城建檔案管理數字化建設的實踐與思考

魏真真

摘 要：隨著惠州大亞灣經濟技術開發區（以下簡稱大亞灣區）的城市建設進入快車道，城建檔案管理工作內容變得復雜而龐大，如地下管線、水利防洪、污水整治、綠道建設等都納入了城建檔案管理范圍，對城建檔案管理工作提出了更高的要求。信息技術的不斷成熟應用，改變著城建檔案傳統管理工作方式，高效、便捷的城建檔案管理數字化逐漸成為城建檔案管理主要方式。本文參考諸多文獻以及實際工作實踐經驗，分析了大亞灣區城建檔案管理數字化建設過程中存在的問題，并針對這些問題提出相應的解決對策，希望能更好促進城建檔案管理工作的有效開展。

關鍵詞：城建檔案管理;數字化建設;問題與對策

高速發展的城市化建設，城建檔案信息隨之猛增，傳統的管理方式已經不能承擔如此復雜、龐大的信息內容，無法負擔日益增長的利用需求。提高城建檔案管理效率，探究城建檔案管理數字化建設管理方式，成為目前乃至今后城建檔案管理工作方向的重點。全面構建數字化城建檔案管理，利用現代技術，將文字、圖紙登記管理轉變成為數字化管理，實現數據的高效、安全和存儲，達到快速便捷的利用目的，以推動城市化建設和發展。但是，在落實城建檔案管理數字化建設的過程之中，仍然存在一些問題，需要不斷實踐與思考，尋找有針對性的解決措施。

1 城建檔案管理數字化基本內容及分析

城建檔案管理工作是由政府部門進行完成的，管理的對象不僅是城市規劃、發展方向，也包含工程建設、管理等各個方面，城建檔案管理需要真實、全面的數據信息，這些信息包括文字、圖紙、圖片、光盤等多種形式，每一類檔案管理有著不同的要求。

以大亞灣區城建檔案館為例，傳統的城建檔案管理工作主要體現為紙質信息，這樣的管理模式需要耗費大量的人力物力，在早期還能滿足建設發展需要，隨著利用量的劇增，越來越顯示出傳統管理模式的弊端與局限。如查詢檢索利用效率低下，調閱檔案還需要到庫房管理人員調卷，申請→登記→出庫→利用→檢查→歸還→入庫，手續繁瑣。而且頻繁地調閱原件，反復復印文字材料及圖紙，也給原件保管帶來極大的安全隱患，城建檔案很難得到編研開發利用。

城建檔案管理數字化建設有效規避了這些風險，數字化登記、查詢、調卷，一臺計算機輕松解決，在辦公室里即可完成，節省了大量的人力物力，實現城建檔案資源共享，充分發揮城建檔案管理根本功能。

2 城建檔案管理數字化建設中存在的問題

2.1 數字化建設初期困難

城建檔案管理數字化建設初期，需要將原有的紙質資料信息轉變成為數字電子信息。首先，需要建立有效的檔案管理信息網站，對各種模塊的設計和建立都需要投入大量的人力、財力;其次，需要將原有的紙張資料、圖紙、錄入、掃描、掛接到計算機之中，時間耗費很長，任務量大;最后，各個單位、地區建立的檔案管理所用的數字化模式均不一樣，難以做到統一管理。

還是以大亞灣區城建檔案館為例，如果進行城建檔案管理數字化工作，需要對現有的檔案系統管理軟件進行升級，需要建立檔案信息儲存數據庫，需要購置計算機、平板掃描儀、大圖掃描儀等設備，需要配備專門工作人員，需要設備維護，現有的管理工作模式及工作人員面臨著巨大的挑戰。

2.2 管理信息缺乏統一性

城建檔案是城市規劃、建設的重要依據，是城市建設提供有利的實踐信息的重要來源。但是城建檔案管理數字化建設并沒有進行統一規劃，這樣讓城建檔案信息在一定程度上無法得到共享。在某些城市，城建檔案管理數字化建設還處于初級階段，相對于示范城市城建檔案建設有著一定的差距，造成許多經驗資料無法得到借鑒。

