無紙化辦公模式下醫院檔案管理研究

惠洪海

摘 要：近年來，伴隨時代和科技的快速發展，無紙化辦公模式已經成為一種新的辦公趨勢。本文主要以醫院檔案管理為主題展開分析，在分析無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理重要意義的基礎上，探討了無紙化辦公模式下醫院檔案管理建設路徑，旨在推動醫院檔案管理水平的提高。

關鍵詞：無紙化辦公模式;醫院檔案;管理

醫院檔案記載了醫院歷史變遷，對醫院管理而言具有十分重要的現實意義，加強醫院檔案管理，對于醫院發展而言更是意義重大。近些年來，伴隨科技的快速發展，無紙化辦公模式迅速在檔案管理工作中推廣應用，給醫院檔案管理帶來了機遇和挑戰。無紙化辦公，通俗點說就是在無紙環境下進行辦公的一種工作方式，其需要借助軟硬件、通信網絡協力才能達到的一種最佳辦公體驗。如何在無紙化辦公模式下做好醫院檔案管理工作，已經成為相關人員重點思考問題。筆者認為唯有深刻認識到醫院檔案信息化管理重要意義的基礎上，掌握無紙化辦公模式下醫院檔案管理建設路徑，才能有效提高醫院檔案管理水平，推動醫院穩定、健康發展。

1 無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理重要意義概述

信息化檔案指的是醫院檔案管理工作中，運用現代信息化技術手段，對檔案信息進行數字化處理、整合、分析。基于本質角度而言，醫院檔案信息化管理就是將傳統紙質檔案存儲轉變為數字化存儲，并運用信息手段向社會提供檔案服務。相比傳統檔案，無紙化辦公模式下醫院檔案信息化具備多方面的優勢，具體如下：

1.1 存儲條件簡單

傳統檔案主要以紙質檔案為主，因保管要求，通常需要占據較大空間，意味著檔案管理部門需建設大空間的庫房，且需要做好各項防控措施，如防火、防蟲等，確保檔案安全[1]。而信息化檔案僅需要將其放置在防磁柜當中即可，占用空間十分小，且不需要做防潮、防火等安全防護措施。

1.2 檔案便于保存，安全系數高

檔案之所以具備較高的開發利用價值，是因為檔案具備一定的歷史意義，需長久保存，尤其是一些具有悠久歷史的檔案資料，因存儲年限較長、存儲條件不成熟等，致使部分檔案出現了風華、磨損等問題，不利于檔案利用價值的提高[2]。而檔案信息化管理，則可以避免檔案存儲和使用各類問題，最大限度保護原始檔案資料，確保了檔案完整性和可靠性，同時避免了檔案遺失問題。

1.3 整理保存便捷

傳統檔案主要以紙質方式保存，且各項操作均由人工方式進行，整個過程不僅耗時耗力，還嚴重缺乏效率，且容易出現錯誤、遺漏等問題。而檔案信息化管理，管理人員僅需要借助計算機及其相關軟件，在輕點鼠標的情況下，即可高質高效完成檔案歸檔、存儲等一系列操作，具備較高的工作效率，且保證了檔案的完整性和可靠性[3]。

1.4 檔案查詢利用效率高

醫院發展過程中，產生了大量檔案資料，這些檔案資料日常被不同人頻繁使用。傳統檔案管理，若要想查閱相關資料，僅能按照相關編碼進行逐一檢索，嚴重缺乏工作效率。但是檔案信息化管理，管理人員僅需要借助計算機程序，通過輸入關鍵詞到管理系統中，管理系統即可自動檢索相關內容，并進行準確的篩選，快速為檔案資料使用人員查詢到所需要的檔案資料，極大地提高了檔案資料檢索利用效率[4]。另外，一些非機密檔案資料，檔案管理人員可以運用互聯網進行共享，極大便利檔案使用人員和管理人員，從而有效提高了檔案管理效率。

