中學文書檔案創新發展的研究與實踐

劉通雪

摘 要：本文針對中學文書檔案管理工作需解決的問題進行了大體分析，圍繞推進管理制度體系重構、創新文書檔案管理機制、增強工作人員業務素質、完善文書檔案檢索系統四個層面，探討了推動中學文書檔案管理工作創新發展的具體實踐策略，以期為中學文書檔案的創新發展提供借鑒思路。

關鍵詞：文書檔案;立卷歸檔;單件歸檔法

文書檔案是中學開展各項工作計劃與教學活動的重要參考依據，承擔學校發展、教學活動推進、人事變動等多方信息載體功能，能夠為教學計劃調整、教學考核評估等活動提供重要參考依據。通過針對文書檔案管理工作進行創新，有助于提升檔案信息資源的開發利用價值，進一步輔助教學管理工作的順利開展。

1 中學文書檔案管理工作需解決的主要問題分析

1.1 管理意識缺乏創新

在辦公電子化全面推行的背景下，當前中學文書檔案工作已呈現出顯著的信息化管理趨勢，然而部分中學在管理意識上仍缺乏創新，難以認識到信息技術對文書檔案工作的利用價值，局限于沿用傳統管理模式、辦公形式，諸如文書檔案立卷歸檔制度、OA辦公系統等各項新制度和新技術難以在中學得到有效落實與利用。

1.2 未能實現統籌規劃

部分中學在文書檔案管理上缺乏系統規劃，雖已引入電子檔案系統，但仍缺乏與之配套的管理制度、整體規劃，導致在實際管理工作中呈現出運作不協調、分類歸檔不精確、透明化程度不高等問題，對于文書檔案信息化管理水平與工作效率的提升造成了一定阻礙[1]。

1.3 人員素質有待提升

文書檔案管理對于管理人員的專業度要求較高，其職業素養、業務水平將直接影響到文書檔案管理實效，當前部分學校在文書檔案管理工作隊伍建設上缺乏合理性，部分管理人員尚未接受過專業化與定期培訓，缺乏對文書檔案最新管理制度、管理模式的正確認識，在人員接替上崗、專職與兼職人員協調等方面缺乏一定缺陷，一定程度上阻礙了文書檔案管理工作的順利開展。

1.4 難以挖掘檔案價值

部分中學尚未針對檔案評估與利用進行系統優化，未能充分認識到文書檔案管理工作的重要價值，在信息化系統、技術設備的配置上缺乏動態更新，保密措施不健全、管理系統不匹配，無法實現對學校內部檔案與資源價值的最大限度利用與挖掘，難以真正為學校教學管理、黨團工會等業務工作的開展提供參考依據。

2 推動中學文書檔案管理工作創新發展的具體實踐策略探討

2.1 推進管理制度體系重構，樹立現代管理意識

一方面，應基于規范化管理理念推進文書檔案工作的創新發展，依托制度重構推動管理理念的創新，改變傳統以黨政機關工作為參考的管理模式，由以往重視檔案收集與整理逐步過渡到重視檔案的實際應用、挖掘檔案資源價值層面，為文書檔案管理工作的創新提供制度保障。例如針對中學原有檔案管理中涵蓋的檔案收集、整理、分類、借閱等環節進行重構，細化各項工作環節的具體制度要求與責任界定問題，將學校綜合類、黨團工會工作類、組織人事工作類檔案信息深加工制度進行完善，督促文書檔案管理人員樹立規范化管理意識，為文書檔案信息轉化與利用提供重要指導。另一方面，應樹立現代化管理意識，將文書檔案管理工作列入學校日常檢查、學期考核等范疇中，確立具體分管領導、落實責任制，組織管理人員加強對《檔案法》及相關法規制度的學習，完善檔案室管理制度、崗位責任制、保密制度等規章制度的建設，實現對檔案材料的規范化管理。

