推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展

王笑

檔案管理，是社會(huì)文化體系建設(shè)中重要的分支，它不僅實(shí)現(xiàn)了人才資源的綜合管理，還是新中國發(fā)展的歷史記憶。研究發(fā)現(xiàn)：結(jié)合當(dāng)代數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可實(shí)現(xiàn)事半功倍的實(shí)踐效果。因此，關(guān)于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展的探索，是社會(huì)文化體系完善的根本保障。

1 推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的研究定位

信息化建設(shè)，是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的，社會(huì)文化體系溝通與完善的技術(shù)應(yīng)用過程，它能夠?qū)崿F(xiàn)信息迅速傳遞、資源大容量存儲(chǔ)，是新時(shí)代探索中不可忽視的開發(fā)條件[1]。將信息化相關(guān)技術(shù)融合到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)文化信息內(nèi)容的調(diào)節(jié)與優(yōu)化，最終達(dá)到了高效率、高品質(zhì)檔案資源整合的效果;同時(shí)，國家檔案信息體系中，不僅包含著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、政治等多方面信息資料，還囊括了新中國成立70年來實(shí)踐探索歷史，它是社會(huì)、國家進(jìn)步的重要標(biāo)志。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，可以豐富社會(huì)發(fā)展體系，將現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行歸類，并對(duì)其中不完善的部分加以完善，為后續(xù)檔案資源的繼續(xù)性開展提供了保障。以上兩個(gè)方面，是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的研究定位。

2 推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展，是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展與探索中不可缺失的步驟。筆者將其實(shí)踐要點(diǎn)歸納為：

2.1 打造動(dòng)態(tài)檔案結(jié)構(gòu)

信息化建設(shè)在檔案管理工作中的融合，首要條件是打造動(dòng)態(tài)檔案結(jié)構(gòu)。更具體來說，它包括信息存儲(chǔ)、信息檢索、信息整合、信息勘測四個(gè)方面。其中信息存儲(chǔ)，是指工作人員對(duì)收錄到的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并逐一將其錄入到電子檔案管理平臺(tái)上;信息檢索，是指按照客戶需求，對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行篩選，并最終得到客戶所需資源;信息整合，是指用戶利用檔案管理體系，實(shí)行檔案類別的整理歸類，對(duì)其中混亂的內(nèi)容進(jìn)行整理;信息勘測，是指電子檔案系統(tǒng)可定期進(jìn)行信息內(nèi)容自我檢測，對(duì)其中不完善、或者保存記錄信息模糊的部分進(jìn)行檢查，以確保檔案管理工作可以順利實(shí)施。

舉例來說，當(dāng)?shù)貐^(qū)檔案管理部門利用信息化手段進(jìn)行檔資源管理期間，就利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，建立了一套完整的信息整合程序，該程序在地區(qū)檔案管理中所發(fā)揮的作用為：1）自動(dòng)化信息存儲(chǔ)。即，工作人員可通過平面照片掃描、文字輸入、以及語音識(shí)別等方法，將新接收到的信息輸入到電子程序內(nèi);2）程序信息檢索。即，系統(tǒng)可依據(jù)用戶輸入的“關(guān)鍵字”、“年月日”等信息，快速的找到對(duì)應(yīng)檔案，并標(biāo)注出當(dāng)前檔案情況;3）信息定期整合，信息資源協(xié)調(diào)性處理。即，電子檔案管理體系，可結(jié)合地區(qū)發(fā)展需求，構(gòu)建經(jīng)濟(jì)、資金、以及文化、人員等多元化檔案模式，且檔案信息按照實(shí)際需求自動(dòng)組合;4）信息定期性勘測。即，該地區(qū)所設(shè)置的檔案體系按照5年為一個(gè)周期，自動(dòng)對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行檢索，將無用檔案資料進(jìn)行分批次處理，以保障檔案管理與區(qū)域發(fā)展需求相互適用。

本部分所敘述的內(nèi)容，正是結(jié)構(gòu)資源綜合開發(fā)與運(yùn)用實(shí)際情況，對(duì)信息化檔案管理體系的建設(shè)進(jìn)行了論述。一方面，信息化檔案管理結(jié)構(gòu)的打造，迎合了地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要;另一方面，也為區(qū)域發(fā)展提供了信息咨詢的保障。

2.2 深化多維化檔案管理理念

深化多維化檔案管理理念必須要明確的要點(diǎn)，一方面是，新時(shí)期的檔案管理更注重管理品質(zhì)，它要求檔案信息內(nèi)容準(zhǔn)確，且有條理性;另一方面是，當(dāng)前的安全管理工作，更注重檔案信息整合的效率，它是上下工作有機(jī)承接的條件，由此，深化多維化檔案管理理念，就是要形成高品質(zhì)、高效率的資源開發(fā)思路[2]。

