淺談基層單位檔案管理信息化

宋尚方

摘 要：隨著社會科技水平的提高，促使各行各業的工作開展更為現代化，針對基層事業機關的工作而言，加強檔案管理可以讓員工信息更為清楚，在工作時盡量少產生問題。基層單位在開展檔案管理工作時，應當與現代社會的進步趨勢相協調，必須積極引入信息化科技加強信息化管理。本文通過介紹基層事業機關加強檔案信息化保管的意義，指出了信息化背景下基層單位面臨的檔案管理問題，由此提出了一些有效的完善途徑。

關鍵詞：基層單位;檔案保管;信息化;意義

檔案記載了基層機構發展的關鍵內容，重視檔案管理十分有必要。伴隨信息系統的發展，檔案管理更為信息化，從原本的實體管理模式逐漸變為信息數據，存儲于信息庫內。相較于原來的管理方式，檔案的信息化保管有很多有點，在分類、查詢時均較為便捷，必定會在以后起到更為顯著的作用。

1 基層單位加強檔案信息化保管的意義

在基層單位以往的檔案管理模式中，檔案屬于紙質信息，包裝于檔案盒內。改中保管模式占據了很大空間，對管理環境有較高要求，在管理時極易破損。而且，查詢檔案時不便捷，需要消耗大量時間，下降了工作效率。為妥善管理紙質信息，基層機關每年都要在檔案管理中投放很多資金，增多了基層單位的支出。而檔案信息管理系統可以有效處理傳統檔案保管的不足，提高基層單位的工作效率，營造大量的經濟利益。信息化條件下，僅需把檔案錄入進信息管理平臺內，依靠信息化系統就可以對多種檔案進行劃分。而且，信息系統可以及時備份存入的資料，避免檔案產生丟失或是破損等情況[1]。信息化模式具有一套完整的流程，管理時更為安全，查找時更為便捷，解放了大量的工作人員。所以，注重檔案保管的信息化發展意義顯著。

2 基層單位進行檔案信息化保管時面臨的問題

1）管理方法陳舊。管理方法陳舊是信息化發展的重要問題，盡管在保管傳統檔案時職工較為熟悉，但是他們在使用信息系統時還是很難把握技術核心。基層事業機關在用人層面有很多問題，管理者的技能較低，在采用管理設施時，很難突出其價值[2]。管理者未立即更新檔案數據，而且未針對實際要求更換管理設施。技術方法是信息化發展的基礎未滿足標準，就很難把高科技設施引進信息化建設方面。該種情況下，檔案數據很難獲得良好保護，下降了信息的嚴密性。尤其是伴隨信息系統的進步，管理者的技術未跟上社會發展的腳步，這將不能促進檔案保管信息化發展，導致檔案管理停留于傳統的老方式。

2）離職交接不全面。現代人在工作和生活中常常會選擇自己喜愛的行業，在工作時喜歡嘗試。檔案保管看似很輕松，但事實上其對技術有很高要求，并考驗人的耐心與細心程度。在保管檔案時，盡管國家開始采取信息化模式，但是很多員工會在短期內反復調換工作。在保管電子文檔時，如果出現離職交接情況，就需要根據相關制度做好工作。但是，有些員工在離職交接時無法完全遵守交接流程，無章可循。檔案保管常常存在一系列問題，在缺少規范的離職交接后，有些檔案就變為了“棄檔”、“死檔”，今后很難查詢。在出現這一問題以后，基層單位將面臨巨大損失，以后也很難追責。

3）信息化使用率不高。盡管基層單位在迎合時代潮流進行各項業務，但是總體運營體制還是較為落后。其服務模式和手段很難迎合大眾要求，在保管檔案時，很難提高信息化使用率。電子文檔的保管要有專人處理，在時代高速發展階段，服務模式逐步多元化，對資源的研發也不斷增加[3]。有些信息部門在提供社會資料和服務時，很難做出實際性變革，促使單位的存活率降低。信息化的總體使用率很低，在市場信息持續發展階段，其極易被淘汰，從而很難起到作用。

