淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

方世秋

摘 要：人事檔案是記錄每一個參與工作的人在工作過程中接受各種學習教育和進行社會活動實踐軌跡的詳細記載，在基層事業單位的建設過程中，是完全能夠幫助上層管理者更好地進行人才選拔和錄取的重要信息資源。

關鍵詞：基層事業單位;人事檔案管理;人事制度改革;新形勢變化;工作質量

1 前言

人事檔案管理工作的存在對于基層事業單位的建設十分關鍵，它的存在能夠為單位的發展、人員的容納、工作的順利進行提供相應的保障，如實地反映了單位的發展歷程和每一個工作人員的優勢劣勢。但是就現階段基層事業單位的人事檔案管理而言，在長期的使用過程中，由于存在人員頻繁變動的情況所暴露出來的問題也越來越多，加強對人事檔案管理的力度也十分關鍵。

2 基層事業人事檔案管理工作存在問題

2.1 管理制度的不規范問題

在基層事業單位的人事檔案管理工作過程中，管制制度不規范的問題已經完全暴露了出來。第一個表現就是相關人事檔案管理工作的規章制度并不健全，這主要是因為在一部分的基層事業單位中，認為人事檔案管理工作的重要性不明顯，在進行實際工作落實的過程中都只是依靠著國家和相關行業中所下發的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等[1]，這些條令僅僅只是對人事檔案管理工作進行了較為粗糙的規范，并沒有結合每一個基層事業單位的實際情況進行改善和調控，一旦沒有形成符合某一個單位實際的實施細則，就很容易出現檔案管理的工作成為“空架子”，并沒有實質性的意義和內容。第二個表現則是基層事業單位對相關的人事檔案管理制度落實是不到位的，這一部分的基層事業單位雖然已經認識到了人事檔案管理工作的重要性，只是具體的落實過程中還存在些許不足。一般來說建立起整理、歸類、分析、查閱到傳遞等各項人事檔案管理制度，看起來好像很是完善，但工作的時候由于工作人員的問題往往會出現收集、歸檔、審核不嚴謹的現象，甚至還存在著撤檔、涂改、銷毀個人檔案的情況，很容易造成人事檔案的丟失和失真。

2.2 人事檔案管理工作人員專業性較差

根據我國《檔案法》的明確規定，從事人事檔案管理工作人員必須要具備專業化的能力，而針對專業化能力的具體表現就是其是否有證件，因此在基層事業單位進行人事管理的工作人員需要具備相應的證件。在擁有證件的基礎上，還需要從業人員具備較高的政治素質和業務素質[2]。這一點是很多從業人員所做不到的，而且基層單位的工作本來就很復雜，相應的人事變動情況十分頻繁，因此產生的人事檔案管理信息就更復雜、更難以管理。這時候基層事業單位的人事檔案管理從業人員專業性不強的話，是非常不能夠滿足實際需求的。因此很多人事檔案管理工作的從業人員并不能夠發揮自身的作用，而是成為檔案“保管員”的角色，最終就使得人事檔案管理工作浮于表面、流于形式。

3 加強基層事業單位人事檔案管理的措施

3.1 健全基層事業單位人事檔案管理的制度

健全基層事業單位人事檔案管理的第一步是要對各項檔案管理工作制度進行完善，而且要求要重視相關工作的落實，不能使得工作流于形式。在明確按照《干部檔案工作條例》的基礎上，明確每一個從業人員自身的職責和任務，要求秉承著“一個蘿卜一個坑”的工作原則，使得相應的工作流程更加完善。第二步需要加強人事檔案信息的收集工作，要求更全面地、網格式地進行搜查和整理，相應的年度考核、學歷教育、獎懲、業務培訓等信息整合在一起，能夠使得基層事業單位的人事檔案管理工作更為完善，并且在后期進行檔案查取和使用的時候更為便利。第三步則是要重視對人事檔案的目錄進行整理，目錄對于資料的查詢來說是十分關鍵的，只有具備了清晰明了的目錄，相應的查閱工作和整理工作才會更簡單便捷。