舉例而言，某地區(qū)在檔案管理工作實(shí)踐中，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，建立新一代檔案管理新結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門進(jìn)行了檔案管理戰(zhàn)略實(shí)踐策略，其理念探索的內(nèi)容包括：1）地區(qū)檔案管理部門，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息溝通的主要特征，進(jìn)行新時(shí)期檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)宣傳，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)工作人員在信息化檔案建設(shè)中的思想引導(dǎo);2）利用檔案管理系統(tǒng)，建立線上與線下同步互動(dòng)的檔案管理資源勘察模式，隨時(shí)最好檔案信息的整合與剖析;3）實(shí)行多維化檔案管理分析思路，探究如何建立快速的檔案管理運(yùn)用模式，應(yīng)對(duì)檔案管理中信息尋找時(shí)間長等問題。

本小節(jié)中所論述的內(nèi)容，一方面是從檔案管理多維化分析的視角上解析問題，一方面是從檔案信息管理該時(shí)期階段發(fā)展的需求層面加以論述，其研究要點(diǎn)明確，且具有指引性和服務(wù)性，由此，該部分的研究結(jié)果，也將為信息化檔案管理工作深入性剖析提供借鑒。

2.3 整合檔案管理資源

整合檔案管理資源，是指檔案管理工作的深入性探究，既要有社會(huì)各個(gè)方面的支持，也需要具有創(chuàng)新能力的人員做為保障。

舉例而言，某地區(qū)進(jìn)行檔案資源綜合管理過程中，當(dāng)?shù)貦n案管理部門采取了以下實(shí)踐策略：1）檔案管理工作深入性探討期間，管理人員利用電子檔案管理體系，實(shí)行總體整合、部分完善的電子檔案資源管理方法;2）實(shí)行檔案管理資源調(diào)節(jié)戰(zhàn)略，通過自媒體、網(wǎng)絡(luò)新媒體、傳統(tǒng)媒體三方合作，加強(qiáng)對(duì)社會(huì)檔案信息化存儲(chǔ)的實(shí)踐方法進(jìn)行社會(huì)宣傳;3）結(jié)合政府提供的區(qū)域檔案建設(shè)管理資金比例，將其合理安排到檔案管理系統(tǒng)更新、檔案安全維護(hù)、以及電子平臺(tái)優(yōu)化等方面。盡量保障信息化時(shí)代下，檔案信息管理相關(guān)資源的優(yōu)化調(diào)配。

本小節(jié)中所描述的，關(guān)于信息化檔案建設(shè)工作全面推進(jìn)戰(zhàn)略，不僅實(shí)現(xiàn)了借助數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行社會(huì)檔案資源的優(yōu)化整合，還從多個(gè)視角進(jìn)行檔案信息資源深入性開發(fā)。該種以社會(huì)資源為基礎(chǔ)的信息化檔案建設(shè)新模型的實(shí)踐策略，迎合了社會(huì)發(fā)展的需求，也可以確保信息化檔案建設(shè)中物資的長效性開發(fā)與探索，對(duì)于社會(huì)檔案資源管理工作的周期循環(huán)性開展提供了依據(jù)。

2.4 完善檔案管理體制

建立完善的信息化檔案管理體系，也是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展中不可忽視的內(nèi)容之一。一方面，新時(shí)期的檔案管理策略，應(yīng)同時(shí)加強(qiáng)虛擬平臺(tái)與實(shí)體平臺(tái)的管理，避免檔案期間出現(xiàn)信息化建設(shè)資源整合不夠協(xié)調(diào)的情況;另一方面，新時(shí)期檔案管理體系的建立，需要的是信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，檔案管理資源優(yōu)化策略[3]。

舉例來說，某地區(qū)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前進(jìn)，當(dāng)?shù)貦n案管理部門就結(jié)合信息化管理的具體要求，進(jìn)行了檔案信息化內(nèi)容的科學(xué)性調(diào)配與探索。本次實(shí)踐的具體戰(zhàn)略為：1）檔案管理安全防護(hù)體系的建設(shè)期間，尤為注意線下檔案整合信息的分析，線上檔案資源管理虛擬平臺(tái)的安全維護(hù);2）合理實(shí)行檔案要素的系統(tǒng)性調(diào)控，實(shí)行個(gè)人檔案管理登錄歷史記錄、實(shí)體檔案應(yīng)用情況實(shí)名制簽到的方法進(jìn)行安全維護(hù)。

本小節(jié)中所敘述的，關(guān)于建立完善的信息化檔案管理體系整合方式，不僅滿足了社會(huì)資源優(yōu)化配置的需要，還有效規(guī)避了新時(shí)期檔案管理存在的檔案應(yīng)用隱患。

3 結(jié)論

綜上所述，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了國家檔案管理階段性、時(shí)代化發(fā)展的趨向。在此基礎(chǔ)上，本文通過打造動(dòng)態(tài)檔案結(jié)構(gòu)、深化多維化檔案管理理念、整合檔案管理資源、完善檔案管理體制四方面，明晰檔案信息化建設(shè)方法。因此，文章研究結(jié)果，將為國內(nèi)文化資源整合與管理提供新視角。

參考文獻(xiàn)

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