新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化

韓樹清

摘 要：在我國家經濟社會發展中，事業單位起著重要作用，同時也面臨著著一定的挑戰，因此如何做好檔案管理工作是當前事業單位發展的重要工作，本文首先分析了事業單位檔案管理規范化的意義進而探討了如何做好事業單位檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新;措施

事業單位是我國經濟以及社會發展中的重要構成部分，事業單位發展與檔案管理工作是否有效開展有很大的關系，檔案管理是事業單位發展中的重要內容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業單位在新時期下得到穩定的發展。

1 推進事業單位檔案管理規范化的重要意義

1）進一步提升事業單位檔案管理水平。規范化管理是指通過構建可行性、完善性的管理體系，并將其運用到管理實踐中，重點是完善體系的構建。檔案管理是事業單位管理的重要組成部分，能夠從一定程度上反映事業單位的管理質量和水平。檔案管理的規范化有助于事業單位檔案整體管理水平的提升。

2）為事業單位工作提供決策參考。檔案記錄著事業單位歷史發展進程中的事件、決策、數據等。在事業單位需要信息資源提供和進行決策時，檔案往往能起到非常重要的作用。通過查閱檔案，進行數據信息的整合分析，能夠為事業單位各項工作的開展以及今后的發展路徑規劃提供真實有效的數據支撐，從而提高事業單位的管理效率和管理能力，有的放矢地進行人員調配和資源部署。

2 事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

1）轉變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度。在新時期下要想保證事業單位能夠得到穩定長遠的發展，就需要做好檔案管理工作，事業單位的領導者就應該及時的更新檔案管理理念，正確的認識到事業單位未來的發展與檔案管理工作之間的關系，從而結合事業單位的實際工作需求以及新時期下檔案管理工作的開展需求，建立科學有效的檔案管理制度，并在實際的工作中有效的貫徹和落實這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進事業單位的發展。

2）加強檔案存檔保管規范化。首先，要做好檔案的保管工作和保密工作。例如，根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》機關文書檔案的保管期限為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。在實際操作中，檔案管理人員應根據有關規定確定檔案的保管期限，并進行妥善保存。其次，對涉及密級的檔案應采取保密措施，建立劃定密期制度、調密通知單制度和涉密檔案接受標準制度等。同時，強化檔案管理人員的保密意識，通過作風建設和思想政治教育提升其工作的責任心和事業心。最后，要對檔案立卷存檔保管借閱的流程進行規范化管理。檔案從決定立卷之日起就應有監控記錄，檔案是如何歸檔、如何保管、何人借閱、何時歸還等環節都應有規章制度進行規范，并嚴格執行，真正確保檔案管理過程萬無一失。

3）促進檔案的信息化管理。檔案管理信息化是現代事業單位的必然要求，為了滿足這一要求，事業單位要加大對檔案信息化管理的投入，如購入先進的電腦設備、軟件系統，引進信息化人才來加速檔案管理信息化的進程。因為信息化檔案具有速度快、查閱方便、容量大等優點，能夠有效避免檔案因不可抗力自然因素帶來的損害，且實現信息共享，檔案管理信息化是未來檔案管理的趨勢，所以事業單位必須強調檔案管理信息化的重要性。但在建立檔案信息系統的同時，要注重管控網絡安全，這是由于事業單位檔案資料有其公用性，也有其私密性，事業單位在檔案信息化進程的過程中，要嚴防黑客、網絡盜竊的侵害，使用正版的軟硬件系統，對保存的電子文件要及時更新、設置密碼，做好備份工作，并聘用專業的計算機人才為檔案工作者提供使用支持，防止信息泄露。

4）提升檔案管理工作的工作環境。人性化檔案管理工作的有效實施，需要一個良好的檔案管理環境，舒適的環境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環境時，可以從兩方面入手：首先，優化內部環境，內部環境的優化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環境，從而使員工的歸屬感更強，更好的促進檔案管理工作的實施;其次，優化外部環境，就是指對檔案管理的環境進行優化，增添一些人性化的設備設施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優化檔案室的布局、張貼一些標語等，使檔案管理人員的工作環境得到優化的同時還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

5）檔案管理中做好保密工作。首先，事業單位應要求檔案管理人員保密檔案，如果發現管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內容泄露，需要求檔案管理人員承擔責任和后果，進而使管理人員明確工作職責，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現檔案丟失、檔案泄露的現象，以做好檔案保密工作。其次，事業單位應明確提出檔案管理工作中需創新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時，管理人員注重設置檔案文件的密碼和權限，只有獲取動態密碼和權限才能查找檔案內容，未獲得權限和密碼，打不開檔案、文檔，進而增強檔案的嚴密性，有效杜絕出現檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應依照要求和規定落實創新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說明創新檔案保密方式有著重要意義。

6）積極引進新設備和新方法。對新時期下事業單位檔案管理工作的創新和優化應該改變以往落后的管理方法，將新時期下新的管理方法和管理設備積極的引進來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進新方法和新設備。比如說信息技術的引進，可以實現電子檔案的建立，而且還能豐富檔案的資源，可以實現檔案資源的豐富，檔案的使用方式也能得到創新，可以有效的提高檔案的利用率以及檔案管理工作的效率。

7）加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。在新時期下，要重點的去培養和提升檔案工作人員的專業能力和綜合素質，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業能力和綜合素質，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術和數字技術等內容，有效利用新方法和新設備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

檔案管理過程是一項復雜、繁瑣的工作，加強檔案管理的規范化建設，能夠有效提升檔案管理的效率，使檔案管理工作變得更加清晰、更加有條理。與此同時，檔案管理意識和制度規范化的增強、檔案管理隊伍建設的加強，更加精細化的檔案管理流程，都是提升檔案管理規范化水平的有效途徑，對推動事業單位的健康發展具有基礎性作用。

3 結語

總之，新時期事業單位的發展面臨諸多機遇和挑戰，要確保穩定發展，就需要做好檔案管理工作，做好新時期檔案管理的創新和優化工作，解決傳統檔案管理中的不足，切實提升檔案管理工作的質量，讓事業單位在新時期下能夠獲得更好的發展。

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