關(guān)于醫(yī)院信息化檔案管理及發(fā)展探析

孔園

摘 要：醫(yī)院的管理中會(huì)形成許多的文字檔案、音像資料，包括醫(yī)療檔案、人事檔案、會(huì)診記錄、會(huì)議記錄等等。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作，不僅是醫(yī)院管理的要求，還關(guān)系到人民群眾的醫(yī)療保障和醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展，因此在醫(yī)院檔案管理時(shí)不能只依靠傳統(tǒng)的行政管理，還要采用更多的創(chuàng)新方法，建立信息化管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;信息化;管理系統(tǒng)

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.檔案儲(chǔ)存方式落后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案多為紙質(zhì)文件，雖然紙質(zhì)檔案查閱直觀，是醫(yī)院的日常工作中最容易進(jìn)行記錄的方式，紙質(zhì)檔案也具有很強(qiáng)的真實(shí)性和法律效力，但是紙質(zhì)文件也會(huì)存在許多問題。

一是紙質(zhì)檔案需要大量的空間進(jìn)行儲(chǔ)存。醫(yī)院每天都會(huì)有很多新的檔案資料需要?dú)w檔保存，把這些資料整理成冊(cè)進(jìn)行儲(chǔ)存需要檔案柜或?qū)ｉT的檔案室，這樣的存儲(chǔ)方法需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力和物力。對(duì)于規(guī)模較大的醫(yī)院，其對(duì)應(yīng)的各種醫(yī)療檔案、人事檔案、合同協(xié)議會(huì)非常多，這在進(jìn)行歸檔整理的時(shí)候需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間，而要進(jìn)行檔案查找時(shí)則會(huì)更加麻煩，需要從成千上萬的文件及或者資料袋中查找翻閱，非常的浪費(fèi)時(shí)間，降低工作效率。

二是紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響。紙質(zhì)檔案在保存時(shí)容易受潮腐蝕，需要保存在干燥的環(huán)境中，紙張還是易燃品，若是遇到火災(zāi)的時(shí)候，紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作將無法開展。紙質(zhì)檔案保存時(shí)間過長還會(huì)出現(xiàn)字跡模糊，發(fā)生擴(kuò)散的情況，這就導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間非常有限。

2.管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

醫(yī)院的檔案的管理一般都是由辦公室職員兼職負(fù)責(zé)，沒有專門人員進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致管理人員沒有足夠的時(shí)間和精力去進(jìn)行檔案管理。另外，醫(yī)院沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致了其在工作時(shí)管理方式不合理，管理質(zhì)量和管理效率都很低下，而且當(dāng)遇到相關(guān)管理人員調(diào)動(dòng)的情況，容易造成資料整理和歸檔不及時(shí)，出現(xiàn)檔案堆積的情況。

3.檔案利用率低下

醫(yī)院檔案不僅僅是為了留存歷史記錄，更重要的是為以后的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)和資料，但是以目前的實(shí)際情況來看，現(xiàn)在的很多醫(yī)院檔案都僅僅是歷史記錄，對(duì)檔案的使用率很低，造成這個(gè)問題的主要原因有以下幾個(gè)方面：

一是在檔案收集時(shí)沒有進(jìn)行必要的篩選，全部資料都進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致相關(guān)的檔案文件雜亂繁多，在需要的時(shí)候無法查找到關(guān)鍵信息。

二是在檔案整理時(shí)沒有清晰的分類。醫(yī)院的檔案種類很多，但是傳統(tǒng)的管理方式只是對(duì)檔案的大概范圍進(jìn)行分類，而且分類方式單一，一般只會(huì)按照內(nèi)容或是時(shí)間進(jìn)行分類。這就導(dǎo)致在檔案查閱的時(shí)候很麻煩，無法快速查詢到所需要的檔案記錄。

4.沒有專門的檔案管理制度和相關(guān)的考核制度

有些醫(yī)院對(duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為可有可無，沒有建立相應(yīng)制度來對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范和控制。對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作分工不夠細(xì)化，對(duì)崗位職責(zé)要求不明，對(duì)于檔案管理的相關(guān)崗位和工作人員沒有建立嚴(yán)格的考核體系。這也導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，管理模式混亂。

二、信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.存儲(chǔ)方便、經(jīng)濟(jì)環(huán)保

信息化的檔案管理主要是以電子文件的形式儲(chǔ)存檔案。電子文件可以利用光盤、硬盤，甚至在網(wǎng)絡(luò)云端進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣的存儲(chǔ)方式一方面存儲(chǔ)量很大，節(jié)約了大量空間，可以降低管理成本，節(jié)省檔案管理者的體力和精力，同時(shí)減少了紙張的使用，經(jīng)濟(jì)環(huán)保;另一方面電子檔案不容易受環(huán)境的影響，不像紙質(zhì)檔案一樣易受潮、易燃、易破損，保存起來很方便。

2.表現(xiàn)形式多樣

電子檔案可以儲(chǔ)存的內(nèi)容多種多樣，可以是文字、圖片、聲音、視頻資料等，能表現(xiàn)的形式更加多樣化，比紙質(zhì)檔案更加全面、生動(dòng)、形象。尤其是對(duì)一些醫(yī)療記錄和手術(shù)記錄，以視頻的方式存儲(chǔ)成醫(yī)療檔案會(huì)使以后的使用更加方便和直觀。

