大數據時代對事業單位檔案管理的思考

莫思聰

摘 要：近年來，隨著事業單位改革的不斷深入途推進，對檔案管理工作提出了越來越高的要求，為了做好事業單位檔案管理工作，滿足社會經濟的發展需求，需要堅持與時俱進將檔案管理工作與大數據時代的要求有機起來，開展檔案管理工作，從而更好的滿足大數據時代檔案管理工作的需求，助推事業單位的穩健長遠發展。為此，筆者分析了大數據時代事業單位檔案管理面臨的挑戰，并提出了做好事業單位檔案管理的有效策略。

關鍵詞：大數據時代;事業單位;檔案管理

檔案管理作為一項關系到國計民生的大事，在大數據時代如何做好檔案管理和儲存工作，最大限度的發揮檔案管理對于指導我國現代化建設具有至關重要的作用。因此，在大數據時代背景下如何做好事業單位檔案管理工作，是現階段事業單位檔案管理工作人員亟待解決的問題。

1 大數據時代給事業單位檔案管理帶來的挑戰

1.1 給傳統檔案管理理念提出挑戰

傳統檔案管理模式主要就是檔案管理人員將檔案資料進行分類歸類，同時還需要做好標記，這樣才能方便管理人員查詢檔案。現階段我們正處大數據時代，事業單位各種信息數據多，信息量非常大，并且各個部門的檔案信息是交叉的，倘若我們用傳統檔案處理或是管理方式來儲存管理檔案，則無法及時有效的將海量的數據信息，分類歸納好，另外也無法及時保存或是存儲檔案資源[1]。

1.2 信息更新滯后人檔分離

眾所周知，在事業單位傳統檔案管理中主要是采用紙質歸檔的方式來處理檔案信息，加之當前處在事業單位改革階段，傳統檔案管理方式，在很大程度上為檔案更新過程增加了難度系數[2]。另外，由于傳統管理模式更新速度慢讓檔案管理操作性較差，事業單位檔案管理人員流程過程所導致的檔案更新工作滯后也是檔案管理中頻發的現象，針對事業單位在檔案管理中存在人和檔案分離的現象，主要是因為社會經濟的高速發展，人才流動性逐漸增大，極大的增加了檔案管理的難度，無法不及時更新檔案，出現了檔案管理不及時或是棄檔現象，最終造成了人、檔分離的問題。

1.3 檔案信息資源缺乏安保措施

檔案資源的安全和完整是檔案信息資源管理過程中非常關鍵的一環節。當前我們正處在大數據時代背景下，受多種因素的影響，事業檔案管理工作缺乏對檔案信息資料的安全保護措施，因此，檔案信息存在一定的安全隱患，出現了信息外露。檔案資源關系直接關系到事業單位內部資料，并涉及單位機密資料和員工資料，所以必須要重點加強安全保護。但是由于現階段事業單位還是延續傳統管理方

式[3]。從另一方面來說，在紙質資料向電子檔案轉變的過程中，由于電子資料缺乏健全的保密制度和防護措施，這樣一來，就會導致信息管理系統受到不法分子或是黑客的入侵，最終導致資料被盜或是檔案管理系統崩潰問題的發生是，所以我們必須要重點加強檔案資料安全的管理，并安裝好安全防護系統，確保檔案信息資料的完善和安全。

1.4 對檔案管理人員提出更高的要求

信息的多樣化和信息處理方式的復雜性是大數據時代最顯著的一個特征，因此，這需要事業單位檔案管理人員了解并掌握各種先進的信息技術，這其中主要包含了檔案資料的查詢和分類、數據的閱讀以及各種信息軟件的運用等，所以事業單位必須要提高檔案管理人員的綜合素養。

2 大數據時代做好事業單位管理工作的有效策略

2.1 重點加強宣傳力度，重視檔案管理工作

在大數據時代，事業單位要堅持與時俱進，創新檔案管理方式，對此，我們必須要做好以下幾點，第一，事業單位要提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視，通過各種途徑重點加強做好檔案管理工作的宣傳，從整體上提高檔案管理人員的意識，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，切實做好自己的本職工作。第二，檔案管理還要堅持與時俱進，不斷提高自己對信息變化的敏銳性，同時還要觀察事業單位人事變化情況，不斷加強學習，促使自身溝通能力的提升，以便更好的做好事業單位檔案管理工作。

