新形勢下軍糧供應單位辦公室檔案管理創新

王艷敏

摘 要：檔案記錄社會發展與進步，是人類精神文明和價值凝聚的產物，所以做好辦公室檔案管理工作對事業單位來說具有重要意義與作用，軍糧供應單位更是如此。社會發展、進步，事物跟隨社會發展不斷開拓、創新，檔案管理也不例外。新形勢下，軍糧供應單位辦公室檔案管理如何創新是本文研究的重點，提出管理創新手段，僅供參考。

關鍵詞：新形勢下：軍糧供應單位;辦公室檔案管理;創新手段

自軍糧供應體制改革以來，糧食部門軍糧供應職能進一步加強，機構更加健全，制度完善，管理規范化，供應順暢，保障官兵生活穩定。糧食市場全面放開新形勢下，軍糧供應單位管理部門必須加強規范化建設，做好辦公室檔案管理工作，確保軍糧質量，全面貫徹軍糧政策，才能按時、按質、按量、按品種保障部隊用糧。

1 辦公室檔案管理的作用

辦公室檔案資料作為單位日常工作產生的基本資料，主要是對各項工作情況的記錄，這對于單位發展來說具有重要意義。具體表現為：辦公室檔案管理為單位管理者各項決策開展提供更加全面而真實的信息，幫助管理者做出正確判斷和決策，有助于各部門之間工作的有效銜接，提高整體工作效率。各項工作開展提供重要基礎資料，提供工作實施參考資料[1]。針對日常管理工作展開評價都和參考檔案資料確定最終評價結果，便于管理層對基層工作準確評價，輔助績效管理;軍糧供應單位管理體制改革，引入社會化人才機制，檔案管理不單單只是對各種信息資料的記錄、統計，已經在新形勢下變為基礎資料的動態化管理，提高具備數據信息的同時還為其他職能部門提供各種資料，并將它們有效組合。單位管理制度天氣歐證、資源調配都可依靠檔案管理完成，管理效率顯著提升。

2 軍糧供應單位辦公室檔案管理工作存在的問題

2014年國家頒布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意》以下簡稱為《意見》文件，要求部門根據自身實際情況貫徹落實文件內容，但由于大多數部門單位在檔案管理方面存在的問題過多，管理人員不能全面了解檔案管理工作內容，甚至存在檔案管理人員不重視檔案管理，最終造成檔案遺失或損毀。

檔案結構有待優化。根據調查表明，有很多部門存在檔案資源結構不合理的情況，不僅是軍糧供應單位，軍隊后勤部門和事業的那位都存在這樣的問題，檔案利用效率低，不能有效分配人力資源，檔案內容分類混亂，最終導致檔案提取效率低。

檔案共享度低[2]。辦公室檔案文件是軍糧供應單位信息保存的主要途徑，實現資源共享才能保障工作效率的提升，但由于檔案資源信息化、數字化，工作量巨大，單位相關資金和人力投入少，最終造成檔案共享度低。

檔案保管條件問題。檔案管理場所必須要保障檔案文件的安全，具有防水、防塵、防曬和防潮的功能，但從當前軍糧供應單位辦公室檔案貯存現狀來看，依然達不到以上功能全具備的要求，加上檔案量多，管理條件達不到要求，必須會損壞當年文件的完整性。

3 檔案管理創新思路探索

3.1 突破人工檔案管理局限

人工檔案材料編寫模式下，文件起草、內容修改以及后期整理、歸檔都是人工完成的。通過對現代化科學技術的利用，在檔案管理中引入計算機技術，應用計算機系統幫助人工完成上述內容，文件起草、修改等流程在計算機技術的支撐下有效連接。檔案管理信息化、數字化是當前檔案管理規范的重點與發展方向[3]。

管理人員在檔案立卷工程中，由于是在自己主觀意識主導下完成檔案分類，雖然滿足分類規范需求，但由于個人能力素質之間的差距，導致不同人員在檔案分類上存在明顯區別，最終導致檔案管理分類不規則，對后期檔案文件管理和查閱帶來不利影響。通過對計算機的使用，代替人工，對文件條目內容打印，再根據文件形成順序有序分類，提高檔案歸檔準確性，歸檔效率提升，人工操作失誤大大降低。

