論機構編制檔案中附件資料的不可缺失性

鄒江偉

摘 要：當前，由于檔案管理的規范化和電子信息化程度不斷提升，各單位對原始檔案的歸納整理往往邀請專業的檔案服務公司或檔案從業人員進行整理，但由于這些工作人員大部分從沒有接觸過機構編制工作，在整理機構編制檔案時，僅從檔案整理的專業角度出發，往往容易把很多機構編制事項附件資料剔除，以便更符合檔案整理的規范性。但是，由于未保留部分機構編制事項附件資料，很多事項的辦理經過難以還原，更在一些需要列出和提供依據的事項中難以得到有力支撐。只有強化思想認識，完善工作制度、提升從業人員機構編制素養才能做到在整理機構編制檔案時附件資料不遺失，更好地體現機構編制檔案的利用價值。

關鍵詞：機構編制事項;檔案整理;剔除;全覆蓋

近年來，在機構編制檔案整理中，為減少整理的工作量和便于電子信息錄入，出現了只保留機構編制文件、不保留機構編制附件資料的現象。但在實際檔案利用中，由于未保留部分機構編制事項附件資料，很多事項的辦理經過難以還原，更在一些需要列出和提供依據的事項中難以得到有力支撐。筆者根據自己所經辦的機構編制事項，對附件資料的不可缺失性進行了總結，進行交流探討。

1 對機構編制檔案附件資料的定義

本文探討的機構編制檔案附件資料是指在日常機構編制工作中，主要有以下幾類：

1）同級部門和下級機構編制部門為申請辦理機構編制事項形成的申請解決機構編制事項的請示、函件、報告和印證請示、函件和報告事項相應的政策依據文件等。

2）同級部門和下級機構編制部門在辦理組織人事資料時，形成的抄送機構編制部門的文件。

3）本級機構編制部門在辦理機構編制事項時形成的草稿以及領導修改的草稿和相應的政策依據文件。

4）本級機構編制部門在辦理機構編制事項時領導的原始簽字件和政策依據文件。

5）未編排正式文號的其他單位征求機構編制部門的意見征求回復稿等。

2 在整理機構編制檔案時容易剔除的附件資料

當前，由于檔案管理的規范化和電子信息化程度不斷提升，對原始檔案的歸納整理往往邀請專業的檔案服務公司或檔案從業人員進行整理，雖然邀請專業的檔案工作人員整理檔案更符合檔案入館的要求，但由于這些工作人員大部分從沒有接觸過機構編制工作，在整理機構編制檔案時，僅從檔案整理的專業角度出發，往往容易把很多機構編制檔案附件資料剔除，以便更符合檔案整理的規范性。筆者在查閱邀請檔案服務機構整理的2014年至2016年巴中市機構編制系統檔案時發現，本應將附件連同文件原文一同保存的多份文件全部沒有保存附件資料，這些被剔除的附件資料包括本文第一點敘述到的1-4類附件資料。同時，筆者在查詢已整理的檔案后發現，本文第一點敘述到的第5類附件均在檔案中沒有蹤影。綜上所述，可以肯定在機構編制檔案整理中，如果不強調這些附件的重要性，在今后的機構編制檔案整理時，仍然會剔除本文第一點敘述到的1-5類附件資料。

3 機構編制檔案附件資料不可缺失的原因

從本文定義的機構編制檔案附件資料可以看出，在整理檔案時，如果把附件資料剔除，在一定歷史時期過去后，如何還原當時經辦此機構編制事項存在相當重要的支撐依據，重要的原因有以下幾點。

1）機構編制檔案附件資料是還原機構編制事項辦理經過的重要信息。機構編制事項的辦理，具體極強的政策性，在辦理過程中，是何時何單位何領導審簽的請示、報告、批復以及辦理過程中采用的政策依據都是日后備查的依據，尤其是關系重大的機構編制事項更是永久保存的檔案資料，比如國家機構改革、行政區劃調整等資料，這些重大事項的啟動安排、調研過程、方案形成中的討論修改意見、最后決策規程都是要經得住日后的上級檢查、巡視（巡察）等，如果在整理這類檔案時缺失了附件資料，難以還原事項辦理經過。

2）機構編制檔案附件資料是日后檔案利用的重要信息資料。對機構編制檔案的利用主要是對某一機構編制事項所涉及的所有信息的查詢利用，包括了原機構事項形成時采用的政策依據等，如果檔案附件不保留，在利用該檔案時，又必須從新再次查詢所采用的政策依據資料等檔案，很多政策文件均是上級的政策性文件，有的甚至是單獨針對該機構編制事項的電話通知、政策解答等，均是遺失后都很難找回的重要信息資料。

3）機構編制檔案附件資料是證實該機構編制事項合法性的重要依據。機構編制檔案附件資料主要是該檔案形成時采用的政策依據等，這些政策依據實質上是機構編制部門在辦理此機構編制事項的法定依據，隨著全面依法治國工作的不斷深入，依法治編工作將不斷深入，這就要求我們在辦理機構編制事項必須依法辦理，不符合政策法規的事項堅決不予辦理，辦理后一定要經得住法治的檢驗，所有機構編制檔案附件資料更是證實機構編制事項合法性的重要依據。

4 如何做到機構編制檔案整理時附件資料全覆蓋

當前，如何做好機構編制檔案整理時附件資料不遺失，應該從如下幾個方面強化工作措施。

1）強化思想認識，站在保存重要文獻資料角度，正確認知保存完整機構編制事項檔案和附件資料的重要意義。機構編制事項的辦理對象是黨政機關和事業單位，基本不面對社會自然人，但是機構編制資源是黨執政的重要政治資源，是國民經濟發展、社會治理的前端，雖然它面窄量少，但完整的保存好機構編制檔案和附件資料具有重要的社會價值和經濟價值。

2）強化制度建設，建議機構編制系統檔案整理標準操作守則，從完善制度角度補缺漏洞。機構編制部門雖然成立時間較早，但是單列為市委的工作機關時間較短，在2019年黨政群機構改革之前管理體制也不相同，目前在管理體制已相對統一的情況下，已具備制定統一的檔案整理標準操作守則，從完善制度上減少在檔案整理過程中對機構編制檔案附件資料的遺失。

3）強化培訓教育，提高從業人員機構編制事項知識素養，從增強檔案人員專業水平角度補缺漏洞。機構編制系統的檔案從業人員較少，各地大多數是采用聘請檔案服務機構整理歸檔文案，這就需要我們受聘的專業人員提高機構編制事項知識素養，從而在整理檔案過程中強化對資料的識別力度，從而減少對附件資料的剔除。

5 結束語

本文所述的機構編制檔案附件資料實質也是檔案的一部分，本文在探討過程中為方便表述在第一部分對附件資料從容進行定義，切不可離開第一部分定義環境對本文進行理解探討。綜上所述，做好機構編制檔案附件資料的整理，是更好利用機構編制檔案的必要措施，只有做好機構編制檔案整理附件資料的全覆蓋才能完整的保存機構編制檔案，更大程度體現機構編制檔案的利用價值。