談不動產檔案管理中的利用和保密

張雪萍

摘 要：隨著社會的不斷發展以及科技的進步，不動產管理也進入全新發展階段。不動產與動產具有相對性，鑒于檔案本身以及管理具有的特殊性，應用與保密工作成為重點。因此，要對不動產檔案管理模式進行創新，科學處理應用與保密之間的關系，有效維護檔案信息完整性的同時，提升不動產檔案信息利用率，構建有效的利用與保密方案，實現不動產檔案管理效率與質量的全面提高。

關鍵詞：不動產檔案;管理;利用;保密

對于不動產管理工作，其整個管理工作極具專業性與系統性，涉及房屋、土地等諸多權屬檔案信息，關乎諸多主體利益。立足新環境下，不動產檔案的利用與保密工作成為核心，需要有效處理二者之間的關系，化解彼此之間的矛盾，切實提升不動產檔案管理水平，更好發揮不動產檔案服務社會的價值。

1 準確掌握不動產檔案的涵義

對于不動產檔案，其主要涉及的是房屋、土地等權屬檔案文件。結合不動產檔案資源內容，可以劃分為房屋登記檔案、土地確權檔案、服務檔案以及其它類型的檔案。立足信息時代，不動產檔案利用與保密工作成為影響管理效果的重要因素，需要與時俱進，對不動產檔案管理方式進行優化，以數字化建設為方向，為不動產檔案價值的發揮創造有利條件。

2 正確認識不動產檔案利用與保密之間的關系

對于不動產檔案，利用與保密的關系是影響檔案價值發揮的重要因素。具體講，檔案管理的最終目的是利用，因此，從原則上講，檔案的資源利用范圍具有普遍性。但是，不動產檔案內容特殊，涉及房屋產權多領域，很多檔案與國家發展建設息息相關，具有自身固有的機密性質。也就是說，在查詢使用的時候，不能出現片面強調利用或者保密的情況。從本質上講，不動產檔案利用與保密的目標一致，都是最大化發揮不動產檔案信息的價值，更好服務于社會建設，需要以保密為基礎，實現利用的最大化。保密的目的是維護相關主體的合法權益，在此基礎上擴大利用范圍。

3 全面提升不動產檔案利用率

3.1 增強不動產檔案安全系數，為資源利用奠定基礎

從不動產檔案本身性質分析，在管理過程中，安全問題不容忽視，需要落實相應的控制工作，為有效利用奠定安全基礎。因此，不動產檔案管理部門要正視不動產檔案實際情況，合理進行數字化檔案分類工作，以安全為切入點，發揮一體化檔案信息管理平臺的功能，將檔案內容管理落到實處;從安全角度分析，需要依托信息化建設，建立科學的信息化管理系統，保證與當前不動產檔案結構形式相匹配，對相應數據信息進行科學管理;在管理過程中，支持數據庫管理方式，強化檔案資源結構的優化與完善，使得檔案能夠實現合理的分類，在保證檔案數據安全的同時，為檔案查詢利用提供便利;在信息化建設中，相關基礎設施與設備需要進行安全處理，配合以互聯網監控系統，落實殺毒處理工作，保證系統運行始終處于安全狀態，為不動產檔案資源的利用創造安全環境。

3.2 合理增加資源投入，支持不動產檔案資源信息化應用

立足新時期不動產檔案管理工作實踐，數字化形式的資源成為主流，因此，為了保證電子化與信息化資源順利得到利用，資源投入是根本。在不動產檔案管理系統與平臺建設中，涉及大量先進技術的引進以及設備設施的購進，同時，系統升級與更新也需要后續大量投入。因此，對資金以及多種資源的需求很高?；诖?，在不動產檔案管理中，需要合理增加資金投入，有效應用在信息化系統構建之中，加快不動產檔案資源管理平臺建設，落實有效的維護與管理工作，做好升級與更新，促使系統運行更加穩定高效，保證檔案利用不受制約。

3.3 優化不動產檔案管理機制，強化制度性保障作用的發揮

立足當前不動產檔案資源管理，面對諸多新情況與新問題，檔案管理制度成為適應新環境的基礎性保障。因此，為了與信息化發展環境相契合，要重視分析相關工作流程，掌握各個管理環節，對檔案管理制度進行優化與完善。例如，可以推廣自助辦理服務，發揮數字化優勢，取代手工操作，加快事務辦理速度與效率;對管理標準進行完善，以新時期工作特征為基礎，促使管理機制能夠為不動產檔案資源管理提供依據，遵循客觀與科學原則，真正為不動產檔案資源信息應用營造更加和諧的環境。

3.4 加快不動產檔案資源數字化與信息化建設，為檔案利用提供發展動力

目前，不動產檔案管理面臨多個方面的使命，一方面，要維護國家與國民的權益，增強不動產管理社會公信力，盡顯專業性。另外，還要為產權維護提供更加權威的依據，加快不動產管理實現現代化與高效化。基于此，為了發揮不動產檔案的價值，提高檔案利用率，需要重視不動產檔案管理的數字化建設。在編制數字化檔案的過程中，以紙質檔案內容為基礎，保持數字化與紙質檔案的一致性;積極構建統一的數據庫與檔案信息網，組建完善的數字化檔案管理系統，強化檔案信息的整合，實現對多種形式資源的收錄與歸檔，為檔案使用創造更加優越的條件。

4 不動產檔案保密管理的措施

4.1 落實精細化管理模式，提升管理人員保密觀念與保密能力

在不動產檔案資源管理中，保密工作至關重要，也是不容忽視的環節。在檔案管理中，檔案管理人員是主要執行者，其保密觀念與保密能力是影響保密效果的重要因素。因此，要增強檔案管理人員保密意識，促使其對保密工作形成端正的認識，積極應對保密工作，保證各項保密工作得到妥善落實。具體講，要對管理環節進行明確，準確掌握管理流程，尤其是了解可能引發泄密的原因，能夠進行針對性處理。在落實保密工作過程中，要以精細化為基本原則，關注紙質不動產檔案資源立卷歸檔流程，維護檔案內容的完整性。一方面，要對不動產檔案卷宗進行嚴格審核，考察其齊全性，保證頁碼秩序正確。審核完畢之后，要進行案卷軟封面的編制，保證封面內容豐富，標題清晰。隨后進行上架處理，入庫，實現統一保管;重視對涉密人員保密觀念進行提升，多組織專業學習，促使其擁有較高的責任意識與保密思維，落實相關法律法規，杜絕泄密事件的發生。定期組織保密教育培訓，通過知識學習與業務考核，增強保密能力。除此之外，針對檔案保密，組織管理人員觀看警示資料，促使其能夠深入了解檔案保密規定，依托較強的保密意識以及較強的保密能力，切實維護不動產檔案的安全性。

4.2 積極完善不動產檔案保密機制，實現保密工作的系統化與層次化

為了將不動產檔案保密工作落到實處，增強保密效果，需要重視對相關保密制度進行完善。要結合不動產檔案管理工作實際，對各個環節進行系統分析，以事實為前提，強化保密制度的優化，尤其關注檔案資源在查閱、外借以及失泄密管理制度方面的調整，增強貫徹執行的規范性與全面性。針對多層次的保密需求，需要實施審批制度，保證檔案利用的有效性與規范性。

5 結束語

綜上，在新時期不動產檔案管理中，利用與保密工作是重點，需要結合不動產檔案管理實踐，正確認識利用與保密的關系，掌握核心工作，構建針對性發展策略，強化全方位優化與完善，為不動產檔案管理效率與質量的提升提供堅實的保障。

參考文獻

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