3.2 加強檔案管理人員綜合業務能力

軍糧供應單位辦公室檔案管理人員每天的工作內容比較繁雜，工作量較大，所以會有著更高的要求，而檔案管理人員更要保持責任心，具備良好職業道德，態度積極向上且具與奉獻精神;專業化程度高，檔案管理知識儲備容量多，同時會使用現代化管理技術和手段[4]。當檔案管理人員具備上述條件，才能不斷提高自身綜合業務能力。

新形勢下，綜合素質人才一直以來都是社會急需人才，檔案管理也注重對著這方面人才的收納，高素質人才不僅了解國內相關檔案法律法規，還對國外先進管理知識有所了解，并能夠依照國家相關法律依法管理，創新優化，積極開拓檔案管理新領域，從而為新形勢下的軍糧供應單位辦公室檔案管理工作難過做出巨大貢獻。

3.3 創新辦公室檔案管理理念

理念創新是辦公室檔案管理創新的基石。要想實現辦公室檔案管理工作創新，單位領導層和檔案管理人員必須創新管理思想，提高創新意識。針對當前自身檔案管理現狀深入分析，檔案管理人員才能發現現有管理中存在的問題，找到管理工作創新的切入點。一名優秀、合格的辦公室檔案管理人員，必須樹立服務意識，這是辦公室檔案管理創新的重點[5]。辦公室檔案管理工作人員必須及時跟新自身檔案管理思想，樹立檔案管理與服務目標，緊跟時代發展，摒棄傳統落后陳舊管理思想。

軍糧供應單位要加強對管理人員思想解放工作。從內部入手，讓員工意識到檔案存在的意義與管理的作用，這樣一來，服務意識才能在每位檔案管理員工心中扎根。檔案管理人員不僅要服務部隊，更要服務于單位內部每位相關人員。被動服務轉變為主動服務，為需求者主動提供檔案信息，促進辦公室檔案管理創新順利開展。

3.4 檔案管理創新手段

檔案管理工作服務于其它種類的工作，所以檔案管理要以使用者利益為基準，確保用戶使用效率，方便檔案查閱人員、提取人員能夠在最短時間內獲取所需信息;創新服務手段。要求檔案管理人員積極學習和創新管理手段，結合傳統管理模式，吸納傳統管理優勢，并在此基礎上開拓創新，這里要注意不可全面覆蓋，保留傳統有效管理手段的同時，還要引入先進管理手段，確保新老用戶使用便捷。除此之外，還起到引導用戶學習新的查閱、調取方式，讓用戶懂得如何操作現代技術和查閱工具。依靠計算機技術并將此作為檔案管理主要管理手段，提升信息服務率，檔案管理透明度增強，使用便捷性和安全性提高，檔案管理部門逐漸轉變為現代化水平信息管理部門[6]。檔案保存價值發揮，檔案信息利用率提高。

3.5 檔案管理創新，實現檔案事業可持續發展

軍糧供應單位在辦公室檔案管理方面投資力度小，但可以通過對自身檔案資源的利用，實現對檔案資源和現代社會經濟發展之間的聯系的探索，開拓檔案發展道路，創新檔案管理手段，檔案管理事業實現可持續發展，對現有檔案管理資源充分利用，檔案信息資源價值提升，在社會發展自身功能價值更加凸顯，從而促進社會健康穩定發展。

4 結語

總之，新形勢下軍糧供應單位要想實現辦公室檔案管理模式的創新，首要任務是實現現代化的檔案管理模式，依靠計算機技術，提高管理人員綜合業務能力，創新管理理念，提高服務意識，創新檔案管理方式，確保檔案資源的充分利用，最終促進檔案室也可持續發展，發揮檔案資源的價值與功效。

參考文獻

[1]毛絮穎.加強軍糧供應單位檔案收集與整理工作的對策[J].青年時代，2017，（7）：191-191.

[2]李亞軍.如何提高辦公室檔案管理工作效率[J].魅力中國，2019，（49）：19.

[3]鄭藝.淺析辦公室檔案信息化管理策略[J].卷宗，2019，9（33）：75.

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[5]張淑慧.加強辦公室檔案管理的創新思路[J].卷宗，2019，9（31）：41.

[6]徐海霞.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2019，（21）：186-187.