分析事業單位檔案數字化管理的現狀及對策

寧克斌

摘 要：在社會經濟不斷發展的背景下，信息化和數字化技術得到了一定的創新和改進，該項技術的應用為檔案管理工作的實施提供了諸多的方便，其除了有利于提升工作水平和檔案管理效率之外，還可以對工作流程進行規范，促使檔案管理工作得到高效率開展。不過從當前事業單位數字化檔案管理工作實際開展情況來看，還有著諸多的不足之處，這些不足之處完全影響了事業單位數字化檔案管理質量的提升，從中看出，數字化和信息化技術的推廣力度有待進一步增強。在本篇文章中，主要分析了事業單位數字化檔案管理的運行現狀，結合實際情況提出了相關的完善對策，希望以此能夠促進事業單位數字化檔案管理工作的良好開展。

關鍵詞：事業單位;數字化檔案;管理現狀;完善對策

在事業單位運行期間，包含了諸多的檔案信息，分別是人員方面的信息和人員考核業績的信息，但從當前人員發展情況來看，如果依舊采取以往單一的管理模式，是無法滿足當前提出的高要求。基于此，在新時代背景下加強對事業單位檔案數字化建設力度是很有必要的，科學合理的事業單位檔案數字化管理建設工作的實施是實現檔案數字化目標的基礎。

1 強化事業單位數字化檔案管理工作的必然性

1）可以進一步提升事業單位的經濟效益。伴隨著社會經濟的進一步發展，人們的信息數目逐漸增多，所需管理的檔案也隨之增加，以往單一的檔案管理模式，加劇了信息整合和收集的難度，難以有效提升工作效率。在開展工作的過程中所需的紙張非常多，長時間下來的話，容易加劇資源的消耗，并且工作量的增多也離不開諸多人員的幫助，這樣一來不僅會產生人員浪費現象，而且還會加劇事業單位的經濟壓力，完全阻礙了事業單位的進一步運行。引進數字化檔案管理方式以后，上述問題將會得到很大程度的緩解，無論是檔案信息的整合還是儲存等方面，都會朝著電子化趨勢發展，這從一定程度上保證了整體規范性，有利于提升工作的準確程度，降低各項不良誤差的出現概率，實現單位經濟效益的提升。

2）可以有效的提升檔案使用效率。現階段，人們對于檔案信息的依賴程度越來越高，大多數社會和活動的開展均離不開檔案。假設依舊應用以往之后的檔案管理方式，是難以滿足新形勢下發展要求的。以往模式是指人們在處理事情的時候可能去不同區域獲取檔案信息。此種方式存在的流程較為繁瑣，無法完善的保存檔案，而引進數字化檔案管理模式之后，均可以將用戶信息儲存到相應的數據庫內，在查詢檔案的過程中只需要上網搜索就可以了，根本不需要耗費諸多的時間去查找資料，這為檔案管理工作的開展提供了較大的便利。

2 對于事業單位數字化檔案管理現狀的分析

1）缺少新型的辦公設備。從事業單位運行情況來看，辦公設備沒有達到標準化要求，也沒有實現數字化和現代化，對于有的事業單位來講，一般是應用計算機開展工作，可是并沒有對現代化科技進行更好的利用，還有的事業單位采取的設備較為滯后，只包括幾臺電腦，而且這些電腦的系統和硬件，使用時間比較長，根本沒有得到有關的創新和改進，長時間下來的話便影響了工作效率的提升，無法確保工作準確性。除此之外，相關單位沒有規范性管理檔案，根本沒有結合實際情況來制定完善的標準體系，室內存在著隨意堆放雜物以及清理不到位的現象，相關防火防潮工作也落實不全面，這樣一來就會使得檔案發生丟失以及不完整情況，難以為人們提供良好的服務。

