淺談行政事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)

包福祥

摘 要：行政事業(yè)單位檔案管理工作人員要在檔案管理的電子化建設(shè)上下足功夫，應(yīng)考慮實(shí)際情況后做好檔案管理方法的創(chuàng)新，并且提升綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、實(shí)踐能力等，最后為行政事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中，信息技術(shù)的應(yīng)用和管理經(jīng)驗(yàn)的積累顯得非常必要且關(guān)鍵，檔案管理工作人員只有站在新的角度、不同層面上分析電子化建設(shè)的重要性，才能發(fā)現(xiàn)檔案管理電子化建設(shè)的真正價(jià)值。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;電子化建設(shè);分析

社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使企業(yè)信息化建設(shè)的步伐不斷加快。做到與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大技術(shù)領(lǐng)域，對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部改革與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而言可以起到促進(jìn)的作用。檔案管理電子化建設(shè)，就是行政事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中不可或缺的重要內(nèi)容，分析它的巨大優(yōu)勢(shì)，妥善解決管理問(wèn)題，檔案管理工作也將取得事半功倍的理想成效。對(duì)此，筆者特意憑借多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)總結(jié)了一些可行性對(duì)策。

1 行政事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)的重要性

部分行政事業(yè)單位依靠人力完成檔案文件的整理和檔案資源的分類(lèi)。人工處理方式的應(yīng)用，比較節(jié)省資金投入，但是檔案管理速度較低，管理工作問(wèn)題較多，甚至存在操作失誤等情況，直接給行政事業(yè)單位整體的發(fā)展帶去了不利影響。傳統(tǒng)觀念下的檔案管理，無(wú)法滿(mǎn)足行政事業(yè)單位檔案管理工作的要求，新時(shí)期運(yùn)用信息技術(shù)、媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，針對(duì)上述問(wèn)題做出妥善處理，巧妙融合電子化管理理念，加強(qiáng)檔案管理的電子化建設(shè)十分關(guān)鍵，這樣一來(lái)，還能促進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部革新，其他部門(mén)工作協(xié)調(diào)配合，一舉數(shù)得[1]。另外，檔案管理人員在較短時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定任務(wù)，進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位的工作效率，此方式實(shí)際的推廣價(jià)值相當(dāng)高，避免耽誤更多時(shí)間，同時(shí)保障工作質(zhì)量，行政事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展取得良好成效，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃之路必然走得一帆風(fēng)順。

2 行政事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的問(wèn)題

2.1 安全性不高

現(xiàn)階段，行政事業(yè)單位中的檔案管理還缺乏安全有效的保證，在行政事業(yè)單位中，有一部分檔案信息和資料是具有特殊性質(zhì)的，會(huì)涉及國(guó)家的機(jī)密性問(wèn)題。在檔案管理電子化建設(shè)的過(guò)程中，行政事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)此類(lèi)檔案資料進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，而是做出的統(tǒng)一性處理，這雖然在很大程度上方便了檔案信息資料的應(yīng)用，但是，這也成了一個(gè)非常大的安全隱患，國(guó)家機(jī)密性檔案資料很可能在審查與公開(kāi)工作當(dāng)中遭到泄漏，甚至?xí)驗(yàn)楹诳腿肭謫?wèn)題而遭到毀損。

2.2 匹配性不高

近些年來(lái)，行政事業(yè)單位已經(jīng)逐步推行了無(wú)紙化辦公，但是，其中有一個(gè)非常嚴(yán)重的問(wèn)題，那就是當(dāng)前的電子化建設(shè)平臺(tái)不能夠兼容全部的專(zhuān)業(yè)軟件以及文件形式，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率與便捷性難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一與提升[2]。雖然，單位成員都可以憑借自身的權(quán)限來(lái)閱讀一些文件，但是，其中也常常出現(xiàn)由于管理不規(guī)范所導(dǎo)致的電子文件丟失的現(xiàn)象。

2.3 專(zhuān)業(yè)性不高

在檔案管理工作當(dāng)中，很多的工作人員都并不具備專(zhuān)業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作了解也不夠透徹，專(zhuān)業(yè)技能和理論積淀都是非常薄弱的，這就使得當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題，比如檔案整理無(wú)序雜亂、檔案信息丟失等等，這與檔案管理人員工作能力與綜合素質(zhì)低下有著非常緊密的關(guān)系。