2.2 培養高端檔案人才，做好檔案管理工作

人才是一切工作的生命線，事業單位檔案管理工作也不例外，我們深知在傳統檔案管理工作人員對于大數據方面的業務能力、專業知識也不例外，倘若事業單位只是更新檔案管理系統和管理設備，缺乏復合型人才去運用或是管理大數據背景下檔案管理系統，就會造成事業單位檔案管理工作效率低下，因此，事業單位一定要培養高素質復合型高端型檔案管理人才，所以，我們必須要做好以下幾點，第一，政府要積極鼓勵高校開辦檔案管理和信息化的交叉學科專業。第二，事業的單位要積極引入復合型檔案管理人員，從而更好的利用復合型人才檔案管理人員去開展檔案管理工作。第三，投入大量的人力物力，培養檔案管理人員。只有做好了以上幾點，才能切實做好檔案管理工作，助推事業單位的穩健長遠發展。

2.3 構建檔案管理系統，提高檔案工作時效

大數據時代為事業單位檔案管理工作的有序開展提供了技術支持，因此，完善和建立健全檔案管理信息系統是當前事業單位人事檔案管理的關鍵。為此，我們必須要做好以下幾點，第一，在大數據時代事業單位要實現檔案管理的無紙化操作，就必須要用無紙化操作代替紙質檔案，同時還必須要利用電子掃描技術，有效的將檔案信息更新到數字信息數據庫當中，從而真正意義上的實現事業單位檔案的無紙化操作管理。第二，在大數據背景下，事業單位檔案管理實現的自動化和信息網絡化，但是事業單位還要實現傳統檔案檢索或是借閱的等功能的網絡化，通過這樣的舉措，進一步優化檢索功能，促使檔案檢索的自動化和智能化， 從整體上促使事業單位檔案管理工作時效性的提升。

2.4 提高檔案保密水平，保障檔案信息安全

大數據時代的到來，為事業單位檔案管理工作帶來了諸多優勢，促使了檔案管理工作效率的提升，任何事都有利有弊，在帶來了利的同時也帶來了弊端，在數據時代背景下非常容易丟失數據信息，因此事業單位要認識到檔案數據安全性問題，并做好以下幾點，第一，事業單位在檔案管理工作中使用高級防火墻技術，這種防火墻是一種用在內部網絡和外部網絡之間的安全系統，實質上這種安全系統是一種網絡隔離技術。這種技術可以限制部分數據的傳輸，從而保障檔案信息的安全性。事業單位在利用檔案信息資料的時候，一定要進行身份認證，唯有如此，才能規避黑客或是不法分子盜取檔案信息，最大限度的確保信息數據的安全，第三，事業單位要充分利用信息檢索技術或是審計技術，對檔案信息進行事后管理或是監督，同時還分析檔案使用者的信息，進一步使用者是否存在竊密行為，所以，事業單位在利用這種技術的過程中，必須要多方面的考慮檔案信息安全的防范，從整體上促使檔案信息保密工作的水平的提升，事業單位通過這樣的舉措，更好的保障檔案管理系統的全面性和安全性助推事業單位檔案管理工作的穩健長遠發展。

3 結語

綜上所述，在大數據時代背景下如何做好事業單位檔案管理工作是至關重要的，因此，事業單位要認識到大數據時代的帶來給檔案管理工作所帶來的機遇和挑戰，從思想意識上樹立起檔案管理的意識，積極開展檔案信息化工作，全面提升事業單位檔案管理水平，助推事業單位的穩健長遠發展。

參考文獻

[1]明潔.大數據時代事業單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業務（14）：99-99.

[2]劉穎穎.對優化事業單位檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016（21）：90-90.

[3]劉曉杰.關于事業單位檔案管理創新的思考[C].2016年第二屆今日財富論壇.2016.