新形勢下檔案管理工作面臨的困境與對策探討

池建英?張慧敏

摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要任務(wù)之一，與事業(yè)單位的發(fā)展有著密切的聯(lián)系。然而檔案管理不能直接反映在單位的直接性效益上，因此，不少事業(yè)單位對檔案管理認識不足，未充分意識到檔案管理的重要性與必要性，導(dǎo)致檔案管理工作面臨不少問題。為此，本文就新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作面臨的困境進行分析，并提出相關(guān)解決對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;困境;對策

檔案資料是單位在發(fā)展進程中所形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，有利于再現(xiàn)工作場景，也為今后的決策實施提供了有效參考[1]。檔案是事業(yè)單位的重要資源，加強檔案管理對單位的發(fā)展有著積極的促進作用。然而從現(xiàn)實來看不少事業(yè)單位檔案管理面臨著不少困境亟待解決。為此，本文就如何跳出這些困境進行探討。

1 當前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.1 得不到重視

目前，很多事業(yè)單位檔案管理水平普遍不高，在一定程度上制約了事業(yè)單位的發(fā)展。長此以往必將阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展。究其原因就是檔案工作得不到重視，不少單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作屬于一項基礎(chǔ)性的簡單工作，不是單位的主業(yè)，也很難獲得直接的經(jīng)濟效益，因此，沒必要投入過多的精力。他們簡單地將檔案管理等同于對文件的收集、分類、保管等工作，只要檔案沒被損壞，用時可拿出即可。在此背景下很多檔案工作人員對本職工作也不重視，工作比較被動，導(dǎo)致檔案管理效率低下，檔案管理行為規(guī)范性不夠。檔案管理這項工作具有復(fù)雜、繁瑣、工作量大的特點，由于不受重視經(jīng)常存在歸檔不及時、收集歸檔工作被動、執(zhí)行不嚴格等問題。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

隨著時代的發(fā)展檔案管理工作呈現(xiàn)出很多新特點與新要求，而事業(yè)單位檔案管理制度更新速度遲緩，略顯滯后。在日常檔案管理過程中經(jīng)常存在無據(jù)可依、低效管理的問題，有時會導(dǎo)致部分投機取巧的行為發(fā)生，極大阻礙了單位的發(fā)展與革新。檔案管理這項工作比較復(fù)雜、細致，若對應(yīng)的規(guī)章制度缺乏針對性與實用性，則難以讓檔案管理的服務(wù)優(yōu)勢得到發(fā)揮。究其原因在于事業(yè)單位現(xiàn)行檔案管理制度更新速度遲緩，現(xiàn)行管理制度滯后，不夠細化，使得檔案管理工作無據(jù)可依[2]。在此背景下應(yīng)對檔案管理制度加以創(chuàng)新，不然將不利于檔案管理工作的有序展開。此外，檔案收集、保管、調(diào)用、銷毀等工作的難度會明顯增大，導(dǎo)致檔案管理工作難以有實質(zhì)性進展，往往會停留在表面。

1.3 檔案人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

目前，大多數(shù)事業(yè)單位已實現(xiàn)檔案信息化管理，在一定程度上提高了檔案管理效率。但檔案從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，安排的非專業(yè)人才從事這項工作，有的單位甚至讓其他人員兼職負責。這使得檔案管理工作過于松懈、隨意，極大降低了檔案管理質(zhì)量，也不利于單位的長遠發(fā)展。即便有的事業(yè)單位安排了專業(yè)人員負責檔案工作，但由于缺乏培訓(xùn)、考核、考察等方面的配套管理機制，導(dǎo)致檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)得不得提升，極大制約了檔案管理工作質(zhì)量的提升。由于檔案人員職業(yè)素養(yǎng)不高，可能導(dǎo)致檔案管理不當、丟失、損毀，更有甚者利用檔案資料干一些違法犯罪事情謀取私利，極大影響到單位與國家的利益。

2 提高檔案管理水平的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理意識

作為一項基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作的工作質(zhì)量直接影響到單位管理水平與發(fā)展效果。在工作實踐中單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到檔案管理的意義，通過創(chuàng)新管理理念，增強管理意識來推動檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理效率。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采取相關(guān)措施向員工宣傳檔案創(chuàng)新式管理的必要性，糾正基層管理人員的錯誤認知，使其建立正確的檔案管理理念，推動檔案工作的有序化、標準化發(fā)展。待檔案管理工作得到重視后，單位內(nèi)部員工就能較好地處理本職工作與檔案工作間的關(guān)系，檔案人員也能根據(jù)需要調(diào)整檔案管理計劃，提高檔案資源的有效利用率，使檔案資源得到更好的利用。

