淺談行政事業單位檔案管理電子化建設

包福祥

摘 要：行政事業單位檔案管理工作人員要在檔案管理的電子化建設上下足功夫，應考慮實際情況后做好檔案管理方法的創新，并且提升綜合素質、業務水平、實踐能力等，最后為行政事業單位長遠規劃及可持續發展目標的實現創造有利條件。檔案管理電子化建設過程中，信息技術的應用和管理經驗的積累顯得非常必要且關鍵，檔案管理工作人員只有站在新的角度、不同層面上分析電子化建設的重要性，才能發現檔案管理電子化建設的真正價值。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;電子化建設;分析

社會經濟以及科學技術的飛速發展，使企業信息化建設的步伐不斷加快。做到與時俱進，擴大技術領域，對于行政事業單位內部改革與長遠發展而言可以起到促進的作用。檔案管理電子化建設，就是行政事業單位長遠發展中不可或缺的重要內容，分析它的巨大優勢，妥善解決管理問題，檔案管理工作也將取得事半功倍的理想成效。對此，筆者特意憑借多年實踐經驗的積累，對于行政事業單位檔案管理的電子化建設總結了一些可行性對策。

1 行政事業單位檔案電子化建設的重要性

部分行政事業單位依靠人力完成檔案文件的整理和檔案資源的分類。人工處理方式的應用，比較節省資金投入，但是檔案管理速度較低，管理工作問題較多，甚至存在操作失誤等情況，直接給行政事業單位整體的發展帶去了不利影響。傳統觀念下的檔案管理，無法滿足行政事業單位檔案管理工作的要求，新時期運用信息技術、媒體技術和網絡技術，針對上述問題做出妥善處理，巧妙融合電子化管理理念，加強檔案管理的電子化建設十分關鍵，這樣一來，還能促進行政事業單位內部革新，其他部門工作協調配合，一舉數得[1]。另外，檔案管理人員在較短時間內完成規定任務，進一步提升行政事業單位的工作效率，此方式實際的推廣價值相當高，避免耽誤更多時間，同時保障工作質量，行政事業單位現代化發展取得良好成效，長遠規劃之路必然走得一帆風順。

2 行政事業單位檔案管理電子化建設的問題

2.1 安全性不高

現階段，行政事業單位中的檔案管理還缺乏安全有效的保證，在行政事業單位中，有一部分檔案信息和資料是具有特殊性質的，會涉及國家的機密性問題。在檔案管理電子化建設的過程中，行政事業單位并沒有對此類檔案資料進行區別對待，而是做出的統一性處理，這雖然在很大程度上方便了檔案信息資料的應用，但是，這也成了一個非常大的安全隱患，國家機密性檔案資料很可能在審查與公開工作當中遭到泄漏，甚至會因為黑客入侵問題而遭到毀損。

2.2 匹配性不高

近些年來，行政事業單位已經逐步推行了無紙化辦公，但是，其中有一個非常嚴重的問題，那就是當前的電子化建設平臺不能夠兼容全部的專業軟件以及文件形式，這就導致檔案管理工作的效率與便捷性難以實現統一與提升[2]。雖然，單位成員都可以憑借自身的權限來閱讀一些文件，但是，其中也常常出現由于管理不規范所導致的電子文件丟失的現象。

2.3 專業性不高

在檔案管理工作當中，很多的工作人員都并不具備專業的工作經驗，對檔案管理工作了解也不夠透徹，專業技能和理論積淀都是非常薄弱的，這就使得當前檔案管理工作中出現了諸多的問題，比如檔案整理無序雜亂、檔案信息丟失等等，這與檔案管理人員工作能力與綜合素質低下有著非常緊密的關系。

3 行政事業單位檔案管理電子化建設的對策

3.1 轉變檔案管理方式

在處理數據方面，應結合公文處理和檔案管理，讓文檔一體化的發展，實現各類檔案資料的統計工作自動化的完成，并能繪制出統計報表;要實現記錄和檢索的方式轉變為電子版，即以電腦為基礎的環形工作區域。實現檔案指導、編研下作從有形實體向虛擬網絡轉變。另外，不妨根據現實所需，積極革新信息技術重建檔案管理的運行環境、作業環境，使其能夠適應電子化信息管理。

3.2 提升人員綜合素質

行政事業單位必須展開培訓工作，讓檔案管理人員可以對于現代電子化的檔案管理方法與技能詳盡的掌握并應用，經講座、課程培訓等途徑，培養員工更多的檔案管理電子化知識，提升其綜合素質和技能。而且檔案管理工作的主要內容為服務行政事業單位的工作人員，因此應該重視加強檔案管理人員隊伍的綜合能力。

3.3 加快硬件軟件建設

首先，加快檔案管理硬件建設，就是將有關檔案管理的老舊機器設備進行換新。設備是工作的基礎，設備先進了，人員的工作效率自然就提升了。還要做好對機器的保養，做好定期的檢查工作。設備性能不穩定，可能會導致檔案數據缺失，這是非常大的工作失誤，所以有關人員需要重視，避免此類事情的發生。加快檔案管理硬件的建設，是為了推進檔案管理工作的工作效率[3]。傳統的檔案信息采集需要到指定的部門登記，儲存的檔案占用空間巨大，而且尋找起來極其費時費力。然而網絡時代讓我們深切體會到檔案電子化管理的魅力，信息的儲存和采集，既方便又快捷，大大的加快行政事業單位發展的步伐。其次，完善檔案管理應用軟件的開發工作，對于加速行政事業單位發展是至關重要的一步。處于信息時代，那么軟件的更新程度，會影響整個檔案管理工作的工作效率。所以應該選擇適合本行政事業單位的軟件版本，切不可人云亦云，不然只會適得其反，不利于單位自身的發展。軟件的深入開發，會將檔案電子化管理的優勢發揮到極致。行政事業單位檔案管理是系統工程，包括信息保管和調取等流程，所以單位檔案管理的應用軟件必須符合規范化的要求，要有健全的數據庫，這樣才能完美實現檔案管理的電子化。當然，管理人員要確保軟件對文件管理的完全性，不能出現信息泄漏的問題。

4 結束語

總而言之，行政事業單位檔案管理電子化，在單位現代化建設期間發揮出的作用巨大。檔案管理電子化能夠對于行政事業單位相關的檔案信息資源進行深入的開發，獲得信息資源共享，進而推動單位人員更迅速的檢索以及查閱檔案信息，將行政事業單位工作效率有效的提升。因此，行政事業單位必須高度重視檔案管理電子化建設，采取科學手段，切實的將檔案管理現代化管理水平提升。

參考文獻

[1]胡鳳蕊，蔣美彤.行政事業單位檔案管理電子化建設[J].現代科技信息，2019（02）16-17.

[2]常健康.關于行政事業單位檔案管理電子化建設的研究[J].辦公室業務，2019（30）124-125.

[3]顧華.試論事業單位檔案管理電子化建設的有效策略[J].科技創新導報，2018（19）335-336.