電子文件在實(shí)際應(yīng)用中的利與弊

童莊慧 周喜青

摘要? 社會(huì)信息化的高速發(fā)展衍生出了許多新產(chǎn)物，電子文件就是其中之一，其具有深刻的社會(huì)背景和技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理工作的有效實(shí)施一定程度上依賴(lài)于電子文件的存儲(chǔ)和記憶。就電子文件的特點(diǎn)，研究分析了電子文件在檔案管理工作中的利與弊。

關(guān)鍵詞? 電子文件 檔案管理 利與弊

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)了當(dāng)代檔案管理工作發(fā)展的腳步，而檔案管理又和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)密不可分[1]。檔案管理手段的優(yōu)劣在極大程度上影響著工作的成效，檔案從業(yè)人員在面對(duì)復(fù)雜多變的群體檔案時(shí)，為了提升工作效率，應(yīng)該積極認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在輔助檔案工作開(kāi)展中起著決定性作用。

一、電子文件的特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)產(chǎn)生了新的記錄信息的方式——以數(shù)字編碼記錄信息，極大地促進(jìn)了檔案文件信息的利用，對(duì)廣大用戶(hù)來(lái)說(shuō)，這是一種非常便捷高效的信息利用方式。電子文件是社會(huì)信息化發(fā)展的必然結(jié)果，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其顯著擁有更為優(yōu)良的特性，具體表現(xiàn)在以下方面。

1.電子文件的多樣性。目前，我們所知道的企事業(yè)單位和檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)有許多種制作和存儲(chǔ)電子文件的方式，比如常見(jiàn)的有XLS、DOC、PDF、JPEG等;并且它們的存儲(chǔ)方式和記憶方式是有所區(qū)別的，常見(jiàn)的有CD、移動(dòng)硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)等。由于電子文件存儲(chǔ)方式多樣，為方便今后再次利用，企事業(yè)單位或者相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)可以采取單一或多樣形式的記錄方式和存儲(chǔ)方式來(lái)保管同一份檔案。

2.電子文件的不穩(wěn)定性。電子文件信息必須依附于一定的載體，一旦載體感染病毒或者出現(xiàn)其他技術(shù)故障時(shí)，其就可能會(huì)被損壞，因此電子文件具有不穩(wěn)定性。此外，計(jì)算機(jī)還控制電子文件的保存位置，這也增加了它的不穩(wěn)定因素。例如，以PDF等形式保存的電子文件信息就很可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的更新?lián)Q代發(fā)生損壞，甚至成為無(wú)效文件，導(dǎo)致電子文件的丟失。

3.電子文件的依賴(lài)性。電子文件必須借助特定的通訊設(shè)備或載體對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，如計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、硬盤(pán)等。用戶(hù)和檔案工作者如果想要對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱等活動(dòng)，也必須依賴(lài)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)應(yīng)用軟件，而電子文件一旦形成就會(huì)產(chǎn)生記錄，這個(gè)記錄同樣需要依附于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)[2]。例如，當(dāng)需要查閱某員工檔案的相關(guān)信息時(shí)，用戶(hù)及檔案工作者就必須借助計(jì)算機(jī)進(jìn)入機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查閱。

二、電子文件對(duì)檔案管理的益處

1.加強(qiáng)信息資源共享。作為新世紀(jì)的新興產(chǎn)物，互聯(lián)網(wǎng)極大地促進(jìn)了檔案信息交換并且實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。當(dāng)前，相關(guān)機(jī)構(gòu)在線(xiàn)網(wǎng)站是現(xiàn)有前提下檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和信息利用不容忽視的交流平臺(tái)。各級(jí)政府機(jī)構(gòu)也選擇公開(kāi)上網(wǎng)，以促進(jìn)企業(yè)及個(gè)人用戶(hù)在互聯(lián)網(wǎng)上交流獲取檔案信息。

2.節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，現(xiàn)在可能僅需要十幾張小小的光盤(pán)、硬盤(pán)就可以承載初期一個(gè)面積幾十平甚至上百平庫(kù)房里的檔案信息量。由此看出，和傳統(tǒng)介質(zhì)相比，電子文件存儲(chǔ)密度極大提高，有效節(jié)約了存儲(chǔ)空間，并且有理由相信其存儲(chǔ)密度隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步將會(huì)繼續(xù)增大。

3.確保檔案內(nèi)容完整。雖然在管理過(guò)程中電子文件的存在方式有多種，但是其所承載信息內(nèi)容與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件是一致的。區(qū)別于紙質(zhì)文件，可以按照實(shí)際需要更改電子文件的存儲(chǔ)形式，為用戶(hù)和管理者提供便捷。另外由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)文件字跡可能消退，造成文件信息不完整即內(nèi)容缺失，而電子文件的保存期限則相對(duì)更久。綜上，電子文件的多樣性決定了檔案管理過(guò)程中紙質(zhì)載體的可替代性，更有利于確保檔案內(nèi)容的完整。

4.推動(dòng)工作持續(xù)發(fā)展。隨著科技不斷發(fā)展，大眾對(duì)于手寫(xiě)材料的意識(shí)逐漸淡薄，多是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，所以電子文件為檔案人的工作也就帶來(lái)便利。電子文件的形成等一系列過(guò)程依賴(lài)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，借助相關(guān)的系統(tǒng)軟件對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、匯總、修改等[3]，同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件信息查閱、提取和傳遞等，簡(jiǎn)單方便，高效快捷。