2.2 創新文書檔案管理機制，實行檔案分類歸檔

一方面，應針對文書檔案管理方式進行創新，基于定崗定責原則強化對管理人員的約束力、落實文書檔案管理責任，完善內部分工制度，避免在檔案管理工作出現疏漏與問題時難以追究到具體責任人。文書檔案管理人員應充分利用單件歸檔法，減輕中學檔案管理工作的復雜性、降低檔案受損概率，通過以件為單位能夠實現檔案整理流程的簡化、減少管理人員的工作量，避免產生大量文件堆積問題，并基于文件形成規律把握不同文件間的內在關聯、針對錄入信息進行詳細處理，采用立卷法組卷，實現對文書檔案的跟蹤歸檔，更好地提升檔案管理的完整性、保障檔案利用的有效性。另一方面，中學文書檔案工作應秉持“以我為主”原則進行立卷歸檔，以月、學期為單位針對本校形成的文件資料、上級部門發放的文件資料與公務活動形成的重要會議資料進行收集、整理、立卷與歸檔，結合不同檔案的時間、類別、載體進行整理與歸檔，堅持實行軟硬件同構、完善檔案管理條件，更好地推進中學文書檔案工作的順利開展。

2.3 增強工作人員業務素質，健全監督抽查制度

一方面，文書檔案信息化管理的發展對于工作人員的職業素質提出了更高的要求，對此中學應著力加強自身文書檔案管理工作的建設，定期針對檔案管理工作人員進行職業技能培訓，提升工作人員業務素質，配合考核與激勵機制的創設充分激活檔案管理人員的主觀能動性、培養其創新能力，推動文書檔案管理工作的高質量開展，真正將信息化成果運用于實際管理工作中。另一方面，還應完善監督抽查制度的建設，采用定期與不定期相結合的方式進行文書檔案的抽查與檢查，例如在查閱某一文書檔案資料時針對其他資料的管理情況進行抽查，并每月或每季度針對重要文書檔案的管理、借閱情況進行檢查，將檢查結果匯總作為文書檔案管理人員職業能力考核的重要依據，更好地督促管理人員提升自身職業素養與業務能力，自覺接受新理念、新技能的學習，提升文書檔案管理工作質量與效率。

2.4 完善文書檔案檢索系統，提升檔案利用價值

一方面，現階段中學已普遍引入OA等平臺建立文書檔案檢索系統，但仍需針對檔案檢索系統的功能與使用要求進行創新，確保結合學校實際需求與情況進行系統模塊設計，針對普通文書檔案、重要文書檔案進行檢索系統的差別化設計，并依據報批程序針對過期文檔、失去效用文檔進行定期清理。例如針對普通文檔，應確保檢索系統頁面與操作的簡潔化，輸入文檔名稱、時間、經手人姓名等相關文檔信息，在檔案查找、檔案借閱時僅需輸入關鍵字詞即可檢索到相應檔案資料;針對重要文書檔案，需加強對其保密級別的合理設計，并通過文檔掃描建立電子備案資料，加強對紙質文檔、電子文檔的分別管理，嚴格設置借閱標準，未經主管領導簽字不得外借[2]。另一方面，還應針對文書檔案的再加工與利用進行創新，例如將展示學校歷史沿革、優秀教職工事跡的文件材料進行匯編，借此增強教職工對學校的認同感與責任感;依據部門、級別差異進行職稱晉升人員的統計匯編，為相關人力資源等部門的管理工作提供參考;還可以推進共享平臺的建設，完善訪問權限、分配密鑰，進一步提升文書檔案的利用價值與利用率。

3 結論

當前文書檔案管理工作的規范化、專業化與信息化程度正不斷加深，對于文書檔案管理人員的職業素養、業務水平提出了更高的要求。對此需圍繞管理觀念、管理機制、人員素質、信息系統建設等層面進行系統創新，提高分類歸檔的精確度、增強檔案資源利用率，更好地為學校教學管理工作提供輔助支持。

參考文獻

[1]黃莉莉.關于對中學檔案管理信息化建設的分析[J].黑龍江科技信息，2017，（2）：166.

[2]劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017，（12）：158.