文書檔案數字化管理研究與實踐

蔣璀?羅嬌?張銳?婁小永?甘利濤

摘 要：近年來，檔案管理工作已逐步形成數字化檔案管理體系，本文通過分析文書檔案數字化建設的主要內容，研究探討檔案電子目錄、全文數字化的管理模式及紙質檔案數字化流程。

關鍵詞：文書檔案;數字化;管理

伴隨全球信息化時代的全面到來，檔案管理工作已逐步形成將現代信息管理理論和計算機普遍結合的現代化檔案管理體系，即數字化檔案管理體系。現階段，各級檔案部門已經普遍使用計算機輔助檔案的管理，各類檔案管理軟件也已開發出來，并投入了檔案管理的日常工作中。今后，數字化檔案必將成為檔案管理的主要存在形式。

1 文書檔案數字化的含義

文書檔案數字化處理就是利用圖像掃描技術、數據壓縮技術、數據存儲技術等現代信息技術手段，對傳統紙質檔案進行掃描、錄入等加工處理，將紙質檔案轉化為計算機能夠識別的數字圖像或文字，形成數字化檔案目錄數據庫、原文數據庫、多媒體數據庫等數字檔案資源，實現各類檔案館（室）紙質檔案的數字化，提高檔案信息的管理水平、利用效率，發揮檔案信息資源的服務支撐作用。

2 文書檔案數字化建設的主要內容

2.1 確定數字化處理的范圍

紙質檔案數字化處理工作應綜合考慮檔案的保管期限、檔案年代、檔案利用率等因素，明確哪些檔案需進行數字化處理，哪些不必進行數字化處理。對于形成時間早、保管期限長、使用價值大、利用頻率高，以及字跡模糊、紙張破損的珍貴檔案，應優先安排數字化處理;對于形成時間晚、保管期限短、使用價值不大、利用頻率低的檔案，可以最后安排數字化處理。認真、詳細確定紙質檔案數字化處理的順序，可以減少對紙質檔案的調用次數和磨損，間接保護了紙質檔案的安全。

2.2 制定檔案數字化方案

根據檔案數字化處理前的整理、統計情況，預估紙質檔案數字化處理工作量，確定數字化處理的人員數量、設備數量、工作周期、經費預算等，制定紙質檔案數字化處理的詳細流程、數字化質量檢查方案，盡可能降低數字化處理過程中的安全風險。紙質文書檔案數字化處理工作技術要求高、工作周期長，一旦數字化處理的質量出現問題需要返工，將會造成很大的資源浪費，所以制定合理的數字化處理方案必不可少。

2.3 制定工作責任制

根據檔案管理有關法律法規的規定，應制定紙質檔案數字化處理的安全保管、安全保密工作責任制，完善數字化處理中各工作崗位責任制，檔案管理人員要分工明確、責任到人，嚴格履行數字化處理中各工序間的交接手續，從紙質檔案出庫、預處理、數字化處理，到紙質檔案的清點、整理、入庫以及數字化檔案文件的歸檔等，每個工序間都應安排專人負責，確保紙質檔案與數字化檔案文件的絕對安全。

2.4 加強檔案安全保密意識

開展紙質檔案數字化處理應選擇具有數字化處理資質的外包公司，嚴格按照數字化處理方案開展工作，不得在數字化處理過程中發生紙質檔案丟失、損毀等現象，不能因人為原因造成紙質檔案污染、破損、斷裂等，不得擅自將紙質檔案帶離工作場所;制定數字化處理過程中的安全管理制度、安全審查制度、安全考核等制度，嚴禁數字化處理人員私自復制紙質檔案。

紙質檔案數字化處理應在指定的場所內進行，場所內應配備消防設備、防盜設施、視頻監控系統，不得在工作場所內使用與數字化處理無關的任何電器設備，禁止吸煙，不得在數字化處理工作臺上飲水、餐飲等;制定嚴格的數字化處理工作人員出入制度，嚴禁無關人員進入數字化處理場所;制定災害應急預案，以便災害發生時能最大限度保護紙質檔案的安全。

2.5 文書檔案掃描處理工作

應嚴格做好紙質檔案出入庫及數字化處理過程中各工序間的登記工作，首先需要從檔案庫房進行調卷，辦理好借閱手續，再將調出的案卷存放在加工場地的專用檔案柜中，以確保檔案的安全。掃描前，規范每份檔案目錄中的內容;拆除裝訂物;區分掃描件與非掃描件;檢查原始檔案有無問題，對有問題的案卷，及時備注和改正;發現破損檔案及時修補，對破損情況需在檔案前處理時進行詳細的備注，以便在掃描時注意保護。在掃描過程中認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記單，登記掃描的頁數，以確保不漏掃。

1）數字化文件圖像掃描。在檔案掃描文檔存儲格式的應用中，需要OCR數字識別的檔案掃描為全彩多頁TIFF文件格式，掃描分辨率大于等于200dpi，應避免重張、傾斜、模糊等圖像質量問題，確保檔案圖像不重復掃描、不漏掃，保證電子圖像的完整齊全，文檔掃描完成后將圖片轉換為PDF格式。PDF文件不僅能夠長期保存，而且能夠在檔案管理系統中快捷進行數字化檔案文件的檢索、利用。2）文書檔案圖像掛接。經檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢合格后，就可以在專業檔案管理軟件中對目錄數據庫和圖像數據庫進行一對一掛接，目錄數據與圖像數據相關聯，實現檔案查閱時不僅能查看檔案的目錄信息也能及時查看檔案的原文信息。3）數據成品存儲備份。對于經過檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優化、質量檢查最后形成符合行業技術標準規定和要求的最終數據。需要對成品數據進行存儲備份，可采用兩種存儲介質進行存儲備份，一是數據硬盤存儲備份;二是根據交接清單提交規范編目的成品圖像數據和目錄數據，使用符合標準的單盒裝DVD光盤一式3套進行刻錄存儲。對于檔案目錄數據和圖像數據的刻錄，同一檔案不跨越兩張光盤（同一案卷和同一份檔案頁數都需在同一DVD片內）。光盤表面標示光盤片編號，注明光盤內目錄索引信息。

2.6 質量檢查與驗收

承擔檔案數字化加工的外包公司通常是在短期內完成項目的數字化處理工作，而檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，在案卷入庫時，檔案管理人員應分批進行質量抽查，抽檢中發現問題，檔案管理人員應立即告知加工方進行整改.經過整改和復查，項目成果全部達到質量要求，方可入庫。檢查與驗收既能保證檔案數字化工作的質量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅實的基礎。

3 文書檔案數字化成果應用

文書檔案數字化，建立檔案數據庫查詢系統，能夠方便快捷地實現檔案的歸檔、查詢、檢索、統計、盤點、開放及利用等功能，初步達到文書檔案信息化，檔案管理的自動化，并在一定程度上提高了檔案管理水平，又保護歷史紙質原始文書檔案，提高文書檔案利用率和共享能力。

4 展望

通過完成文書檔案數字化加工處理，建立一套完整電子化文書檔案管理系統，實現數字檔案一體化綜合管理，方便機關和業務科研人員快速檢索查閱，為業務和科研工作提供更好的服務，也為其它檔案數字化的開展積累了豐富的經驗。文書檔案數字化的實現，推進了信息化建設步伐，對最終實現檔案信息資源共享這一目標起到重要作用，為早日實現數字化檔案室建設奠定了堅實數據與技術的基礎。

參考文獻

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作者簡介

蔣璀（1985-），女，甘肅，檔案館員，本科，重慶市地震局，研究方向：檔案管理、圖書資料管理。