2.3 檔案管理數字化建設不成熟

現階段的城建檔案管理數字化建設還不夠成熟，相應的設施與人才儲備機制沒有完善。首先，缺乏專業技術人才。城建檔案管理數字化建設的相關人才不僅需要精通檔案鑒定、整理、分類以及管理的相關知識，還需要掌握一定的數字化專業基礎，這樣才能有效開展檔案管理數字化工作;其次，數字化進程建設緩慢。受到傳統城建檔案管理模式的影響，檔案管理人員對相關數字化操作還很生疏，對此類人員的培訓，一直沒有受到重視，導致城建檔案管理數字化建設進程緩慢;最后，有的工作人員對于數字化管理盲目信任，沒有引起對電子檔案保護工作的重視，在進行資料錄入之后沒有對其進行多維度備份，如果遇到突發狀況，檔案電子資料無法得到修復的時候，沒有相應的資料再現，給城建檔案管理工作造成嚴重的影響[1]。

3 推進城建檔案管理數字化建設的有效對策

3.1 全面規劃，摸索建設城建檔案管理數字化道路

大亞灣區城建檔案館是在2012年開始開展城建檔案管理數字化建設的，運用的是服務外包方式，由財政支持撥款，通過招標方式確定服務外包公司，設備、人員全部由外包公司負責。每年根據實際需求向財政申請款項，對上一年產生的城建檔案進行數字化。檔案館工作人員只需接收、分類、審核、檢查紙質檔案，對生成的電子檔案進行檢查，及時提出整改意見。這種服務外包模式由于對檔案管理工作人員人手、專業技能沒有太多的提升需求，不需要采購維護設備，在大亞灣區檔案數字化建設工作全面推廣，這幾年房管部門、公用事業、稅務管理等多家單位也采用了檔案數字化服務外包方式[2]。

3.2 構建統一的管理制度

首先，需要加強各地的城建檔案管理部門之間的交流，打破地域與政府職能帶來的限制，實現最大程度上的資源貢獻，政府要加大扶持力度，提高構建城建檔案管理數字化建設統一系統的積極性。另外，城建檔案管理部門要針對數字化建設制定管理標準，對相關工作人員和檔案管理內容提出明確的要求，要求工作人員必須認真仔細地對檔案進行整理分析，加強檔案利用率;工作人員要按照相關操作規范對數字化設備進行操作，避免因操作不當造成資料信息的遺失。構建城建檔案管理數字化建設統一制度，嚴格規范制度標準，共同促進數字化建設的實施[3]。

大亞灣區城建檔案館基本實現了數字化建設管理初級階段，有力加強了檔案鑒定、整理、開發利用功能。但距離真正意義上的全面數字化建設還有一定的差距。這就要求我們與先進示范管理城市的城建檔案部門進一步溝通、學習，提高城建檔案數字化建設與管理水平。

3.3 推廣數字化管理模式的重要性

隨著現代化智慧城市的要求落實，城建檔案管理數字化建設是時代的需要。因此，相關部門要強烈意識到推行數字化管理模式的重要性，認可和接受并執行城建檔案管理數字化建設的落實。在具體的數字化建設過程之中，應當要加強城建檔案管理數字化建設力度與投入，著力構建全方位合作的數字化平臺，實時接受城建信息，并實現信息共享。另外，推廣城建檔案信息數字化在異地的備份工作，這樣可以避免因各種問題造成數據丟失，保證信息的穩定性和安全性。

大亞灣區城建檔案館接下來的工作方向是把被動轉化為主動，統一數字化信息進館模式，建立城建檔案數字化公眾服務平臺，減化紙質檔案數量，要求報送紙質資料的同時報送一套符合質量要求的電子檔案，直接與內部的城建檔案管理系統對接，更好地發揮城建檔案利用功能。

通過上面的分析，城建檔案進行數字化建設既是時代的需求，也是歷史的使命。當前，城建檔案管理數字化建設還處于不斷探索階段，處于不斷發展的初級狀態，需要走的路還很長，需要開展很多工作。這需要政府的支持和有關部門的積極探索，不斷完善數字化管理制度，深化檔案數字化綜合人才的培養，并與各城市、各地區之間構建統一共享的資源信息平臺，加強城建檔案數字化管理水平，使之更好的服務于城市建設，更好的服務于社會。

參考文獻

[1]向紅英.關于城建檔案管理數字化建設問題的幾點思考[J].工程管理，2018，（02）.

[2]劉錫峰.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].速讀（下旬），2017，（06）.

[3]劉訓文.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].工程管理，2017，（10）.