淺談行政事業單位檔案管理的創新思路

包福祥

摘 要：社會經濟飛速發展過程當中，行政事業單位檔案管理工作要求越來越多。針對主要問題進行分析，與時俱進完成管理方法的創新以及管理要點的整合，才有利于行政事業單位長遠規劃進程的不斷加快。本文具體分析了行政事業單位檔案管理中已經存在的不利因素，并從新的角度出發，研究了檔案管理的創新思路，希望能為行政事業單位檔案管理部門更好地重構檔案管理模式提供有效參考。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;創新思路;分析;研究

行政事業單位需要履行執法監督、服務社會、造福大眾等重要的管理職能。現階段，行政事業單位改革檔案管理工作，尋找明確的創新發展方向，是檔案管理工作人員們必須完成的一項任務。具體實踐過程中，要先處理不利因素，不斷積累經驗教訓，或將檔案整理、檔案分類、檔案統計等工作緊密聯系起來，積極融合創新思想，大膽運用信息技術，進一步提高了檔案管理人員的綜合素質，行政事業單位才可為社會主義現代化建設做出最大貢獻。

1 行政事業單位檔案管理問題的分析

行政事業單位檔案管理中存在著諸多問題亟待解決，這些問題的存在，不僅限制著行政事業單位社會化發展，還讓內部改革、創新計劃的實施變得阻力重重。行政事業單位檔案管理問題主要體現在四個方面：第一，大多數行政事業單位都忽視了檔案管理工作的重要性，在管理模式的優化、管理方法的研究、管理思路的創新上投入精力不足。檔案管理缺乏時效性，不能產生最大化的經濟效益和社會效益，相關人員執行能力偏低，檔案管理監督效果自然不盡人意[1]。第二，一般而言，行政事業單位檔案管理工作要求業務人員具有專業性和相關技術技能，但實際情況卻是，行政事業單位檔案管理人員不僅負責本職工作，而且身兼多個崗位，平時事務十分繁忙，更難專心的、熱情的投入到檔案管理的創新中去，另外工作內容經常變動，也使行政事業單位檔案管理持續性和穩定性受到了阻礙，檔案管理工作效率和工作質量都處于比較低的水平。第三，行政事業單位檔案管理相關設備系統落后。上級領導對檔案管理工作不重視，投入資金少，導致相關的配套設備都處于較落后的水平，檔案室的防盜措施不足，導致檔案資料處于不太安全的狀態。第四，行政事業單位檔案管理難以適應當代社會，檔案管理方法和技術不僅處于落后狀態，與信息時代極不吻合，自然造成行政事業單位檔案管理操作效率偏低的弊端現狀。檔案管理人員對方便高效的信息工具技術能力低，將會使檔案管理工作滯后，阻礙檔案管理走向現代化。檔案管理需保證資料的完整性和安全性，因此，管理部門需要針對這個問題建立相關的保護制度，例如單位人員不能在沒有按照法定程序的情況下銷毀檔案。

2 行政事業單位檔案管理工作的創新思路

2.1 提升檔案管理水平

為了有效促進行政事業單位檔案管理科學化地開展，必須強化檔案管理工作重要性的廣泛宣傳，強化對檔案管理工作的培訓學習，從領導做起強化對檔案管理工作的重視程度，切實提升檔案管理工作水平。為此，行政事業單位首先要建立起完善高效的檔案管理工作領導隊伍，對檔案管理工作要開展定期化的指導和檢查，結合本單位的具體情況，對檔案管理工作及時引進科學化的考核機制，促使行政事業單位的檔案管理工作能夠實施動態化的管理模式，從一線員工做起認識到檔案管理工作的重要性，共同努力提升單位的檔案管理工作質量，促進行政事業單位檔案管理工作的科學化和規范化水平。

2.2 創新檔案管理體制

檔案管理體制的更新在檔案管理工作中十分重要，也在一定程度上影響到檔案管理工作的水平[2]。首先要明確檔案對中國文化的重要性，明確檔案工作在我國事業中所占有的重要地位。另外，還需要建立健全科學有效的檔案管理制度。建立的各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。除此之外，對檔案管理模式的更新也非常重要，采用國際上比較新的檔案管理模式，根據事業單位不同的情況進行改良，使其適應本地的檔案管理工作。整個檔案管理體制的創新是一項長期而艱巨的工作，這種創新是由上而下的。并且，管理體制上的創新既有著整體事業單位上的共性，也有不同地區、不同類型事業單位的個性。

2.3 立足應用信息技術

行政單位的檔案管理可以借助當代發達的信息技術水平，實現現代化管理水平。如何有效融合現代信息技術是檔案管理工作開展的重要問題之一。筆者認為可以從以下幾個方面著手：首先，信息的傳輸應保證時效性，確保信息能夠第一時間、高質量的被傳輸;其次，借助計算機、掃描儀等輔助檔案管理工作的開展，讓檔案資料錄入到計算機，當文字、圖片和音像資料都轉變成數據資料，電子和紙質分別保存。最后，可以通計算機網絡技術加強檔案管理工作，檔案信息分為保密和非保密，非保密可以進行資源共享，實現社會檔案信息的服務功能。

2.4 重視人才隊伍建設

檔案管理工作具有綜合性、保密性和政治性的特征，需要檔案管理人員具備專業的綜合素質和能力，能夠勝任檔案管理工作，使其能夠順利地開展，為此單位需要加強對檔案管理人員綜合能力的培訓，不定期組織和開展各種培訓會議和活動，鼓勵檔案管理人員積極參與，提高其專業能力[3]。此外，還需要重視檔案管理人員職業道德素質培養，因為檔案管理的部分內容具有機密性，涉及國家的安全和社會的穩定，在工作過程中，檔案管理人員要具備優秀的職業素養，不泄露任何檔案的內容，選拔德才兼備的人員充實到檔案管理工作中來，以保證檔案管理工作的先進性、真實性、安全性和封閉性。

3 結束語

綜上所述，目前我國的行政事業單位檔案管理工作中仍然存在很多不足與缺點。這些不足會直接阻礙事業單位的發展進步。因此，我們要依據當前社會發展的需求來充分改革事業單位檔案管理工作，讓檔案管理工作能夠跟上現代社會經濟發展的需求，努力提升我國事業單位發展的可持續化進程。

參考文獻

[1]魏明津.試論行政事業單位檔案管理工作的創新[J].檔案學研究，2019（23）115-116.

[2]王麗麗，石明凱.行政事業單位檔案管理創新思路的探索[J].科技創新導報，2018（09）277-278.

[3]楊雄杰，吳美菊.淺談如何加強行政事業單位的檔案管理[J].青年與社會：下，2018（14）89-90.