淺談如何重視和加強檔案資源建設

鄭德富

1 新形勢下檔案資源建設的重要性、迫切性

檔案資源建設是檔案工作的基礎，是檔案工作賴以生存和發展的必要因素，是檔案事業的永恒主題。加強檔案資源建設，充分挖掘、整合檔案信息資源，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業科學發展的要求，也是檔案部門服務黨和國家的中心工作及服務社會、服務公眾的根本途徑。各級國家綜合檔案館是檔案資源建設的主體，目前的檔案資源建設還處于起步階段，潛力很大，還有許多領域等待去開拓。面對新時期形勢任務需要，必須充分認識檔案資源建設的重要性和緊迫性，加大檔案資源的建設力度。

2 檔案資源建設存在的問題

1）檔案資源不豐富。傳統的檔案工作缺乏大檔案意識，主要圍繞黨政機關的需求而進行，保存的檔案主要是紙質的文書檔案、會計檔案，其它種類和載體的檔案被忽視。由于多年來檔案搜集整理面太窄，加之有些部門從方便利用的實用主義出發，不按規定向檔案館移交檔案，致使檔案資源流失，或分散在各單位不能集中統一管理，從源頭開始就埋下了檔案館資源量小、種類單一、檔案共享程度不高的隱患。以縣級綜合檔案館為例，絕大多數保存的檔案有十萬卷，但有的只有二、三萬卷。

2）檔案結構不合理。受傳統管理模式與思維定勢影響，加之大部分基層國家綜合檔案館庫房面積不足等原因，長期以來，基層檔案館保存的檔案不僅數量有限，而且結構單一，不夠合理。從檔案來源看，幾乎全是機關單位移交過來的檔案，企業、社會組織、民間的檔案少。從檔案門類看，文書、會計檔案多，專業檔案、專題檔案、特色檔案少。從檔案載體看，主要是紙質檔案，電子檔案和照片、錄音、錄像以及實物檔案少。

3）檔案整理質量參差不齊。館藏檔案都是由基層單位移交進來的，各單位檔案人員業務水平不一，有的沒有經過專門培訓，單位之間檔案整理質量存在不小差別，很多在分類標準、保管期限劃分、排列順序等方面不規范。檔案館接收這些檔案時很難做到逐一檢查，或者即使發現有問題也不好再重新整理，這樣就對將來檔案的管理利用造成不利影響。

4）檔案管理技術落后。目前，基層檔案館的管理手段主要還是原始的人工管理，現代化管理手段與模式運用較少，工作效率不高。少數利用現代管理手段的也只是做到了文件級目錄錄入或對部分檔案進行了掃描，距離完全數字化管理還有很大差距。有的檔案部門雖然開通了檔案網站鏈接服務，但只是鏈接到相應的網址，并沒有實現檔案資源的在線檢索閱覽。即便有個別能在網絡上查詢檔案信息的，信息量也很少，并且每個檔案網站都各自獨立，相互間不聯網，形成信息孤島。

3 加強新時期檔案資源建設的措施

1）制定國家檔案資源體系建設的一體化發展戰略。以中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》和國家檔案局、中央檔案館《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》為依據，從宏觀和全局出發，高起點、全方位規劃制定檔案資源體系建設的一體化發展戰略，界定“檔案資源體系建設”的內涵與外延，統籌規劃國家檔案資源體系的總體規模、構成要素、建設進度和預期效果，規范檔案收集、整理、保管、查閱、移交進館、開發利用以及電子錄入、掃描、上網查詢等各個環節，制定一套系統的檔案資源體系建設標準，以便全國檔案工作者能夠有章可循。