3.查閱方便，可以資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息化檔案可以讓多人共享，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。檔案需要傳遞時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)快速送達(dá)，不再需要以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行傳遞，極大地節(jié)省了時(shí)間。當(dāng)需要查閱檔案時(shí)可以通過系統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索或者是分類查找，可以很快地找到需要的檔案，當(dāng)需要復(fù)制檔案時(shí)，只需要在電腦上操作復(fù)制就可以，操作更加方便快捷，而且通過電腦復(fù)制的資料不會(huì)出現(xiàn)復(fù)制內(nèi)容有誤的情況。

三、建立醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)

1.建立健全檔案保管相關(guān)制度和規(guī)則

建立制度是檔案管理的前提，需要建立相關(guān)的管理制度和考核制度，必須明確檔案管理目標(biāo)，明確檔案管理各個(gè)崗位的工作職能。醫(yī)院的工作重點(diǎn)是為社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，因此對(duì)醫(yī)務(wù)工作者有嚴(yán)格的考核，但醫(yī)院的檔案管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，不能忽略它，所以對(duì)檔案管理人員也需要進(jìn)行嚴(yán)格的考核和要求，明確獎(jiǎng)懲措施，從而激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)

管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力的高低會(huì)影響檔案管理工作的正常進(jìn)行，要推進(jìn)信息化檔案管理就需要提高管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)技能。信息化的檔案管理不僅需要管理人員會(huì)進(jìn)行檔案整理和保管，熟悉整個(gè)管理流程，同時(shí)因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理需要用到電腦、掃描儀等電子設(shè)備，所以還需要管理人員能夠熟悉操作這些現(xiàn)代電子設(shè)備。

因此，在開展檔案管理工作之前需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，一方面需要梳理整個(gè)檔案管理的框架和流程，明確檔案管理的方法;另一方面還需要對(duì)管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合

建立信息化管理系統(tǒng)需要以電子檔案為主要存儲(chǔ)方式，但是不代表著要把全部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對(duì)于一些證書、證明性的文件和具有法律效力的文件可以通過掃描儀留存電子影像，但是對(duì)文本原件依舊需要以紙質(zhì)檔案的形式嚴(yán)格按照要求進(jìn)行保管，因此在建立信息化管理時(shí)還需要做好紙質(zhì)檔案的管理。

4.加強(qiáng)對(duì)信息安全的監(jiān)控

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了很大便利，但是，信息化管理存在著很大的安全問題，一是信息容易泄露，二是網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)安全問題。醫(yī)院在建設(shè)信息化檔案管理時(shí)要重視信息的安全問題，首先，要強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)，嚴(yán)格把控檔案的歸檔、維護(hù)、查閱流程，杜絕一切由于管理有誤導(dǎo)致的信息泄露;其次，要使用科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略，利用防火墻、內(nèi)外網(wǎng)等加強(qiáng)對(duì)信息安全的監(jiān)控。

5.建立信息化管理系統(tǒng)的具體步驟

（1）檔案收集和分類

首先，對(duì)檔案進(jìn)行篩選，摒棄重復(fù)資料和沒用的信息。對(duì)證書文件單獨(dú)進(jìn)行保管，其他的文件可以掃描成電子文件進(jìn)行保管;對(duì)于已經(jīng)是電子文件的檔案，進(jìn)行文件檢測(cè)，防止出現(xiàn)文件缺失、無法打開的情況;對(duì)于內(nèi)容有缺失的文件需要及時(shí)找到文件來源，對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充和修改，保證檔案的正確性、完整性和真實(shí)性。

其次，對(duì)文件進(jìn)行交叉分類，建立科學(xué)的信息化檢索系統(tǒng)，提供多種不同的檢索方式，在檔案查詢時(shí)，對(duì)需要的文件可以通過不同的關(guān)鍵詞檢索出來，或者是可以通過不同的層級(jí)分類快速查找到。

（2）檔案定期備份和維護(hù)

對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，備份難度太大，可行性不高，因此要定期對(duì)儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽查檢測(cè)，可以一年一次對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽查，從每個(gè)類別的檔案中從不同年份抽出3～5份，查看其保存情況，檢查文件是否損壞，字跡是否清晰，對(duì)于文件受損或是字跡模糊的文檔要及時(shí)備份。而電子檔案都是依賴計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的，這些設(shè)備同樣會(huì)受到人為因素和環(huán)境因素的影響，所以要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止人為操作失誤或者是設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

雖然電子設(shè)備的存儲(chǔ)對(duì)環(huán)境的要求沒有那么苛刻，但是依舊會(huì)受到環(huán)境等方面影響，因此對(duì)于儲(chǔ)存電子檔案的硬件設(shè)備要定期進(jìn)行維護(hù)，一方面確認(rèn)電子檔案的正常儲(chǔ)存，另一方面確認(rèn)信息化檔案管理系統(tǒng)能正常運(yùn)行，對(duì)需要的檔案資料可以正常查閱和提取。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時(shí)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和信息化管理的必要性，加強(qiáng)制度建設(shè)，配置相關(guān)的硬件設(shè)備，為信息化檔案管理提供物質(zhì)保障，同時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理綜合水平，促進(jìn)醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)更好發(fā)展。

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[3]閆向前.淺論醫(yī)院檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

（作者單位：山東省單縣中醫(yī)醫(yī)院）