三、電子文件對(duì)檔案管理的弊端

1.導(dǎo)致電子文件原始性欠缺。在檔案管理工作中，可能會(huì)遇到文件需要手簽的情況，而電子文件較難進(jìn)行手簽，這就使得其原始性欠缺[4]。雖然隨著技術(shù)進(jìn)步，可以通過(guò)手機(jī)、平板電腦等進(jìn)行手簽，如銀行辦理業(yè)務(wù)的手簽形式，但目前還存在著一定局限性。同時(shí)，電子文件的存儲(chǔ)易受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，如果電子文件的存儲(chǔ)要求無(wú)法滿(mǎn)足，文件載體會(huì)受損致使電子文件原始信息丟失。并且隨著技術(shù)更新發(fā)展，也可能導(dǎo)致電子文件原來(lái)存儲(chǔ)信息無(wú)法被識(shí)讀，給檔案管理工作帶來(lái)了極大的困難。

2.影響檔案管理真實(shí)性。計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的電子文件信息可能遭到人為惡意篡改、復(fù)制，降低電子文件的真實(shí)性和有效性。所以在電子文件管理過(guò)程中，需要有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行管理，借助一定的工具或應(yīng)用軟件對(duì)保存的電子文件進(jìn)行加密處理，以此確保后續(xù)檔案工作的順利進(jìn)行。

3.削弱檔案的原始憑證作用。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，檔案信息是相對(duì)獨(dú)立存在的，如果有人在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行人為增刪更改檔案信息，就很難發(fā)現(xiàn)改動(dòng)痕跡;其次，在電子文件形成、整理和利用等一系列過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的動(dòng)態(tài)文檔，并且為切合實(shí)際，會(huì)對(duì)文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行增補(bǔ)，在要確保檔案文件原始性的基礎(chǔ)上，這給鑒定歸檔文件是否為“原件”帶來(lái)了極大困難;最后，不斷變化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和新的信息編碼方式，在實(shí)際利用中對(duì)于電子文件的憑證作用是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。

4.存儲(chǔ)條件和技術(shù)條件要求較高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子文件使用的制成材料是新型載體，其一般采用的是光盤(pán)、磁帶以及磁盤(pán)等存儲(chǔ)方式。因此在存放保管檔案時(shí)，考慮到保管條件有變化，存放電子文件的庫(kù)房不僅要有防高溫、防塵、防盜等設(shè)備，為了避免磁盤(pán)磁帶上的檔案信息遭受破壞，還需滿(mǎn)足防磁防電的要求。

電子文件的使用技術(shù)要求較高體現(xiàn)為文件信息的非人工識(shí)讀性以及其系統(tǒng)依賴(lài)性[5]。首先，與人肉眼所看完全不同，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息是以0和1的數(shù)字代碼表示的，類(lèi)型不同的信息編碼方式也不同，用戶(hù)必須借助特定工具對(duì)數(shù)字代碼進(jìn)行解釋還原才可以識(shí)讀。其次，用戶(hù)要想打開(kāi)電子文件就必須借助與之相匹配的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件。

四、電子化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)檔案管理工作基于紙質(zhì)檔案管理展開(kāi)，當(dāng)檔案管理工作主要內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募芾頃r(shí)，其業(yè)務(wù)工作流程和管理原則、方式都會(huì)產(chǎn)生巨大變化。根據(jù)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)流程，電子化對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響如下。

1.立卷歸檔。電子化管理背景下可以實(shí)時(shí)歸檔，而以往是按照型號(hào)研制階段歸檔或者項(xiàng)目完成后一次歸檔。

2.分類(lèi)管理。傳統(tǒng)式管理只能逐份整理后再歸入相應(yīng)的類(lèi)目，組成案卷，而電子化管理可以通過(guò)系統(tǒng)迅速高效整卷，不需組卷。

3.檔案鑒定。電子化管理在需要保存的檔案進(jìn)行鑒定或者鑒定超過(guò)檔案保管期限的文件時(shí)，可以借助某一系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行批量篩選，而傳統(tǒng)式管理需要人工進(jìn)行逐份、逐卷挑選剔除，任務(wù)繁重，且由于人工操作可能會(huì)產(chǎn)生紕漏。

4.檔案保管。傳統(tǒng)式檔案管理的對(duì)象是實(shí)物檔案（紙張、膠片等），而電子化管理的對(duì)象是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)（磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等）。

5.檔案利用。電子化管理可以借助網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地瀏覽檔案部門(mén)在網(wǎng)上提供的檔案信息，而以往則需要到檔案部門(mén)進(jìn)行借閱。

紙質(zhì)文件在我國(guó)的文件領(lǐng)域中發(fā)展歷史較長(zhǎng)，而電子文件傳播自西方，如今伴隨著我國(guó)數(shù)字科技的進(jìn)步，已被廣泛應(yīng)用于檔案管理相關(guān)領(lǐng)域。兩者的發(fā)展背景和價(jià)值特點(diǎn)各異，但在工作實(shí)踐中也體現(xiàn)出一定的共通性。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，電子文件優(yōu)勢(shì)突出、潛力巨大，但也不能忽視其弊端，合理利用、揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值最大化。