3.2 提升基層人事檔案管理人員的專業性

我們都知道人事檔案管理工作是一項非常繁復、程序很多而且很繁雜、瑣碎的工作，相應的連續性也是比較強的，因為基層的事業單位總是處于一個不斷建設的過程中，相應的工作人員變動也十分頻繁和多樣，因此基層事業單位的檔案管理工作連續性會十分強，這樣就需要有專人進行專門的管理、長期的管理，而且還需要配備足夠的人事檔案管理人員才能夠幫助基層事業單位招聘工作的順利進行。而且針對現階段基層事業單位人事檔案管理工作的開展情況來說，提高人事檔案管理人員的專業性十分關鍵，在提升其專業性的過程中還需要加強對從業者綜合素質的完善。第一步要做的就是要把好入口關，也就是說在選派原始檔案管理工作人員的過程中必須要堅持德才兼備的標志，堅持辦證上崗，只有具備了相應的證件，他們才能夠具備基本的上崗要求。另外是在道德品質的方面，一定要選擇那些遵紀守法、公道正派、內心有一桿秤、公平、正義的同志來進行人事檔案管理工作，防止他們受到外界利益的引誘而做出篡改、涂改檔案的情況[3]。第二個是加強人事檔案管理工作水平的提升，也就是要積極地組織這些從業者進行學習，尤其是對于上級所頒布的文件、條例、標準，還有經常外出參加培訓，請外來的專家進行授課等，使得人事檔案工作的規范化建設更為順利。

3.3 加快人事檔案管理軟件的研發

我們必須要認識到，信息化的人事檔案管理平臺搭建對于信息化建設來說是具有關鍵意義的，而這一過程的實質就是對信息化檔案管理軟件的應用。為了進一步確保基層事業單位人事檔案信息的保管安全、提供方便、準確利用，在實際的工作過程中可以根據信息量配置網絡化存儲設備，并始終堅持用科學發展的眼光建立存儲系統。而且隨著我國網絡技術和科學信息技術的不斷發展，我國的網絡化資源利用也變得越來越合理，越來越廣泛。因此，大范圍利用相應的計算機軟件和大數據處理技術、云盤、虛擬存儲空間的措施能夠實現對人事檔案信息化存儲安全性保障，優化相應的工作步驟。其次，還需要注重基層事業單位人事檔案管理軟件的實際操作能力與人性化考慮進行統籌規劃，保證在正確使用軟件的基礎上，進一步提升人事檔案信息安全性與保密性，從而更好得將人事檔案電子化操作的進程不斷完善。

3.4 提高對人事檔案管理工作的重視程度

就基層事業單位的人事管理來說，相應的領導人應當加強對人事檔案管理工作的重視程度，尤其是在基層單位中進行人事分管工作的領導，他們只有意識到人事檔案館管理工作的重要性，以及人力資源規劃工作的重要地位和作用，能夠將其納入議事日程中。其次，對于檔案管理工作還應當的給予定期的研究、部署、制定相應近期或者遠期的規劃和實施方案也十分關鍵。

4 結束語

綜上所述，對于人事檔案管理工作來說，這實際上是一種人事管理型的活動，而且在我國的歷史發展的過程中檔案管理是十分關鍵的，經歷了日積月累的變化之后，檔案管理工作的種類和具體內容也變得更加豐富。為了促進我國現階段基層事業單位人事檔案管理工作的改革和創新，就要緊緊跟隨時代的發展來深化改革目標和內容，以提升工作人員專業性、完善具體工作流程和工作細節，幫助基層事業單位能夠在長時間的社會主義發展過程中保持一個穩定、陽光的發展態勢。

參考文獻

[1]邵貝卡.行政事業單位人事檔案管理工作存在的問題及解決對策探索[J].現代國企研究，2017（12）：67.

[2]孫偉.淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛生產業，2015，12（30）：168-170.

[3]李新梅.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].商，2015（27）：28.