電子文件在實際應用中的利與弊

童莊慧 周喜青

摘要? 社會信息化的高速發展衍生出了許多新產物，電子文件就是其中之一，其具有深刻的社會背景和技術基礎。檔案管理工作的有效實施一定程度上依賴于電子文件的存儲和記憶。就電子文件的特點，研究分析了電子文件在檔案管理工作中的利與弊。

關鍵詞? 電子文件 檔案管理 利與弊

網絡信息時代的發展推動了當代檔案管理工作發展的腳步，而檔案管理又和計算機網絡技術密不可分[1]。檔案管理手段的優劣在極大程度上影響著工作的成效，檔案從業人員在面對復雜多變的群體檔案時，為了提升工作效率，應該積極認識到計算機網絡技術在輔助檔案工作開展中起著決定性作用。

一、電子文件的特點

計算機的出現產生了新的記錄信息的方式——以數字編碼記錄信息，極大地促進了檔案文件信息的利用，對廣大用戶來說，這是一種非常便捷高效的信息利用方式。電子文件是社會信息化發展的必然結果，相較于傳統紙質文件，其顯著擁有更為優良的特性，具體表現在以下方面。

1.電子文件的多樣性。目前，我們所知道的企事業單位和檔案相關機構有許多種制作和存儲電子文件的方式，比如常見的有XLS、DOC、PDF、JPEG等;并且它們的存儲方式和記憶方式是有所區別的，常見的有CD、移動硬盤、網絡云盤等。由于電子文件存儲方式多樣，為方便今后再次利用，企事業單位或者相關檔案機構可以采取單一或多樣形式的記錄方式和存儲方式來保管同一份檔案。

2.電子文件的不穩定性。電子文件信息必須依附于一定的載體，一旦載體感染病毒或者出現其他技術故障時，其就可能會被損壞，因此電子文件具有不穩定性。此外，計算機還控制電子文件的保存位置，這也增加了它的不穩定因素。例如，以PDF等形式保存的電子文件信息就很可能因為計算機系統軟件的更新換代發生損壞，甚至成為無效文件，導致電子文件的丟失。

3.電子文件的依賴性。電子文件必須借助特定的通訊設備或載體對檔案信息進行存儲，如計算機、光盤、硬盤等。用戶和檔案工作者如果想要對檔案信息進行查閱等活動，也必須依賴計算機以及相關應用軟件，而電子文件一旦形成就會產生記錄，這個記錄同樣需要依附于計算機應用系統[2]。例如，當需要查閱某員工檔案的相關信息時，用戶及檔案工作者就必須借助計算機進入機構內部服務系統進行查閱。

二、電子文件對檔案管理的益處

1.加強信息資源共享。作為新世紀的新興產物，互聯網極大地促進了檔案信息交換并且實現了信息資源共享。當前，相關機構在線網站是現有前提下檔案信息網絡傳播和信息利用不容忽視的交流平臺。各級政府機構也選擇公開上網，以促進企業及個人用戶在互聯網上交流獲取檔案信息。

2.節約檔案存儲空間。和傳統紙質檔案相比，現在可能僅需要十幾張小小的光盤、硬盤就可以承載初期一個面積幾十平甚至上百平庫房里的檔案信息量。由此看出，和傳統介質相比，電子文件存儲密度極大提高，有效節約了存儲空間，并且有理由相信其存儲密度隨著科學技術的持續進步將會繼續增大。

3.確保檔案內容完整。雖然在管理過程中電子文件的存在方式有多種，但是其所承載信息內容與傳統紙質文件是一致的。區別于紙質文件，可以按照實際需要更改電子文件的存儲形式，為用戶和管理者提供便捷。另外由于年代久遠，紙質文件字跡可能消退，造成文件信息不完整即內容缺失，而電子文件的保存期限則相對更久。綜上，電子文件的多樣性決定了檔案管理過程中紙質載體的可替代性，更有利于確保檔案內容的完整。

4.推動工作持續發展。隨著科技不斷發展，大眾對于手寫材料的意識逐漸淡薄，多是采用計算機進行存儲，所以電子文件為檔案人的工作也就帶來便利。電子文件的形成等一系列過程依賴于計算機進行操作，借助相關的系統軟件對文件進行分類、匯總、修改等[3]，同時通過計算機進行文件信息查閱、提取和傳遞等，簡單方便，高效快捷。

