檔案化管理在學校學生電子學籍管理中的應用

于梅?張洪偉

摘 要：2016年國務院印發《國家電子文件管理十三五規劃》，學籍信息電子化被列入規劃中，學籍檔案電子化是使用電子化工具系統搜集呈現學生學籍信息，為建立高效的學籍檔案管理，必須運用信息技術與網絡管理技術，遵循國家檔案局相關標準規范，結合《數字檔案觀建設指南》要求，實現對學生學籍信息電子化歸檔，基于教務管理系統的學籍信息電子化歸檔研究意義重大。

關鍵詞：檔案化管理;學生電子學籍

2008年教育部與檔案局聯合發布《學校檔案管理辦法》，以法規形式將學生類檔案列入歸檔范圍，學籍檔案是學生類檔案的重要部分，是學校招生錄取、學籍管理等活動中，直接形成記載學生在校情況的歷史記錄，加強學籍檔案管理工作，對學校管理具有重要意義。隨著教育改革發展，許多學校建立數字化信息為基礎的數字化校園，檔案館應依托數字化校園建設，對學籍檔案生命周期進行管理。本文以學生學籍檔案管理為研究對象，依靠行政規章制度，采用前端控制等方法，及時完整獲取學籍檔案信息資源，實現對學籍檔案的集成管理。

1 學校學籍檔案管理中的問題

學籍管理是教育部門的常規管理，目前我國學校學籍檔案管理中存在不少問題，主要包括學籍檔案范圍界定不明，學籍檔案多頭管理，電子文檔歸檔方式落后。國家教委發布《高校檔案工作規范》，教學類檔案學籍管理列出學籍材料歸檔范圍，與《高校檔案管理辦法》學生類歸檔范圍概念有不同，前者范圍大于后者，為將畢業等登記表列入歸檔范圍，后者列為學生類獨立項。對學籍檔案概念界定有待明確[1]。

學籍檔案由學校多個部門歸檔材料匯集，學生處有學生錄取名冊等。學籍檔案管理各部門有獨立管理系統，學籍材料不能及時歸檔導致形成信息孤島。歸檔前學籍材料分散在學校各部門，由于學籍檔案管理人員對學籍檔案管理業務熟悉，但對計算機網絡技術應用能力不熟悉，導致教務處管理系統學籍材料不能及時歸檔。學籍檔案管理各部門相互獨立，嚴重影響學籍檔案電子化歸檔。檔案信息化隨著網絡技術發展逐步形成的管理模式，目前高校教學管理中大多使用教務管理系統，網絡傳輸等信息技術，但學籍檔案管理信息化程度不高，學籍檔案歸檔沿用傳統手工管理模式，如學生學籍表，畢業生學歷證書電子注冊信息表等以學生錄取年份整理存檔，傳統手工管理方式導致學籍管理工作量增大，造成學生個人查準率降低。

各高校重視紙質學籍材料的歸檔工作，有關部門不愿對電子學籍材料歸檔，不少學校檔案部門將紙質學籍檔案掃描數字化，對知識檔案數字化需要一定時間，電子學籍材料歸檔時間滯后，不同載體的檔案不能統一管理，影響學籍檔案信息資源開發。目前教務處系統形成大量電子學籍信息，但電子化歸檔工作尚未啟動，檔案部門采用紙質收集整理方法，無制度性文件要求電子學籍歸檔，造成大量電子信息滯留在業務系統中。學校教務處信息系統建設目標為滿足師生及管理人員業務開展，未考慮形成的學籍電子信息如何歸檔。

2 學生學籍檔案電子化管理

2.1 學籍檔案電子化管理架構設計

要想解決目前學校學生學籍電子檔案管理中的問題，必須依靠管理模式改革創新，基本思路是確定學籍材料歸檔范圍，構建學籍檔案管理框架，以框架為基礎建立檔案化標準接口，對學籍電子材料進行抽取采集，使材料信息形成時置于檔案館監督管理下，提出組合型電子學籍卡的概念，使海量學籍電子信息與檔案集成，實現學籍檔案高效管理。