4）管理意識不高。當前，有些基層機關的信息化程度比較滯后，檔案信息化保管意識很低，保管檔案時仍然采取以往的檔案形式。基層單位對信息保管的投資很少，投資額不夠，很多信息化設施無法得到及時更新。管理人員思想方面的落后，導致其無法認識到傳統管理手段的不足。查找檔案時通常較為被動，無法自覺的搜索信息，搜索到的信息也通常不全面，導致檔案不齊全。管理意識不高限制了檔案信息化發展的進度，導致管理效率很低。

3 基層單位加強檔案信息化保管的有效路徑

1）注重單位檔案部門建立。基層單位對信息數據實施信息化管理時，應當注重部門建立，領導者要提升總體重視程度。檔案保管活動的開展包含單位的實際情況，所以需要根據《檔案法》有關內容展開宣傳，還要求做好員工培訓活動。在設立檔案部門時，應結合網絡管理需求，根據流程做好每項工作，使員工主動參加相關工作。檔案部門建立應當注重對計算機技術的使用，基層單位應當設立檔案員和組長，創建綜合檔案室，促使電子文檔的保管和保存滿足標準。

2）完善信息化保管。信息化保管的規范化屬于基層單位的第一任務，相關員工在實際工作中應當規范行為和思想，重視員工的檔案分析。例如，文體旅游產業在對檔案實施信息化建設和管理時，應當詳細分析用戶資料。員工既要科學設立用戶的旅程，還應當通過分析資料確定文體旅游的具體作用。其應當清楚不同用戶的潛在要求，在規范化保管檔案時，借助信息系統歸類不同用戶的喜好和需求，然后經過整合提供優質的綜合服務。在具體管理環節，員工應當注重檔案管理活動的開展，清楚自己的工作任務，妥善處理各個細節。

3）加強信息化服務。這主要是全面開發和使用檔案資料，既要重視技術方面的效用，還應當重視服務態度的改進。信息化檔案保管在很大程度上具備教育作用，在開發和使用信息系統時，應摒棄原來的以藏為主的管理模式，逐步轉變成以開發為主的方式。在加強信息化服務時，應當改進信息檢索工具，使基層單位檔案保管功能更為全面。員工能夠科學使用多媒體展開管理活動，依靠更為科學的手段制定高效化管理制度，從而為教育和科研工作帶來良好服務。

4）加大管理監督力度。管理監督在各行各業中均需要起到重要意義，針對檔案管理而言，其應當管控人的行為和思想，注重該方面的監督。在進行信息化建設保管時，人是重要的行為載體，要合理分類和保存檔案信息。如果員工在工作中思想與行為不端正，將會影響整個管理質量。盡管信息化建設能夠降低人作為行為主體的積累，但是依舊無法避免的要有員工作為主體。在實施信息化檔案保管監督時，基層單位應當優化單位中的監督制度，并融入單位外部的監督條件，仔細分析檔案保管信息化方面的隱患。如果出現錯誤的工作形式，就應當立即糾正管理制度，提高信息化建設效果。

5）增加經費投資。檔案信息化保管對信息化設施有很高要求，基層單位應當提高投資力度，優化本身的計算機硬件設備，改進軟件。基層單位根據本身的具體情況，開發或是與技術工作聯合，建立檔案應用平臺，而且分配專職員工對系統服務。基層機關檔案信息化發展投資力度的提高，可以明顯改善信息系統的軟件與硬件，提升信息化管理效果。伴隨信息化管理的開展，可以為單位節約大量人力與物力，并降低基層單位的開支。

4 結束語

總之，伴隨信息系統的不斷進步，基層單位檔案保管正朝著信息化、數字化趨勢發展。單位應了解到檔案信息化發展的意義，提高對檔案信息化保管的投資力度，加強信息化服務，加大管理監督力度，進一步提高信息化管理質量，促使單位現代化程度的提高。

參考文獻

[1]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業務，2019（11）：46+50.

[2]武德鳳.淺談基層檔案管理信息化工作[J].辦公室業務，2019（03）：95.

[3]王輝.淺談基層單位檔案管理標準化建設[J].黑龍江檔案，2018（01）：112.