新媒體環境下檔案工作服務思路

劉大群

摘 要：互聯網時代的到來使得新媒體開始應用到各個行業中，使得各行業的工作模式發生巨大改變。新媒體時代發展下信息資源呈現碎片化、虛擬化模式。通過新媒體檔案工作有利于對檔案信息隨時上傳和下載，提升海量信息處理效率。本文主要對新媒體環境下檔案工作現狀以及服務思路進行分析。

關鍵詞：新媒體環境;檔案工作;服務思路

檔案工作指的是企業檔案管理以及檔案利用的總稱，檔案信息在收集、整理、統計以及鑒定過程中都需要耗費大量的人力、物力和時間。傳統檔案管理工作開展中，由于檔案信息雜亂、零散等特點，使得檔案信息只能采用手工化管理模式，現代化管理手段應用比較少，導致檔案管理工作存在諸多的困難。但是新媒體時代發展下，檔案管理工作開始逐漸向無紙化、自動化方向發展，檔案管理工作也面臨轉型。

1 新媒體時代檔案工作服務創新意義

1）促進檔案管理體系完善。傳統檔案信息工作僅針對公司管理中的信息進行存檔管理，單一的檔案信息體系無法滿足企業信息多元化要求。現代社會發展中新的生活方式帶來更多新的資訊，如果仍然采用傳統的信息管理模式已經無法滿足信息檔案管理需求，因此必須要加強檔案信息體系創新[1]。通過對檔案信息的深度挖掘探究海量檔案信息中有價值的信息，并結合企業文化宣傳等內容對檔案信息資源進行收集和完善，再通過新媒體方式實現信息資源宣傳和共享，提升檔案管理和宣傳作用。

2）實現多元化檔案信息管理。新媒體管理環境下，檔案管理和集成的速度加快，可以通過多種媒介的應用減少人力、物力投入，為檔案管理工作開展帶來一定的便利。新媒體的多元化發展下，微信、微博等社交平臺的出現使得數據信息的獲取質量更高、數量更多、成本更低。而且新媒體平臺中的海量信息中都具有豐富的經濟和社會價值，通過這些具有價值信息的收集，有利于對企業員工喜好以及需求等方面的了解，并結合這些信息更好的服務于企業和員工。

3）建立科學檔案管理體系。新媒體環境下，檔案管理中涌入大量的數據，這種情況下使檔案管理中面對的研究對象和內容更多。但是通過對當前階段的檔案管理情況來看，管理內容不再是簡單的對基本信息的收集和管理，而是將所有具有價值的信息進行檔案化管理。同時將新媒體、個人文件等與其他有價值的信息一起進行檔案模式的存儲和研究，為檔案理論體系發展奠定基礎，為檔案學發展提供一定的指導作用。

2 檔案工作中的問題分析

1）檔案工作管理缺乏標準化。通過對當前檔案管理工作開展情況來看，管理工作的標準缺乏統一性，檔案形式呈現多樣化，包括光盤、問卷等，使得檔案管理的難度加大，而且部分檔案資料會在保存的過程中發生自然損壞。檔案管理分類過程中不同地區、不同時期標準不同，這種管理模式下容易導致卷宗的質量降低，信息不完整。檔案信息基礎工作的標準化以及規范化不足，工作量多而雜，必須要投入大量物力以及人力等進行維持和管理，導致檔案管理工作的開展受到限制[2]。通過統一管理，有利于為后期檔案管理工作的開展進行標準化收集、整理、統計。此外檔案管理工作轉型和發展還有利于促進檔案的信息化完善。

2）檔案信息與新媒體結合少。通過我國新媒體檔案管理工作現狀來看，檔案部門在新媒體應用中主要集中在微信與微博兩種社交媒體中，與其他新媒體的結合少，覆蓋面窄，無法實現高效管理要求。不僅使檔案信息資源挖掘價值降低，同時也導致檔案信息傳遞效率降低。新媒體發展下，有利于促進檔案信息的高效處理，通過新媒體傳播對檔案信息中有價值的信息進行宣傳。信息時代發展下，不能一味沿用傳統單一的管理方式，必須要充分利用新媒體加強對檔案信息的挖掘，并建立多層次、一體化的檔案管理系統，加強檔案管理工作的轉型和創新。

