當前基層事業單位登記檔案管理中存在的問題與對策

楊玉霞

摘 要：事業單位登記檔案管理是事業單位登記管理的重要組成部分，有著為事業單位提供便利服務、為社會查詢提供法律憑證、填補國家檔案空白的重要意義。伴隨著事業單位的改革進步發展，基層事業單位作為經濟發展中主體服務單位的載體，檔案登記管理呈現多樣化、復雜化。加強基層事業單位登記檔案管理工作是一項長期而艱巨的任務，要一步一個腳印地走，不斷提升事業單位登記檔案的管理規范化水平。

關鍵詞：基層;事業單位;登記檔案管理

事業單位登記檔案，是事業單位登記管理機關在事業單位登記管理工作中直接形成的對國家和社會具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。[1]它是事業單位進行設立、變更、年度報告公示、注銷、“雙隨機、一公開”的歷史記載，為事業單位管理和經濟社會發展服務。筆者結合多年來事業單位登記管理工作經驗，就當前基層事業單位登記檔案管理中存在的問題及對策談幾點體會。

1 問題與成因

1.1 基礎設施建設有待加強

目前，一些基層事業單位登記機關因經濟條件限制，或因單位領導沒有把事業單位登記檔案管理納入議事日程，導致在人、財、物上的投入不夠，沒有配備檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔一起用，檔案保管條件簡陋，沒有配備必備的設施設備，未達到檔案室防火、防潮、防盜等“六防”建設要求，存在一定的安全隱患。

1.2 登記檔案服務功能有待提高

雖然《事業單位登記管理暫行條例》已經規定了需要辦理變更登記的事項及時限，事業單位登記管理機關也通過“雙隨機、一公開”實地核查工作對事業單位登記事項進行督導檢查，但在日常管理中，大多數事業單位對名稱、宗旨和業務范圍、法定代表人的變化能夠主動、及時辦理變更手續，而對其自他認為不重要的登記事項變更積極性不高，導致登記管理機關不能及時掌握“最新”資料、開放檔案信息資源提供利用。

1.3 登記檔案管理有待完善

基層事業單位登記管理機關基本能夠按照有關要求制定檔案管理制度，對檔案材料進行收集、整理、保管、統計，維護檔案的完整與安全，但大多數人員都是半路出家，雖然具備相應的文化知識水平，但缺乏檔案管理工作相關的專業知識和基本技能，主要依靠的還是前任傳授或自己在實際工作中摸索積累起來的，不一定能跟得上時代發展的需要。另外，雖然一些單位制定了相關檔案管理制度，但在實際查詢、借閱過程中，制度程序執行還不夠到位。

2 思路與對策

2.1 要提高思想認識，注重使命擔當

思想決定行為。事業單位登記檔案管理走向科學化、規范化道路，需要各級領導以及工作人員的高度重視。

1）不斷提高登記檔案管理重要性認識。領導支持是提高登記檔案管理水平的關鍵，各單位領導一定要高度重視登記檔案管理工作，與日常事業單位登記管理、年度報告公示、“雙隨機、一公開”實地核查等工作同安排、同部署、同考核，定期監督、檢查與指導，想方設法創造檔案管理的物質保障條件，切實增加在人、財、物方面的投入，注重調動檔案管理人員的工作積極性，增強做好登記檔案管理工作的責任感、使命感與緊迫感。

2）不斷提高登記檔案管理電子信息化認識。隨著科學技術手段的不斷更新，登記檔案電子信息化也成為單位辦公自動化的重要組成部分。中央編辦《關于進一步優化事業單位登記管理服務的通知》（中央編辦發〔2016〕84號）文件就指出，“力推全事項、全流程網上辦理”，“待全國統一的電子證照、電子公文、電子簽章等辦法和標準規范出臺后，即取消補交相關紙質材料的環節”，這必將產生大量電子檔案，管理不當就很容易造成其丟失或損毀，這將是原始檔案的巨大損失。因此，要大力推進事業單位登記電子檔案的保存、備份、歸檔工作。

2.2 要加強標準化建設，為登記檔案規范化管理提供保障

事業單位登記檔案管理貫穿于受理、審查、核準、發證、公告的各個環節，因此，登記管理檔案標準化建設勢在必行。

1）建立工作臺帳，加強收集整理。文件收集整理是檔案管理工作的起點，也是最重要的第一步，將事業單位法人設立、變更、注銷登記及年度報告公示、“雙隨機、一公開”實地核查與檔案管理有機結合，審查與歸檔雙管齊下，使得登記檔案材料真實、有效、齊全。

2）安排專人負責，加強登記檔案分類管理。指派專人收集整理事業單位登記檔案。進一步強化“一戶一檔”制度，對各登記單位實行一戶一盒，按類、件、份歸檔，專柜存放，按設立、變更、年度報告、注銷、其他等進行分類整理，索引目錄統一印制，做到檔案分類準確、編排有序、裝訂整齊、查找方便，以提高登記檔案的利用和服務價值。

3）加大投入，加強配套設施建設。要把登記檔案基礎設施建設納入政府財政預算，按照“六防”要求標準配備計算機、打印機、掃描儀、檔案柜、檔案盒等設施，確保工作順利開展。

2.3 要加強登記檔案開發利用，提高登記檔案管理水平

開發利用檔案是事業單位登記檔案管理工作的最終目的，健全完善相關制度，加速登記檔案管理電子信息化步伐，使登記檔案管理工作發揮更大作用。

1）完善登記檔案收集整理制度。登記主管機關收到有關單位登記申請時，按照《事業單位登記管理檔案管理辦法》，對事業單位法人年度報告資料、變更資料、注銷資料等信息進行全面核查，認真梳理，切實做到紙質材料、電子數據材料、網上登記材料一一對應，盡快將歸檔文件送交檔案管理人員，以便及時將文件整理、歸納、分類。檔案管理人員在接收檔案時，審核材料是否齊全、內容是否完整、填寫是否規范等方面的問題，保證登記檔案的完整性。

2）完善登記檔案保管制度。完善保密制度，按照程序執行檔案查閱和借閱。如果檔案管理人員工作有所變動，應及時對所保管的檔案資料辦理交接手續，一一進行交接，做到清楚、完整，確保登記檔案的連續性。

3）完善登記電子檔案管理制度。按照《事業單位法人年度報告公示辦法（試行）》有關規定，自2018年開始，事業單位法人實行年度報告無紙化報送，大大節約了行政成本、提高了辦事效率，開啟了登記電子檔案時代的到來，各單位更應結合實際完善電子檔案管理制度。登記管理機關及時將網上登記的電子文件與紙質檔案同步收集整理，在儲存介質上建立設立、變更、注銷、年度報告等內容文件夾，然后將具體業務事項電子文件存入相應文件夾歸檔，依照登記證號進行編號，并在各種存儲設備中進行備份，形成整理、保存、歸檔“三即時”，為事業單位提供更高效、更優質的服務奠定基礎。

2.4 要加強檔案管理人員隊伍自身建設，優化服務質效

登記檔案管理工作專業性很強，需要由專人負責。要建立檔案管理考核責任追究制度，加強業務培訓與學習，積極向其他地區學習管理經驗，全面提高登記檔案管理人員的專業知識與實際操作能力，以適應當前工作需要。同時要注重干部隊伍的作風建設，強化服務意識，增強服務本領，提高服務水平，使檔案管理工作材料規范、內容齊全、管理科學、服務優質。

參考文獻

[1]中央編辦.《事業單位登記管理檔案管理辦法》.2007，第二條