信息化時代醫(yī)院檔案管理模式的轉變與應對策略

摘 要：隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理必須與時俱進，應對挑戰(zhàn)，盤活醫(yī)院檔案資源，全面提升醫(yī)院檔案活力，促進醫(yī)院的發(fā)展。

關鍵詞：信息化;信息化;醫(yī)院檔案管理模式

醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展歷程，為醫(yī)院的發(fā)展提供著重要的參考價值，尤其是信息化時代，檔案的存儲方式和載體都有了深刻的變革，對醫(yī)院檔案工作就產(chǎn)生了重要的影響。因此，在信息化時代醫(yī)院檔案管理如何與時俱進，積極應變，適應時代發(fā)展的需要，是整個醫(yī)療行業(yè)必須面臨的重點問題。本文主要著眼于信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理模式如何實現(xiàn)有效的轉變與應對，進而可以提升效率，服務于醫(yī)療發(fā)展。

1 醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

當前，我國醫(yī)院檔案主要分為文書檔案、病歷檔案、人事檔案三大部分，管理模式上，大部分醫(yī)院都選擇把不同的檔案歸入相應的科室，由其對檔案進行管理，比如文書檔案一般歸入辦公室、人事檔案歸入人事部門，病例檔案則歸入醫(yī)務科病案室，還有一些醫(yī)學影響檔案則會歸醫(yī)技科室自己管理，而在管理上也多以人工為主。這種管理狀況，不僅使醫(yī)院檔案不集中，檔案機構重疊，也由于沒有專業(yè)、專職的檔案人員，使得醫(yī)院檔案管理不規(guī)范，導致多部門“各自為政”也會導致檔案歸屬權責不清的局面。同時，許多醫(yī)院因為規(guī)模大小、節(jié)約成本或者安全因素等考量，很少會重視醫(yī)院檔案管理。以筆者所在的合肥市第四人民醫(yī)院為例，作為三級甲等精神專科醫(yī)院，資金較弱，檔案水平較落后，檔案管理人員也基本是兼職，院內(nèi)檔案仍以傳統(tǒng)紙質檔案保存為主，檔案管理采用傳統(tǒng)的人工管理，費時費力，檔案信息化基礎比較薄弱。但是，隨著醫(yī)院的發(fā)展，院內(nèi)門診量增加，醫(yī)院業(yè)務不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的需要，信息化時代背景下，以創(chuàng)新的手段對醫(yī)院檔案管理模式進行變革，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設已經(jīng)迫在眉睫。

2 信息化背景下醫(yī)院檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

醫(yī)院檔案信息化并不僅僅只是依靠信息化醫(yī)療設備，建立檔案信息系統(tǒng)那么簡單。信息化既給醫(yī)院檔案管理信息化帶來了機遇也同樣面臨著考驗。

在信息化時代，醫(yī)院檔案迎來發(fā)展機遇，主要表現(xiàn)在這幾個方面。首先，提升檔案的使用效率。信息化時代，醫(yī)院紙質檔案可以實現(xiàn)電子化，與紙質檔案相比，電子檔案只需要存儲于電腦空間中，當需要尋找某份檔案時，可以運用相關的技術手段實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，從而在提高檔案的利用效率，節(jié)省人力，快速發(fā)揮檔案的作用和價值。其次，促進醫(yī)院檔案管理的進步。信息化技術走進醫(yī)院檔案管理中，為醫(yī)院提供了更多可選擇的、更加有效的管理手段，在某種程度上也改進了醫(yī)院檔案管理水平，促進了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。最后，信息化技術的應用也有利于檔案信息資源間的共享。信息化的應用，可以讓醫(yī)院檔案與外界檔案之間的信息進行整合，形成一個全新的信息共享空間，讓各類信息有效連接起來，為醫(yī)院臨床診療、管理工作的開展提供強有力的信息支持，也有利于提升醫(yī)院整體的醫(yī)療水平和管理能力。

另一方面，信息化時代也為醫(yī)院檔案管理帶來了一些新的挑戰(zhàn)。一是檔案管理理念的更新。有些醫(yī)院由于各種因素的制約，相關檔案管理科室短時間內(nèi)很難接受新思想、新方法，對信息化的出現(xiàn)及應用可能會存在不信任甚至排斥心理。二是檔案信息化管理能力方面存在不足。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化要求醫(yī)院檔案管理人員不僅要具有信息識別和數(shù)據(jù)分析的能力，還需要通過掌握人工智能，實現(xiàn)檔案的自動搜集和整理，因此檔案信息化對檔案管理人員的素質能力有著較高的要求。三是信息安全與防護。信息化帶來了醫(yī)院檔案的便利與高效，但是因為信息化的特性也可能醫(yī)院檔案信息被不法分子盜取的風險，特別是機密檔案的保存要格外加以重視，一旦被泄露或者盜用，就可能會造成難以估計的損失。