3）檔案新消息管理安全性不強。互聯網大數據時代發展中，電子檔案信息安全性管理的重要性有所提升，如果在檔案管理中一旦出現信息泄露等安全問題，必然會導致社會網絡公共安全受到危害。從當前檔案管理工作開展情況來看，技術以及管理工作的不完善，使得檔案信息管理中存在諸多安全隱患，必須要加強對檔案信息管理安全體系的構建，保證檔案信息的高效共享，同時保證檔案信息管理的隱私性，提升企業檔案管理的服務意識和競爭力[3]。

4）新媒體環境下檔案工作服務改善對策。通過對當前檔案工作服務情況分析來看，其中仍然存在很多的不足，標準化不強，與新媒體結合能力弱同時安全性難以有效保障。這種情況下必然會導致檔案管理工作服務能力降低，因此需要結合當前檔案工作服務中的問題，探究相應的解決對策，提升檔案工作服務質量和效率。

5）實現檔案標準化管理，保證服務實用性。傳統檔案工作開展中，檔案信息在收集過程中大部分是一些程序化的信息內容，實用性不強，同時也使檔案服務受到制約。所以必須要保證檔案公共服務的實用性，特別在新媒體環境下需要結合新媒體平臺構建一體化檔案信息系統，并對檔案信息資源進行合理配置，轉變傳統信息時間空間的限制，實現檔案資源的循環利用。此外，還可以通過微信、微博等新媒體平臺加強檔案信息管理工作的宣傳，提升檔案的社會服務能力以及文化宣傳能力。

6）加強檔案信息的研究深度。通過對當前檔案信息管理情況來看，其中涉及的內容大部分都是基礎性的內容，無法實現與新媒體的有效融合。新媒體環境下，企業必須要提升檔案信息管理的深度，提升檔案信息管理效率和信息資源利用率。新媒體網絡下形成海量、碎片化數據，而且具有虛擬性特點，這種情況下檔案信息管理人員必須要建立一個主題，并利用新技術加強對網絡系統數據的挖掘，并對這些數據背后的內涵進行分析和整理，同時做好結果分析工作并形成檔案化管理模式，提升檔案信息的價值，將檔案信息與網絡大數據結合，從新媒體角度對海量數據中高價值、多種類的信息進行收集，并形成檔案管理的原材料。同時結合這些原材料加強對檔案深度的探究，促進檔案管理模式的創新。

7）加強檔案信息安全系統的完善。新媒體網絡發展下無論信息的收集還是管理都存在一定的安全隱患。檔案信息存儲的主要隱患是病毒以及黑客的攻擊，導致信息丟失、泄露和被篡改。而一旦檔案信息出現安全隱患，則可能會導致企業重要信息被泄露，造成無可挽回的損失。為了有效預防這個安全問題，相關單位必須要加強對網絡安全系統建設，通過網絡安全系統加強對信息檔案的監控和管理，對可共享檔案信息進行監控，及時發現異常數據，并提出預警，對于不能公開的檔案信息需要加密處理。此外，還需要對檔案管理中的信息收集、鑒定、整理以及統計等工作進行監控，有效預防檔案信息在錄入以及傳輸過程中存在安全隱患。檔案信息管理必須要全面考慮，從檔案信息的采集、管理到后期的利用都需要建立完善的防護體系，并制定相應的標準化管理方式和辦法，保證檔案信息管理的安全性。

3 結語

綜上所述，新媒體環境下，檔案管理工作面對的對象和內容都不再局限于基礎信息的收集和管理，檔案管理的對象和內容不斷豐富。而且在新媒體的推動下檔案管理工作不斷發展和創新。不僅減少傳統檔案管理中的人力、物力投入，同時也提升檔案管理工作質量和效率。而且加強對檔案服務范圍的拓展，提升檔案信息利用率，使檔案管理工作更具實用性。

參考文獻

[1]王明芝.淺析如何做好新媒體環境下的檔案宣傳工作[J].卷宗，2019（17）：48.

[2]楊向朋.新媒體時代檔案工作轉型及服務創新思考[J].卷宗，2019，9（31）：11.

[3]鄧晶.新媒體環境下檔案管理與服務策略優化[J].卷宗，2019，9（21）：75.