3 行政事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

在處理數(shù)據(jù)方面，應(yīng)結(jié)合公文處理和檔案管理，讓文檔一體化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)化的完成，并能繪制出統(tǒng)計(jì)報(bào)表;要實(shí)現(xiàn)記錄和檢索的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫匆噪娔X為基礎(chǔ)的環(huán)形工作區(qū)域。實(shí)現(xiàn)檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變。另外，不妨根據(jù)現(xiàn)實(shí)所需，積極革新信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境、作業(yè)環(huán)境，使其能夠適應(yīng)電子化信息管理。

3.2 提升人員綜合素質(zhì)

行政事業(yè)單位必須展開(kāi)培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員可以對(duì)于現(xiàn)代電子化的檔案管理方法與技能詳盡的掌握并應(yīng)用，經(jīng)講座、課程培訓(xùn)等途徑，培養(yǎng)員工更多的檔案管理電子化知識(shí)，提升其綜合素質(zhì)和技能。而且檔案管理工作的主要內(nèi)容為服務(wù)行政事業(yè)單位的工作人員，因此應(yīng)該重視加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的綜合能力。

3.3 加快硬件軟件建設(shè)

首先，加快檔案管理硬件建設(shè)，就是將有關(guān)檔案管理的老舊機(jī)器設(shè)備進(jìn)行換新。設(shè)備是工作的基礎(chǔ)，設(shè)備先進(jìn)了，人員的工作效率自然就提升了。還要做好對(duì)機(jī)器的保養(yǎng)，做好定期的檢查工作。設(shè)備性能不穩(wěn)定，可能會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺失，這是非常大的工作失誤，所以有關(guān)人員需要重視，避免此類(lèi)事情的發(fā)生。加快檔案管理硬件的建設(shè)，是為了推進(jìn)檔案管理工作的工作效率[3]。傳統(tǒng)的檔案信息采集需要到指定的部門(mén)登記，儲(chǔ)存的檔案占用空間巨大，而且尋找起來(lái)極其費(fèi)時(shí)費(fèi)力。然而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代讓我們深切體會(huì)到檔案電子化管理的魅力，信息的儲(chǔ)存和采集，既方便又快捷，大大的加快行政事業(yè)單位發(fā)展的步伐。其次，完善檔案管理應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)工作，對(duì)于加速行政事業(yè)單位發(fā)展是至關(guān)重要的一步。處于信息時(shí)代，那么軟件的更新程度，會(huì)影響整個(gè)檔案管理工作的工作效率。所以應(yīng)該選擇適合本行政事業(yè)單位的軟件版本，切不可人云亦云，不然只會(huì)適得其反，不利于單位自身的發(fā)展。軟件的深入開(kāi)發(fā)，會(huì)將檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到極致。行政事業(yè)單位檔案管理是系統(tǒng)工程，包括信息保管和調(diào)取等流程，所以單位檔案管理的應(yīng)用軟件必須符合規(guī)范化的要求，要有健全的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能完美實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。當(dāng)然，管理人員要確保軟件對(duì)文件管理的完全性，不能出現(xiàn)信息泄漏的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，行政事業(yè)單位檔案管理電子化，在單位現(xiàn)代化建設(shè)期間發(fā)揮出的作用巨大。檔案管理電子化能夠?qū)τ谛姓聵I(yè)單位相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行深入的開(kāi)發(fā)，獲得信息資源共享，進(jìn)而推動(dòng)單位人員更迅速的檢索以及查閱檔案信息，將行政事業(yè)單位工作效率有效的提升。因此，行政事業(yè)單位必須高度重視檔案管理電子化建設(shè)，采取科學(xué)手段，切實(shí)的將檔案管理現(xiàn)代化管理水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]胡鳳蕊，蔣美彤.行政事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)[J].現(xiàn)代科技信息，2019（02）16-17.

[2]常健康.關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（30）124-125.

[3]顧華.試論事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的有效策略[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018（19）335-336.