2）豐富館藏，優化結構。各級綜合檔案館要樹立大檔案意識，擴大檔案接收、征集范圍，建設資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫。在認定檔案的歸檔范圍方面要解放思想，放寬視野，宜寬不宜窄，凡是有意義、有價值的檔案資料都應該收集歸檔。判斷檔案的價值不能只站在當前需要上看，要著眼未來。許多檔案一開始感覺平常，但隨著時間的推移，其價值逐步顯示出來。因此，檔案接收、征集工作要走出傳統檔案收集狹隘的圈子，適應當今經濟社會多元化發展的要求，在擴大征集范圍、優化館藏結構上下功夫。在檔案門類上，不僅要接收文書檔案，還要接收專業檔案、科技檔案、民生檔案和重大活動、重大項目建設檔案，滿足當前與今后經濟社會發展需要。在檔案載體上，無論是紙質檔案，還是電子、照片、錄音、錄像、實物檔案等都要接收進館。要打破傳統的重視機關檔案忽視民間檔案的觀念，把視野拓展到全社會，對散存在民間的珍貴的、特殊的檔案，如詩書字畫、文物、文獻、族譜、傳記、手工藝品等一定要給予重視。只有這樣才能不斷豐富館藏，優化結構，滿足群眾多樣化的需求。

3）加強培訓學習，提高檔案隊伍素質。搞好檔案資源建設，人才隊伍建設是關鍵。檔案管理是一門專業性很強的工作，作為一名檔案工作者，要愛崗敬業，潛心鉆研業務，成為工作的行家里手。知識經濟時代，新的技術環境和服務模式對檔案工作者提出了新的要求。檔案工作者要與時俱進，跟進學習，不斷改善知識結構，掌握新知識、新技術，全面提高綜合素質。當今信息技術快速發展，計算機技術在檔案管理中的運用，徹底顛覆了過去檔案的整理、歸檔、查閱都是以手工抄寫為主的管理方式，這就要求檔案工作者結合自己的崗位工作，注重現代科技的學習掌握，具備計算機、網絡、軟件、數據庫等方面的知識技能，善于用現代科學管理手段來管理檔案。

各級檔案局（館）還要加強對轄區內基層單位檔案工作人員的業務培訓指導。基層單位的檔案工作是檔案資源建設的基礎環節，國家綜合檔案館保管的檔案都是由各個基層單位移交進來的，基層單位的整檔水平決定著檔案館里檔案的質量。因此，檔案局（館）要通過舉辦培訓班、檢查指導等方式對基層檔案人員培訓指導，使各單位檔案員熟練掌握業務知識和技能，保證檔案整理的質量。最近幾年，上級檔案部門要求檔案員接受任前培訓實現持證上崗就是一個十分必要的措施。

4）整合檔案資源，實現資源共享。整合檔案資源，實現檔案資源共享，是檔案館資源建設的一項重要內容，也是檔案事業發展的必然趨勢。檔案資源整合的基本途徑主要是整理與組合。首先，要將館藏檔案進行規范化管理，進行科學分類、編目造冊、統計、編制檢索工具等，檔號編制要科學規范，檔案排列有序、整齊美觀，方便查找利用。其次，要采用先進的科技手段，將館藏檔案進行數字化處理，建立檔案數據庫，為實現資源共享打下堅實基礎。這是難點，也是關鍵，需要大量的人力、物力、財力作保障。再進一步，就是要構建檔案信息化、網絡化工作平臺，進行一體化的管理，整合檔案館檔案資源，實現檔案資源網絡共享，從而打破過去檔案信息服務的時空限制，使檔案的價值得到極大增長，更好地服務社會。

5）搞好資源開發，拓展檔案的服務功能。檔案工作的目的是記載歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，實現這一目的手段和途徑是搞好檔案利用服務。如何發揮檔案的作用，把“死檔案”變為“活信息”，更好地實現其價值，需要檔案部門開拓思路，開發檔案資源。為社會提供查檔服務，是檔案館最基本的服務，但這種服務是等待的、被動的服務，檔案工作人員應當在做好這種服務的同時，增強主動服務的意識，自覺開發檔案信息資源為社會服務。這就需要用心去熟悉所保管的檔案，在此基礎上做一番分析、系統、綜合、歸納、提煉的功夫，編研出新的成品。可根據館藏匯編一些領導關注的經濟、社會問題的材料，為領導決策提供服務。可結合當地歷史與現實，利用館藏檔案資料以及文化名人及其作品等資源，編研出具有較高利用價值的著作、專著。可圍繞一個宣傳、教育、紀念主題搜集檔案素材舉辦展覽活動。這樣就提高了檔案服務的主動性、針對性、現實性，提升了檔案的價值。同時也以生動的實踐活動宣傳了檔案工作，增強了社會的公共檔案意識，讓檔案走進越來越多人的心中。