首先突破傳統觀念，明確細化歸檔范圍是做好學籍檔案管理的基礎，學籍材料歸檔被定為入學登記表，學生成績總冊，學生學籍變更材料等。學籍材料歸檔范圍不能囿于傳統觀念，要建立現代檔案管理理念，是檔案管理工作順應時代發展的必然要求。學校在招生錄取等階段工作中正常產生的，保障學生與學校權益的材料應列入學籍檔案范圍[2]。

其次，增加歸檔內容。隨著信息化建設發展，檔案館對學位論文實行網絡化實時歸檔，材料反映學生具有的科研能力，是學校人才培養的真實記錄。教育部實行學生學籍電子注冊，學校建立新生入學系統，由此產生的入學信息，畢業信息列入歸檔范圍。畢業生檔案轉遞工作是學生培養的最后環節，對檔案去向必須有明確記載。檔案去向信息列入歸檔范圍，全面反映學生入學到離校各方面情況，使學籍內容更加豐富。

2.2 學籍檔案信息采集與實時歸檔

應考慮采用技術方法準確獲取數據，檔案館應建立檔案化標準接口，數據產生時進行抽取歸檔集成，由系統完成學籍檔案預立卷工作，提高工作效率。

檔案人員與職能部門檔案員溝通合作，對學籍信息生成進行統一規劃，明確歸檔范圍，統籌部署當納管的數據交換，將預先設定的監控功能嵌入數字化校園系統，檔案館能得到檔案化標準數據，確保數據實時更新，使數據完整性有效性得到保障，學校檔案館從相關部門抽取采集信息包括入學信息，畢業信息等。完成數據實時歸檔主要關鍵技術是創建檔案化標準接口，對歸檔數據進行檔案化處理[3]。

實時歸檔技術將采集信息分為全校共享信息與非共享數據。共享信息學校其他部門會用到，相關部門采集后存放在數據中心。通過檔案管理系統與數據中心檔案化標準接口獲得信息，非全校共享數據需在檔案管理系統與有關部門管理系統建立標準接口，使非全校共享數據由相關部門歸檔到檔案館數據庫。信息由接口程序進行檔案化處理，如利用接口程序編制檔案號等，進行實時歸檔時完成學籍檔案預立卷工作。實時規定技術應有嚴格的流程控制，管理系統生成《電子文件登記表》，有相關責任人簽署審核意見，保障電子檔案真實有效。

2.3 基于組合型電子學籍卡的檔案網絡化管理

實時歸檔到檔案數據庫學籍電子信息，存放在數據庫不同數據表，一些培養材料電子文件存放在檔案服務器，但基礎數據量龐大，如何設計學籍檔案管理系統，將繁多的學籍信息集成，讓每個學生基本情況直觀展現？提出創建組合型電子學籍卡的方法，實現學籍檔案信息的集成管理。

組合型電子學籍卡以學生為管理對象，不同卡片管理有類別標簽。組合型電子學籍卡功能是對學生學籍信息動態匯編，學生的一卡通號起到關鍵作用，學生在校期間一卡通號不變，通過號碼字段值將數據庫學生學籍信息關聯，分類顯示多張電子卡片，將硬盤電子文件于信息掛接，供檔案管理員進行關聯利用。根據學生培養情況變化，檔案管理員動態增加新電子卡片，學生學籍發生變化，組合型電子學籍卡對學籍信息及時跟蹤。

目前體制要求實行紙質與電子檔案并存，應注意對學籍紙質檔案歸檔管理，利用組合型電子檔案管理，使學籍檔案管理更加科學規范。以學生為管理單位，建立組合型電子學籍卡內容的學籍檔案案卷，每卷紙質檔案對應組合型電子學籍卡，兩種載體檔案管理內容檔案號相同，對部分無電子的學籍檔案，將掃描件掛在學籍檔案管理系統附件卡片管理，無紙質載體的學籍檔案，依照學籍檔案歸檔制度，每年固定登陸管理系統，打印學生組合型電子學籍卡內容，歸檔到檔案館。

參考文獻

[1]夏妍.基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔研究[J].智庫時代，2019（21）：239+242.

[2]楊沁.基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔研究[J].檔案天地，2019（02）：48-50.

[3]陳小芳.普通高中學生電子學籍檔案管理的實踐與思考——基于浙江省電子學籍系統管理辦法的分析[J].中國教育信息化，2011（12）：64-66.