2）沒有落實完善且規范的標準。雖然事業單位已經逐漸了解到了檔案管理數字化的重要性。可是如何應用該項數字化技術，采取何種方式將兩者有效結合到一起都沒有逐一進行判斷和分析，對于制定出來的工作體系來講，也沒有重點量化和闡述這些環節，清晰度不足，如此一來就導致工作人員在檔案管理期間應用數字化技術的時候，處于一項被動的局面，所以要想解決此種現象，就應當對數字化標準進行統一，增強規范性，將其價值體現出來，從而達到共享檔案信息的目的。

3 強化事業單位數字化檔案管理的相關措施

1）投入充足的資金，做好辦公設備的創新和改進工作。對于檔案數字化建設工作來講，本身具備一定的復雜性和系統性，在工作期間，所需的人力財力和物力是非常多的。基于此，強化對檔案數字化的監督控制力度，有利于檔案數字化管理工作規范性開展。首先，事業單位可以從實際情況入手，在滿足自身需求的基礎上，對數字化技術和設備方面存在的問題進行探究，制定出合理的方案，引進新型技術和先進的設備，為檔案數字化管理工作開展提供一定的幫助。其次，檔案數字化管理專業設備包含了兩點，分別是軟件設備和硬件設備，從軟件設備來看，應當做好專業軟件的研發工作，研發期間以兼容性為主，而硬件設備則是投入較多的資金，嚴格保護當前應用的設備，提升設備的使用性能，以此保證工作穩定開展。最后事業單位還需要做好經費方面的預算工作，合理調整費用，應用符合要求的設備，將資金的作用發揮到最高，以此推動單位良好運行。

2）制定健全完善的管理制度。在事業單位檔案管理工作開展期間，將數字化和紙質以及電子等各種類型的檔案相互聯系到一起是主要的發展趨勢，當前階段，要想合理的使用信息技術，將數字化的優勢發揮出來，就要求事業單位制定出健全的檔案管理工作體系，將數字化和工作體系結合到一起，進一步提升科學技術的含量。為了實現這一目的，事業單位還需要落實有關的措施和管理策略，比如面對于不同類型和不同性質的檔案資料來講，要采取與之相符的管理模式，明確相應的檔案管理權限以及相關人員的工作職責，應用新型的檔案管理軟件，相關人員需要熟練對該項軟件進行操作，定期維護工作系統，當發現存在的問題以后，必須馬上采取措施進行解決，以免問題擴大。

3）落實檔案管理安全保密體系。從實際情況來看，事業單位檔案數字化的應用雖然能夠為我們帶來一定的便利，不過安全性問題也隨之凸顯了出來。對于數字檔案來講，一般是以計算機設備為主進行儲存的基于此，這就需要確保整體安全性，不然的話就會受到病毒的侵害，影響到事業單位工作的開展。所以事業單位相關人員需要以實際情況為主，全面管理系統和網絡入口等多方面，裝置殺毒軟件設置防火墻，定期對數據庫和病毒庫進行更新，備份各項文件以及檔案，做好相關的預防工作。檔案管理人員還必須具備較高的檔案保密和安全意識，只有在確實需要的情況下，才可以打開所需的信息，待完成以后馬上將信息關閉，以免信息被盜取。除了對數字化檔案進行重點監督之外，還必須管理好以往傳統的檔案，產生雙保險的效果，從而保障檔案數字化管理工作的安全性。

4）提升管理人員的工作技能和素質。在應用數字化技術的背景下，檔案管理人員的工作能力和業務素質是非常重要的。因此事業單位需要做好管理人員的培養工作，增強管理人員工作能力，采取培訓的方式讓管理人員熟練操作檔案管理業務，并且全面考核管理人員的技能，確保管理人員將自身學習的知識點全面應用于工作方面。

4 結語

從以上論述來看，事業單位檔案數字化管理工作，在相關資料保存和信息選擇以及翻閱等方面起著極高的效果，在科學技術不斷改進和創新的背景下，事業單位對檔案數字化管理給予了極高的關注度。而面對于檔案數字化管理期間存在的不足之處，事業單位必須全面進行探究，制定出相關的應對措施，以此提升檔案管理效率，確保檔案儲存的安全性。

參考文獻

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