成之日起一個月內按要求送交干部檔案管理部門歸檔并履行移交手續。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔。三是組織人事部門要將新招收、調動人員的檔案及時轉遞給干部檔案管理部門，使人檔流動能同步。避免這些人員入職后新形成的工資表、職稱材料、黨員材料等零星材料已移交給干部檔案管理部門，而個人檔案卻遲遲未移交，以致材料無法歸檔，造成這些人員的檔案不完整。四是做好收集歸檔的登記工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中發現有缺漏的材料都要進行登記。

3.2 建立收集網絡，完善聯絡員制度

在干部人事檔案材料形成部門設檔案材料收集聯絡員，明確聯絡員工作職責，形成以專職干部檔案管理人員為骨干，各聯絡員為依托的收集網絡。在日常的整理和利用工作中，干部檔案管理人員要注意查缺補漏，設立登記簿，及時做好缺漏材料記錄，擬定收集計劃，并反饋給聯絡員，讓他們及時反饋收集情況，充分發揮收集網絡的作用。

3.3 創新干部人事檔案管理的方式方法

將信息技術應用于檔案管理工作中，使傳統的檔案管理模式及其操作方式發生著“質”和“量”的改變，很大程度上提高了檔案管理的科學化水平。利用計算機及其平臺技術使得檔案信息記錄更加準確，查閱、使用更加便捷。

將干部檔案中的學歷、簡歷、工作信息、職稱信息、崗位信息、社會關系等資料借助掃描工具，由紙質文件轉化為電子圖片，錄入計算機形成專門的數據庫;同時根據相關信息的動態變化，定期進行更新，以此實現干部檔案材料的歸檔、查閱、分類、整理、認定等智能化。

檔案材料的收集與單位管理信息化的聯動是檔案收集的新方式。隨著檔案管理軟件和OA的廣泛應用，通過OA系統實現檔案的線上收集，會大大提升檔案材料收集的完整性、及時性和準確性。同時，明確檔案管理系統收集的信息范圍和內容，以便在信息收集的范圍之內定時接收各科室的相關材料。

4 結束語

隨著檔案工作的重要性不斷提升，單位對檔案工作的要求也越來越高，檔案種類也逐步從單一的紙質檔案向多種載體化延伸。在新形勢下，檔案材料的收集歸檔不可避免的要求檔案管理部門從整體的宏觀統籌逐漸向微觀、細節處拓展。檔案管理工作者要履行服務職責，在檔案材料的收集過程中，融入以人為本、協調發展、可持續發展的理念，為檔案工作可持續發展奠定堅實的基礎。要著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，全面提升干部檔案工作質量。

參考文獻

[1]李坤.對干部人事檔案管理工作的思考[J].中國集體經濟，2020（01）：123-124.

[2]任九紅.如何創新干部人事檔案管理與利用[J].辦公室業務，2019（08）：166.

[3]王鵬，馬曉霞.對如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機制的新思考[J].勞動保障世界，2019（11）：66-67.