三、電子文件對檔案管理的弊端

1.導致電子文件原始性欠缺。在檔案管理工作中，可能會遇到文件需要手簽的情況，而電子文件較難進行手簽，這就使得其原始性欠缺[4]。雖然隨著技術進步，可以通過手機、平板電腦等進行手簽，如銀行辦理業務的手簽形式，但目前還存在著一定局限性。同時，電子文件的存儲易受到計算機網絡技術的影響，如果電子文件的存儲要求無法滿足，文件載體會受損致使電子文件原始信息丟失。并且隨著技術更新發展，也可能導致電子文件原來存儲信息無法被識讀，給檔案管理工作帶來了極大的困難。

2.影響檔案管理真實性。計算機中存儲的電子文件信息可能遭到人為惡意篡改、復制，降低電子文件的真實性和有效性。所以在電子文件管理過程中，需要有專業檔案管理人員對其進行管理，借助一定的工具或應用軟件對保存的電子文件進行加密處理，以此確保后續檔案工作的順利進行。

3.削弱檔案的原始憑證作用。在計算機系統中，檔案信息是相對獨立存在的，如果有人在計算機系統中進行人為增刪更改檔案信息，就很難發現改動痕跡;其次，在電子文件形成、整理和利用等一系列過程中會產生大量的動態文檔，并且為切合實際，會對文件中的數據進行增補，在要確保檔案文件原始性的基礎上，這給鑒定歸檔文件是否為“原件”帶來了極大困難;最后，不斷變化的網絡信息技術和新的信息編碼方式，在實際利用中對于電子文件的憑證作用是一個很大的挑戰。

4.存儲條件和技術條件要求較高。與傳統紙質檔案不同，電子文件使用的制成材料是新型載體，其一般采用的是光盤、磁帶以及磁盤等存儲方式。因此在存放保管檔案時，考慮到保管條件有變化，存放電子文件的庫房不僅要有防高溫、防塵、防盜等設備，為了避免磁盤磁帶上的檔案信息遭受破壞，還需滿足防磁防電的要求。

電子文件的使用技術要求較高體現為文件信息的非人工識讀性以及其系統依賴性[5]。首先，與人肉眼所看完全不同，在計算機系統中信息是以0和1的數字代碼表示的，類型不同的信息編碼方式也不同，用戶必須借助特定工具對數字代碼進行解釋還原才可以識讀。其次，用戶要想打開電子文件就必須借助與之相匹配的計算機系統和應用軟件。

四、電子化對傳統檔案管理工作產生的影響

傳統檔案管理工作基于紙質檔案管理展開，當檔案管理工作主要內容轉變為電子文件管理時，其業務工作流程和管理原則、方式都會產生巨大變化。根據傳統檔案業務流程，電子化對檔案管理工作產生的影響如下。

1.立卷歸檔。電子化管理背景下可以實時歸檔，而以往是按照型號研制階段歸檔或者項目完成后一次歸檔。

2.分類管理。傳統式管理只能逐份整理后再歸入相應的類目，組成案卷，而電子化管理可以通過系統迅速高效整卷，不需組卷。

3.檔案鑒定。電子化管理在需要保存的檔案進行鑒定或者鑒定超過檔案保管期限的文件時，可以借助某一系統參數進行批量篩選，而傳統式管理需要人工進行逐份、逐卷挑選剔除，任務繁重，且由于人工操作可能會產生紕漏。

4.檔案保管。傳統式檔案管理的對象是實物檔案（紙張、膠片等），而電子化管理的對象是計算機存儲介質（磁盤、光盤、磁帶等）。

5.檔案利用。電子化管理可以借助網絡隨時隨地瀏覽檔案部門在網上提供的檔案信息，而以往則需要到檔案部門進行借閱。

紙質文件在我國的文件領域中發展歷史較長，而電子文件傳播自西方，如今伴隨著我國數字科技的進步，已被廣泛應用于檔案管理相關領域。兩者的發展背景和價值特點各異，但在工作實踐中也體現出一定的共通性。相比于傳統紙質文件，電子文件優勢突出、潛力巨大，但也不能忽視其弊端，合理利用、揚長避短，才能實現其價值最大化。