新形勢下醫療單位檔案管理新思路

陳愛平

摘 要：隨著電子信息技術在醫療單位的普遍應用，我國醫療檔案管理也迎來了新的發展，這種發展是一種挑戰也是一種機遇，利用現代化的技術對醫療檔案進行信息化管理是醫學發展中的必然趨勢。筆者就現階段醫療單位檔案管理現狀加以總結，分析出檔案管理電子化、信息化的趨勢和優勢，并就如何實現檔案管理電子化提出了自己的見解。

關鍵詞：醫療檔案;電子化;趨勢;途徑

1 引言

醫療檔案管理的效率將直接影響醫院內部醫療衛生系統的進步和發展。隨著信息時代的到來，科學技術正在發生著巨大的變革，醫療檔案作為醫院日常經營活動的重要載體，其管理方法和途徑也面臨著新的挑戰。在醫療事業單位中，檔案管理逐漸細化，所含內容也越來越廣泛，傳統的管理檔案的方式已經難以適應，電子檔案的使用已經是一種不可阻擋的趨勢。因此，筆者希望通過此文對電子檔案在醫療事業單位的實用性進行探討，希望有助于各醫療事業單位對電子檔案管理方式的引入跟運用。

2 醫療機構檔案管理現狀

1）傳統檔案多，歸檔復雜。傳統的醫院檔案中涉及很多原始文件、圖標、圖紙等，檔案管理的歸檔、查閱、統計包含著較大的工作量，因此管理起來諸多不便，在文檔數量、種類不斷增加的情況下人工操作容易出現檔案管理錯誤的問題，因此傳統的醫院檔案管理方式已經滯后。

2）電子檔案的逐漸普及。醫院的日常工作會產生大量的電子檔案，并且這些電子檔案具備重要的科研、醫療價值。因此近年來醫院對電子檔案的管理也提上了日程。電子檔案本身方便快捷、傳輸速度快、靈活環保、共享簡單。但其保存和處理也有一定的復雜性，面臨的檔案風險也更多，因此電子檔案的整理和保護就顯得特別重要。

3）檔案信息電子化管理的意義。在非信息化的時代，眾多檔案文件以紙質形式存在，作為最有實用價值的信息資源庫，這樣的存在形態使得珍貴的檔案信息資源不能很好的為各政府領導和廣大人民利用，而電子化可以很好的解決這個問題。實現檔案電子化，能夠沖破檔案利用的種種局限，使得檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息化的合理配置，科學管理，為社會提供高效的服務。

3 醫療檔案電子化管理的優勢

1）醫療檔案電子化有助于保護檔案原件。在進行醫療檔案管理過程中，信息化的處理手段可以有效地保護各類檔案原件，直接減少醫護人員對檔案原件的接觸，避免了檔案原件直接被接觸和重復使用可能造成的磨損，從而可以達到保護檔案原件的目的。同時，醫療檔案信息化的管理可以在很大程度上降低甚至避免重要檔案原件丟失的風險。

2）醫療檔案電子化有助于改善文件歸檔方式。醫院在進行醫療檔案管理過程中，檔案部門需要對各類檔案進行分門別類的著錄。信息化技術的使用可以使歸檔人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，歸檔人員只需要輸入指令就可以快速完成相關內容的更改，大大改善了文件歸檔的方式。利用快捷高效的計算機技術進行檔案歸類，不僅可以有效地節省人力，同時可以提高相關工作人員的工作效率。

3）醫療檔案電子化有助于整合和共享檔案信息資源。醫療檔案整合的主要目的是實現檔案資源的系統化、有效性和共享性，從而進一步擴大醫療檔案資源使用的范圍和覆蓋面積。醫療檔案的信息化管理形成了一系列的醫療電子文件，相比傳統的檔案原件，醫療電子文件更便于搜索和導航，可以有效地增加對檔案原件的應用程度和效率。同時，電子醫療文件加快了其在各個部門和各個科室之間的信息流動速度，各科室之間可以無沖突地使用相同的醫療檔案內容，大大提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現了醫院各部門之間檔案信息資源的共享和溝通。

4）醫療檔案電子化使檔案的檢索和使用便捷化。將醫療檔案進行信息化管理后，可以對醫療檔案進行電子文檔歸類并形成電子目錄。醫護人員利用快捷方便的電子信息查詢系統，利用關鍵詞可以快速查詢到所需要的相關醫療信息。相比傳統的檔案搜索方式，電子化的檔案信息查詢方式具備更加快捷、方便、準確、系統的優勢。

5）醫療檔案電子化改善了檔案管理模式。在傳統的醫療檔案管理過程中，大部分的檔案資料都是以紙質化的方式進行歸檔存放。隨著時間的推移，檔案資料越來越多，需要大量的空間進行檔案的存儲。這些紙質檔案的管理還要做好溫度、濕度等環境因素的控制以及蟲鼠等生物防治，從而出現了管理成本居高不下但使用效率低下的現象。信息化的醫療檔案管理方式可以很好地解決檔案的存儲空間和存儲成本問題，并明顯地提高了檔案的使用效率。

4 實現檔案信息電子化管理的途徑

1）規范電子化檔案管理制度，加強人才培養。我們應該由上至下建立統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔方法等內容，定期整理、分類歸檔，由專人負責，并妥善保管，確保歷史檔案資料的完整和安全。同時有計劃的對檔案管理人員進行政治思想教育，并組織參加培訓，掌握信息技術的新知識，造就大批檔案管理的高素質人才，從而滿足電子化的檔案管理工作需要，改變電子化檔案管理人才缺乏的現狀。

2）加大數據庫建設力度，實現檔案管理的信息資源的數字化。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，也是工程的主體。建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。在加快檔案數字化建設的同時也要規范檔案數據化的技術系統，并逐步建立互通兼容系統，使各種電子檔案在通用標準下順暢轉換。

3）建立電子檔案應用，實現資源共享平臺。我們需要建立電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上開辟專區，以科室為單位分業務類別建立檔案目錄，目錄下按發生時間存放相關電子檔案資料。共享平臺需按級次設置查訪權限，以便機關各科室自行查詢所需資料，消除影響資源共享的其他因素，全面提高整體工作效率。

4）加大基礎設施建設的資金投入。建設軟硬件基礎設施是醫院檔案管理現代化建設的基礎。醫院應購入系統性的電子檔案管理軟件，并適時更新、升級。促進檔案管理的現代化進程，建立統一的數據平臺，形成檔案銜接，保持共性數據的一致性，充分實現數據共享，跨地域收集檔案和調閱檔案，提高工作效率;同時醫院電子檔案管理工作人員需適時進行專業化培訓，與電子檔案發展的需要及電子技術發展速度同步，從而促進醫院電子檔案的發展進程。

5 結語

隨著信息社會的發展，加快醫療單位現代化建設勢在必行。醫院管理人員和工作人員應充分認識到電子檔案的重要性。要立足大局，面向未來，全力支持電子檔案工作的開展和實施;建立健全電子檔案管理制度和工作制度;投資改進配套設備和培養檔案專業人員;充分發揮電子檔案的優勢，為廣大患者和團隊服務，促進醫院全面協調發展。

參考文獻

[1]張敏玲.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究[J].經營管理者，2015，23（13）：187-187.

[2]韋香玲.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].人力資源管理，2018（6）.

[3]蘇建華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（24）：125-125.