2 無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理實現路徑分析

2.1 強化教育培訓，提高檔案管理人員思想認識

鑒于部分檔案管理人員缺乏較高的管理意識，對檔案管理重視度不足，致使無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理建設遲緩。因此，醫院檔案管理部門有必要加強教育培訓，提高檔案管理人員思想認識，充分了解無紙化辦公模式下醫院檔案信息新要求，明確醫院檔案信息化管理的優勢，摒棄傳統檔案管理理念，從傳統思想桎梏中解放出來，端正檔案管理工作態度，創新檔案管理工作方式，積極研究檔案信息化管理新手段，積極探索檔案管理各項問題，重視理論聯系實踐，運用信息化手段做好檔案管理工作[5]。

2.2 健全檔案安全管理機制，保證檔案信息資料安全

無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理，最大問題是檔案信息安全問題，原因在于信息化檔案易遭到非法篡改、數據損壞等問題，從而造成醫院檔案無法保證完整性和真實性，進而影響醫院檔案利用價值的提高。因此，醫院檔案信息化管理，需做好原始檔案信息備份工作，且重視相關安全防護措施的落實，以防止大數據時代信息丟失、損壞等問題的發生。基于此，醫院檔案管理部門需嚴格按照國家現行電子檔案管理相關規定做好安全工作的基礎上，健全檔案安全管理機制，明確各崗位工作人員的具體權責，優化檔案信息管理系統，合理選擇殺毒軟件，定期對檔案管理系統進行病毒掃描，同時重視管理系統安全系統軟件的更新和升級，確保信息化檔案資料的安全，為開發利用信息化檔案資料奠定基礎。

2.3 加大檔案管理軟硬件設備和資金投入力度

無紙化辦公模式下醫院檔案信息化管理工作順利進行，需完善的軟硬件設備提供保障。因此，醫院檔案管理部門需結合醫院檔案信息化管理工作需求，加大檔案設備和資金投入力度，配置完善的基礎設備，如計算機、掃描機、打印機等，同時，在技術方面，需重視現代5G技術的引進，為提高醫院檔案信息化管理效率提供技術保障。另外，為了整體提高檔案信息安全，需對檔案信息進行加密處理，并設定安全訪問權限，凡是要進入檔案信息化管理系統人員，必須得到權限的情況下，才能訪問檔案信息化管理系統。

2.4 加強教育培訓，提升檔案人員專業素質和職業道德水平

無紙化辦公對業務管理人員計算機水平提出較高要求，需操作人員能夠熟練操作計算機相關辦公設備，且能夠熟練運用各類辦公軟件，才能保證檔案信息化管理工作順利進行。同時，檔案管理是一個連續性工作，且因為檔案管理工作具備一定的特殊性，決定了檔案管理人員不建議隨意更換，造成檔案管理人員年齡普遍偏大。這類管理人員嚴重缺乏最新管理知識和技能，且對計算機及其相關設備的操作不熟悉，僅限于一些簡單的操作，要想在無紙化辦公內模式醫院檔案管理中實現信息化操作，還需要進行必要的專業培訓，有效提升檔案管理人員專業素質和職業素質。首先，檔案管理部門開展全員無紙化辦公培訓，目的在于提升全體工作人員專業素質和業務水平;其次，定期展開檔案管理現狀綜合性分析活動，針對檔案管理工作中潛在問題進行橫向交流，相互學習一些先進的檔案管理經驗;最后，定期開展檔案管理培訓，邀請檔案管理領域優秀的專業管理人士進行專題講座，相互學習，不斷提升檔案管理水平。

3 結語

總之，無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作唯有加強信息化建設，才能有效提高醫院檔案管理工作質量和工作效率。因此，醫院檔案管理相關人員需在思想上認識信息化管理重要性，并在實踐中，重視信息化手段的合理運用，以此有效提高醫院檔案管理水平。

參考文獻

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[2]吳韞宏，韋芳，滕燕飛，周琳.無紙化病案資料歸檔管理系統的建設與實現[J].智慧健康，2019，5（17）：57-59.

[3]唐玲.淺談新形勢下醫院檔案管理信息化建設[J].城建檔案，2016（03）：21-22.

[4]孫野.醫院無紙化辦公實現與檔案信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2015，18（24）：184.

[5]楊芳芳，韋劼群.無紙化辦公對提升檔案管理效率的思考[J].廣西廣播電視大學學報，2015，26（02）：83-87.