物聯網在檔案管理中的應用策略探究

吉克輛亮

摘 要：物聯網技術的發展，實現了物與物、人與物之間的信息交流。將物聯網應用于檔案管理中，簡化了檔案借閱手續、優化了檔案庫房的環境、保證了檔案存儲的安全性，實現了檔案管理智能化發展。

關鍵詞：物聯網;檔案管理;應用策略

引言

大部分檔案館都存在管理效率低下、安全保證工作不到位等問題，為了更好了解決這些問題，在檔案管理中引入了物聯網技術。

一、物聯網的定義與特點

物聯網是通過紅外感應器、射頻識別、定位系統等信息傳感設備，將各種物品與信息網絡相聯系，并對其進行信息通信和交換，從而達到對物品進行跟蹤定位與管理的目的。目前，物聯網已經在生活、交通、軍事、環境等方面得到了充分的應用，并取得了顯著的效果。

物聯網的特點是智能性與互通性。其中智能性是指使用物聯網可以自動對大量的信息進行歸納與分析，通過分析出來的數據對物品實行智能化管理，最終實現人與物品之間的信息交流。互通性是指可以物聯網技術可以在任何時間、任何地點實現人與物品之間的信息交流。

二、物聯網在檔案管理中具體的應用

（一）應用于檔案庫房管理

檔案庫房管理最初依賴于工作人員對檔案進行存放與查閱，需要工作人員非常了解檔案存放的位置，檔案管理效率低下，并且容易出現錯漏。隨著互聯網技術的發展，檔案庫房管理使用條碼系統，操作方法是利用掃描器掃檔案上面的條碼，之后就可以在計算機上看到檔案的館藏位置、檔案的內容等信息。條碼系統雖然不容易出現錯漏，但其管理效率未能得到明顯的提高。所以，出現了第三代檔案庫房管理方式。它是利用物聯網技術對檔案進行跟蹤定位，并且可以在任何地點任何時間查閱檔案內容。

物聯網技術還可以對庫房環境進行智能調節，為檔案提供最好的保存環境。在檔案庫房中安裝各種感知芯片，一旦庫房環境不符合芯片指標，則會自動調節，情況嚴重的就會發出警報。比如在庫房內安裝溫濕度傳感器，實時監控庫房內的溫度與濕度。一旦庫房內的溫度或濕度不符合要求，溫濕度傳感器就會聯動空調或者加濕器進行調節，從而保證庫房內溫度與濕度處于一個穩定的環境中。再比如在庫房內安裝火災報警器，在發生火災時可以自動滅火與報警，從而在最大程度上減少損失。

（二）應用于檔案借閱

物聯網技術應用于檔案借閱中，可以大大提高借閱檔案的效率，降低工作人員的工作量。物聯網技術可以自動對借閱者的個人信息進行識別與登錄，在借閱完成之后，打印機會自動生成借閱清單，并且借閱者還可以登錄網站查詢借閱情況[1]。當借閱者需要歸還檔案時，只需要將檔案放在相應的設備上，就可以對檔案自動進行掃描，從而生成檔案的館藏位置，大大提高工作效率。此外，借閱者還可以通過物聯網技術查詢需要借閱檔案的館藏位置、館藏書本、是否可以借閱等情況，從而提高借閱效率。

（三）應用于檔案安全保障系統

檔案安全保障系統主要分為門禁系統和監控安防報警系統兩個方面。為了保證檔案庫房的安全，可以借助于物聯網系統，利用射頻識別技術，要求工作人員進出檔案庫房都需要刷門禁卡，從而限制外來人員的進入。監控安防系統主要是利用監控攝像頭對庫房內外重要區域監控，并且安裝紅外線探測儀，在非法人員闖入時發出警報。

三、物聯網在檔案管理中的應用策略

（一）提高檔案管理人員綜合素質

物聯網作為一種新型技術，在應用過程中對管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員要積極接受先進的技術，并且能夠主動去學習物聯網管理技術，提高自身的專業技能。其次，檔案管理人員本身要具備專業的檔案管理知識與能力，能夠將學過的知識與管理結合起來[2]。此外，檔案管理人員還需要具備一定的網絡知識與操作技能，便于迅速引進物聯網技術。最后，當物聯網技術出現問題時，檔案管理人員需要迅速找出問題并對其進行維修，所以，對檔案管理人員在維修網絡方面提出了更高的要求。總之，物聯網在檔案管理中的有效應用依靠于檔案管理人員的綜合水平，只有管理著綜合素質達到要求，才能解決物聯網使用中出現的各種問題，最終促進檔案管理的進一步發展。

（二）制定統一的管理標準與規范

對于一項新型技術的應用，必須要制定統一的標準與規范，一方面可以引導管理人員開展工作，另一方面也可以限制管理人員的行為。統一的管理標準與規范有物聯網及互聯網技術標準規范、物聯網設備操作規范等，最終保證檔案管理工作有序的開展。

（三）加強檔案安全保護工作

物聯網技術的應用可以使借閱者無論何時何地都可以借閱到資料，但是其中存在檔案內容泄露的問題，檔案一旦泄露出去，會造成巨大的損失。所以，利用物聯網技術開展檔案管理，需要加強檔案安全保護工作[3]。首先，技術人員可以建立防火墻系統，在傳輸過程中一旦發現異常立即停止傳輸檔案，從而保證檔案的安全性。然后，技術人員要加強對館內檔案的定位與追蹤，一旦出現泄漏情況，立即將其找回。最后，對于一些貴重檔案的保護，需要對其進行加密處理，在傳輸過程中需要借閱者聯系管理人員輸入密碼后才能借閱這篇檔案。對于一些非常重要的檔案可以采取隔離處理的方式，最終達到保證檔案安全的要求。

結束語

隨著物聯網技術的不斷發展，其逐漸被應用于檔案管理中，但其中還存在著一些問題，需要物聯網研發者與檔案管理人員共同努力，著重解決應用成本以及安全防控方面的問題，讓檔案管理的發展更加智能化。

參考文獻

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