3 信息化背景下醫(yī)院檔案管理模式的變革

通過以上分析，對信息化時代醫(yī)院檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，既要勇敢抓住，又要積極應對。

1）整合資源，加強醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理和領導。首先，要將檔案資源整合，統(tǒng)一管理，高效維護醫(yī)院檔案的完整性和安全性，促進各方面的應用，也便于后續(xù)的檔案整理、歸類工作。其次，要完善醫(yī)院檔案管理制度，將不同部門、科室形成的檔案匯總、搜集，從而實現(xiàn)集中、規(guī)范的管理。比如病歷檔案，它是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有數(shù)量多、產(chǎn)生速度快的特點，在處理醫(yī)患關系時有著舉足輕重的法律效力，是各方合法權益的重要保障，關系到醫(yī)患雙方的切身利益。在各種社會、醫(yī)療保險以及事故理賠中的利用率越來越高，因此，醫(yī)院檔案因其特殊性更應該加強管理，助推醫(yī)院檔案信息化的加速進程。

2）解放思想，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。在推動醫(yī)院檔案信息化建設過程中，要全面樹立信息化時代信息管理理念，根據(jù)醫(yī)院實際情況，構建起與時代發(fā)展相適應的檔案信息化體系。尤其要重視的是，信息化時代在醫(yī)院檔案信息化建設中要在統(tǒng)一管理的基礎上，可以多措并舉實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的可視化分析、可預測分析、數(shù)據(jù)挖掘以及語義引擎等，通過對信息化技術的應用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的自動搜集、整理、分析、存儲和利用，逐漸形成一個科學合理的檔案信息化體系。同時，要積極打破“檔案孤島”，將醫(yī)院檔案信息化建設與醫(yī)院各項業(yè)務工作緊密結合、促進融合，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案系統(tǒng)的維護和管理。

3）加強醫(yī)院檔案信息化基礎設施建設。緊隨發(fā)展腳步，加強檔案管理基礎設施的投入和引進，為醫(yī)院檔案信息化建設打下堅實的基礎，從而順利地開展檔案信息化管理工作。在實際的工作中，醫(yī)院可以根據(jù)自身經(jīng)濟實力，配置一些重要的設備，比如刻錄機、掃描儀、存儲設備、音視頻數(shù)字化設備等，從根本上提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平。同時，還要重視檔案信息系統(tǒng)的安全性，積極構建嚴格的檔案信息化安全防護體系。加大對檔案信息的保護，強化檔案信息數(shù)據(jù)的使用權限，建立醫(yī)院檔案信息查找與使用的識別及退出機制，讓醫(yī)院檔案信息可以實現(xiàn)全過程的安全使用跟蹤與評估，避免檔案信息發(fā)生泄露和濫用，充分確保數(shù)據(jù)安全。

4）重視人才培養(yǎng)，建立專業(yè)化的人才隊伍。信息化時代，醫(yī)院檔案管理不僅需要對檔案專業(yè)熟悉，而且也需要掌握現(xiàn)代信息技術知識的復合型人才。同時，檔案信息化建設因為需要較高的專業(yè)技術水平，這也就更要求醫(yī)院在對人才培養(yǎng)上下功夫，要注重對醫(yī)院檔案人員的專業(yè)性技能培訓。因此，在對醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)上，不僅要注重專業(yè)技能的培訓，更要重視豐富醫(yī)院檔案人員的計算機網(wǎng)絡知識和信息化處理能力，全面提升醫(yī)院檔案信息化管理的素質能力。

信息化時代醫(yī)院檔案管理只有順應時代發(fā)展潮流，統(tǒng)一管理，轉變發(fā)展理念，更新基礎設施，完善人員結構才能深入變革檔案管理模式，盤活醫(yī)院檔案資源，提高醫(yī)院信息利用效率，促進醫(yī)院健康、長遠發(fā)展，更加便利地為廣大民眾服務，提高醫(yī)院的社會效益。

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作者簡介

劉丹（1991-），女，漢族，安徽蚌埠，碩士研究生，安徽醫(yī)科大學附屬心理醫(yī)院，安徽省精神衛(wèi)生中心，合肥市第四人民醫(yī)院，研究方向：檔案管理。