淺談如何加強城市管理執法檔案管理工作

魏旭東

摘 要：建立完善檔案管理相關制度，規范城市管理執法檔案的收集、整理、立卷、歸檔，促進規范執法，提升執法水平。

關鍵詞：執法檔案管理;收集;整理;立卷;歸檔

城市管理執法檔案是城市管理行政執法機關實施行政處罰、行政許可、行政強制、行政檢查以及其他執法活動中形成的、具有保存價值的各種文字、聲像、電子載體，以及相對人違法事實等各種記錄，是城市管理執法的重要組成部分，客觀記錄了行政執法活動的全過程，對于規范執法行為、提升執法水平、做好行政復議等發揮著重要作用。

1 目前城市管理執法檔案存在問題

1.1 城市管理執法工作缺乏檔案管理意識

部分領導干部和具體從業人員的檔案管理意識薄弱，沒有充分認識到執法檔案工作的重要性和必要性。當前，很多部門、單位未將執法檔案管理目標納入單位工作計劃，沒有把檔案工作同業務工作，同部署、同安排、同考核，對檔案部門組織的業務交流、課題研討等活動不夠積極，檔案法律意識、法治化管理工作得不到足夠的關切，城市管理執法檔案管理有些“偏軟”、“偏輕”的現象，個別領導存在認識上的偏差，忽視檔案工作，致使執法檔案對城市管理執法工作的重要作用沒有得到充分發揮。

1.2 城市管理執法檔案管理制度缺乏

各層級相應的檔案管理制度缺乏，職責分工不明，檢索信息整理過程緩慢，檔案管理規范化管理不足。檔案管理制度不健全、不完善，甚至有的沒有制度規范，在大量業務工作中，對工作中形成的業務材料、上級下發的資料沒有主動收集意識，有的簡單堆放，有的沒有立卷歸檔，或立卷歸檔不規范，未按照檔案管理規范和要求進行分類裝訂，致使檔案管理不到位。

1.3 專業人員短缺

專業人員短缺，從業人員多為兼職，不能滿足檔案管理的現實需要，人員專業素質有待提高。檔案從業人員多為兼職，并且更換頻繁，缺乏專職檔案管理人員，檔案業務不連續，專業技能提高慢，檔案管理只停留在完成工作層面。

1.4 檔案管理預算和投入不足

檔案管理預算和投入不足，在人力、物力、財力上支持不夠，檔案管理設備陳舊，信息化建設滯后，制約了檔案管理整體水平提升。沒有按照檔案庫房標準設立專業檔案庫房，甚至沒有庫房和專門的檔案櫥。案卷存放、保管達不到標準，需要時查找困難。

2 加強城市管理執法檔案對策建議

2.1 加強和完善城市管理執法檔案管理制度建設，促進檔案管理規范化、制度化

近幾年，為規范行政執法行為，各地根據《中華人民共和國檔案法》，相繼制定了一些條例、規章、細則，明確了行政執法檔案在行政執法中的地位和重要作用，是行政執法過程中的必要環節，對檔案的收集、建立、保管進行了規定。因此，部門單位要制訂和完善檔案管理各項制度，規范市管理執法檔案的收集、整理、立卷、歸檔、查閱和利用的各項行為和工作規程，使執法檔案規范化、制度化。

其次，結合執法工作實際，做到檔案管理三個明確，一是明確案卷材料的收集范圍、制作人、管理機構;二是明確案卷具體裝訂制作要求;三是明確案卷的交接和保管。同時建立執法案卷材料登記、傳遞、責任追究等各種管理制度。在具體執法工作中，堅持按制度辦事，嚴格制作規程，使檔案管理有章可循，有據可查。

三是在強化檔案管理工作領導。成立由分管領導任組長的領導小組，把檔案工作列入議事日程，經常督促、檢查、指導工作，定期召開會議，聽取匯報，研究部署執法檔案工作，協調處理工作中遇到的困難和問題，為檔案管理工作創造良好的環境和條件。

2.2 加強隊伍建設，提高人員素質

建設一支高素質的管理團隊，促進檔案管理規范化、信息化，是實現檔案管理的目標要求。一是選配一批政治素質好、專業知識扎實、事業心強，學歷較高的人員，充實檔案管理隊伍，結合實際，各單位應選配1-2名專職、各科室要有1名兼職的人員負責檔案管理工作。二是積極參加檔案業務學習培訓業務交流研討等，更新檔案管理新知識、新要求，強化日常管理，提升業務能力，掌握提檔升級方面的專業知識，接受檔案信息化、規范化建設最新的業務指導，提升檔案管理數字化、信息化水平。三是自覺接受上級檔案部門的監督、指導和檢查，加強檔案管理教育，切實增強檔案管理人員以及相關人員的檔案意識，把及時收集、整理、歸檔保存落實到檔案日常管理中去。

3 規范收集內容，提升檔案質量

3.1 嚴格收集范圍和過程

《山東省行政執法監督條例》中（2015年5月1日實施），“行政執法機關在行政執法活動中形成的檢查記錄、證據材料、執法文書等，應當按照國家和省有關規定進行收集、整理、立卷、歸檔，并實行集中統一管理。行政執法監督機關應當定期組織行政執法案卷評查”。住房城鄉建設部《城市管理執法辦法》中（2017年5月1日實施），“城市管理執法主管部門應當依法、全面、客觀收集相關證據，規范建立城市管理執法檔案并完整保存”，因此，城市管理執法檔案，應按照依法治檔的精神，在檔案管理部門專業人員指導下，分門別類地對業務檔案、實物檔案、聲像檔案等，按要求進行裝訂、裝盒、上架、編號，全過程做好檔案管理工作、提高檔案管理質量。

3.2 建立雙軌制度，提升檔案管理水平和內在質量

《山東省行政執法全過程記錄辦法》規定（2017年1月1日實施），“音像制作完成2個工作日內，將記錄資料存儲執法信息或本單位存儲器，不得自行保管。終結之日起30內將行政執法記錄形成的行政執法案卷，依法歸檔保存。”因此，隨著社會信息化的不斷進步，要求建立傳統與信息化雙軌制，將傳統紙質檔案作為第一手原始資料及時進行歸檔保存的同時，將紙質檔案與電子文件同步歸檔、鑒定和整理，同步著錄和利用，使得兩者相互依存、相互兼容。

3.3 不斷創新檔案管理模式

隨著城市管理執法工作的開展，執法檔案所起的重要作用，要求提供和利用的檔案內容不僅是文書檔案，更需要專業檔案、聲像檔案、實物檔案，以及從檔案原件中提煉出的檔案信息，因此，需要不斷地創新檔案管理方式方法，開發城市管理執法檔案管理計算機軟件，發掘利用檔案信息資源，發揮它在城市管理執法中的價值和效益。

參考文獻

[1]《山東省行政執法監督條例》。2015年5月1日實施

[2]《山東省行政執法全過程記錄辦法》（2017年1月1日實施）日起施行

[3]住房城鄉建設部《城市管理執法辦法》2017年5月1