2.2 進一步完善檔案管理制度

要想開展好檔案管理工作單靠提高單位人員的認知是遠遠不夠的，更關(guān)鍵的是要有一套切實科學(xué)的健全制度去加以約束。只有科學(xué)合理安排規(guī)章制度，并明確工作目標，待出現(xiàn)問題時可依據(jù)給予懲處。在制定與完善規(guī)章制度的過程中要特別留意檔案管理人員離職或調(diào)離后可能引發(fā)的相關(guān)問題，保留檔案人員的聯(lián)系方式，便于及時處理后續(xù)出現(xiàn)的諸多問題。定期檢查檔案內(nèi)容，以便及時查出受損、毀壞的檔案資料，實行責任追究制，并要求檔案人員就那些已經(jīng)受損的檔案內(nèi)容及時進行補救處理。此外，采取監(jiān)管措施，成立監(jiān)管小組，便于對檔案管理工作的監(jiān)督管理，就發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)盡快制止。若檔案違規(guī)管理行為多次出現(xiàn)，應(yīng)按規(guī)定對監(jiān)管人員進行批評教育，嚴重者開除，達到警示的目的[3]。

2.3 重視對檔案隊伍的建設(shè)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案數(shù)量與種類也明顯增多，檔案管理的工作量也隨之增加。從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到工作效率。針對當前單位檔案從業(yè)者專業(yè)素養(yǎng)不高的現(xiàn)狀，應(yīng)重視對檔案隊伍的建設(shè)，著力提高檔案管理的整體水平。首先，事業(yè)單位應(yīng)從高校、社會上招聘一些檔案專業(yè)的優(yōu)秀人才，為檔案隊伍輸注新的活力。在篩選人才時不僅要求其具備良好的專業(yè)水平，更要看重其職業(yè)道德素養(yǎng)，一名合格的檔案管理員要具備嚴謹、認真的工作態(tài)度與飽滿的工作熱情[4]。其次，事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成長效的培訓(xùn)教育機制，采用形式多樣的教育培訓(xùn)方式，不斷提高檔案人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)。比如，可邀請檔案專家擔任講師，為檔案人員進行培訓(xùn)，或者為檔案骨干人員提供外出學(xué)習的機會。在開展教育培訓(xùn)活動時還應(yīng)抓好職業(yè)道德教育，讓檔案人員明白自己工作的重要性，增強服務(wù)意識與責任意識，更主動積極地投入到本職工作中。

2.4 加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用價值

近年來檔案信息化建設(shè)已取得一定的成效，很多單位都實現(xiàn)了檔案管理的信息化與自動化。不過檔案信息化工作才剛剛興起不久，還有很多值得完善的地方。首先，要加深對檔案信息的挖掘程度。檔案人員通過對檔案信息的研究，可了解單位過往決策執(zhí)行效果，然后及時統(tǒng)計出檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)。通過深度分析這些數(shù)據(jù)信息為單位的戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)，從而充分發(fā)揮出檔案資源的作用。為充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值，某些對外的事業(yè)單位還可利用網(wǎng)絡(luò)搭建檔案資源的共享平臺，除了滿足單位內(nèi)部對檔案資源的使用需求，也可對外向公眾開發(fā)部分檔案資源，便于檔案資源得到更好的利用。另外，在檔案信息化建設(shè)過程中還應(yīng)重視對檔案資源安全性的管理，通過權(quán)限控制、加密處理等措施確保單位電子檔案信息的安全性[5]。

3 結(jié)語

總之，檔案管理作為事業(yè)單位一項基礎(chǔ)性工作，對單位的長遠發(fā)展有著積極的作用。對此，事業(yè)單位應(yīng)從思想觀念、規(guī)章制度、人才建設(shè)、信息化建設(shè)等角度去加強檔案管理建設(shè)，不斷提高檔案管理水平。同時，要充分發(fā)揮檔案資源的作用，更好地為單位發(fā)展服好務(wù)。

參考文獻

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[3]孟東梅.國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2010，19（4）：52-52.

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