探討大數據時代檔案管理模式的轉變

莊鄒妮

摘 要：在最近幾年中，大數據和云計算等技術得到了一定的創新和改進，其使得各個行業發生了明顯的變化。檔案是大數據中非常重要的一部分，而采取何種方式將大數據技術應用于檔案管理環節中，優化和改善檔案管理模式，提升檔案效率，將其價值發揮出來是面臨的重點問題。在本篇文章中，主要探討了大數據時代中檔案管理模式的轉變。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理模式轉變

所謂大數據時代，主要是指處于信息環境中整合各項數據，合理的應用數據資源提升利用率。當前階段，大數據時代對于檔案管理工作提出了非常高的要求，以往傳統的檔案管理工作重點是保存檔案，可是檔案并沒有當做一種有效資源來利用，而大數據時代的來臨，則使得檔案管理工作發生了明顯的改變，除了為大管理帶來了嚴峻挑戰之外，也為檔案管理提供了新的發展思路。

1 對檔案管理模式變化背景和重要性的探究

自從迎來了大數據時代之后，除了數據量提升之外，數據類型也日益呈現復雜性和多樣性，在這其中，占據較大比例的數據結構是非結構化數據，處理起來有著較高的難度。處于大數據時代內諸多的數據量，因為資源有著一定的獨特性，因此稱之為戰略性資源，諸多數據的增長將人類社會帶入了真正的改革時代。對于各個領域來講，重點考慮的是采取何種方式來高效率處理各項數據檔案，管理工作也是這樣，在經歷了數字信息化以后，檔案管理得到了一定的完善，而伴隨著科學技術的不斷創新和改進，檔案信息無論是數量還是類型上，均與以往有著明顯的差別，再加上原檔案儲存數量增多，因此加劇了檔案管理工作人員的壓力，為查找和服務工作帶來了諸多的難度。基于此，檔案部門和檔案工作人員應當加強對檔案管理工作變化情況的探究力度，及時找尋問題，應對各項挑戰，優化和創新管理模式以及思維理念，把大數據內包含的資源和技術全面落實于檔案管理環節中，為人們提供諸多的便利。當前，對于人員自身來講也是非常重要的一項證明材料，不過受以往有限條件的影響，大多數單位是結合重要程度以及產生的價值對其進行歸檔處理的，但自從提出了全數據理念之后，無論是何種數據都可以進行歸檔處理，所以，這對于確保檔案完善性和準確性有著極高的作用。

2 大數據時代的背景下檔案管理模式轉變情況

在大數據時代來臨的背景下，信息資源呈現爆發式增長趨勢，這就使得檔案資料的內容和采集方式都發生了一定的變化，檔案作為記錄歷史的依據，最終目的是維護我國利益，為人民群眾提供良好的服務，并且在一定程度上滿足人們對檔案提出的高要求，當今時代，檔案工作必定朝著多元化趨勢發展。

1）管理模式有了明顯的變化。以往檔案管理模式較為單一，檔案利用率不高，存在著重視儲存而忽視使用的現象。檔案管理工作只是處于檔案和歸檔和保存環節，缺少檔案的合理應用，如此便阻礙了檔案事業的穩定開展。大數據時代則對于檔案管理工作提出了極高的要求，明確規定相關人員做好檔案資源的整合和管理工作，制定規范性的信息化檔案管理系統，將檔案的具體價值體現出來。檔案管理從以往紙質類型轉變為了電子版檔案信息管理方式，工作效率有了明顯的提升，檔案逐漸成為一種信息化資源。

2）檔案采集和處理環節有了明顯的轉變。在大數據時代中，相關人員可以借助規范性的網絡平臺對數據來源渠道進行拓展和延伸，整合價值性極高的數據信息，豐富數據類型和數目優化檔案歸檔流程，通過有效整理數據信息的方式來制定完善的數據庫，為后期查找提供便利，提升工作效率，確保數據處理質量。其次，通過翻閱和校對檔案，在遵循檔案管理要求的基礎上將一些沒有用的信息清除，增添新的價值性高的信息，保障檔案數據資料的有效性和準確性。最后在儲存檔案信息的時候，需要將數據的時間記錄下來，設置儲存時長，改善檔案內容和空間。

3）檔案安全性發生了轉變。在以往檔案管理工作實施期間，是以紙質管理和膠片等實物管理方式為主，管理方式有著一定的滯后性，自從進入了大數據時代以后，檔案管理工作便是以電子軟硬盤和數碼縮微等形式進行，這些技術的安全性和質量對于檔案數據信息管理的完善性有著直接性的影響，所以，在檔案管理工作開展期間，需要強化安全程度，避免檔案信息資源受損或者丟失。

4）服務體系有了明顯的轉變。在檔案服務管理服務中，主要應用的是被動服務模式，這種模式表現為當需求人員有某方面檔案信息需求的時候，由檔案管理服務人員為需求人員找尋相關的檔案信息資料，提供良好的檔案管理服務，不過這個模式非常單一，而且大數據時代中檔案數據信息呈現出了快速增長的趨勢，利用者對于檔案信息提出的需求也非常多，為了滿足各項需求服務模式，服務模式應當將多樣性和主動性的特點體現出來。

3 大數據時代中方案管理模式的轉變策略

1）提供多元化的服務，將檔案資源價值有效發揮出來。一般來講，服務模式包含了兩方面，分別是主動服務和被動服務兩種，第一種，被動服務需求人員可以借助網站主頁、手機軟件以及小程序等多項平臺來查找檔案信息，或者是通過向檔案管理服務人員尋求幫助的方式來獲取信息，這些均叫做被動性檔案信息管理服務，同時也是受到應用最為普遍的一種服務模式。第二種，主動服務，主動服務屬于高效率應用大數據技術的移動模式，借助檔案管理系統搜集需求人員應用平臺情況，根據需求者找尋找高校信息，然后自動尋找與之相關的檔案信息，將這些信息根據不同途徑推送給需求人員，以此提高檔案管理服務效率，體現出檔案管理信息的應用價值。

2）優化檔案管理理念，加快檔案管理職責內容和重心的轉變。因為檔案管理工作沒有得到重視力度，因此阻礙了檔案管理事業的進一步發展，在大數據時代中對于檔案管理提出了極高的要求，這就需要摒棄以往單一方案管理理念，從思想上加大檔案管理工作的重視力度，明確了解到檔案是非常重要的一項資源，培養專業性的當管理人員，合理利用和開發檔案增強服務意識。其次，構建規范性的檔案管理信息化系統，把紙質檔案信息化轉變成數字檔案信息，以此達到共享檔案信息的目的。而且在大數據時代中，檔案管理工作不再是簡單的搜集和整理以及歸檔檔案，還要求統一管理文字檔案和數字檔案，但管理人員不再是被動的接收，而是主動開發和探究檔案資源，從管理檔案轉變為服務檔案。但管理人員把開發和利用檔案當成了管理檔案的關鍵點，在嚴格審核檔案資料的基礎上確保檔案的完善性和真實性。檔案管理人員應當積極參與到檔案信息系統建設方面，提出相關的建議，實現檔案的數字化管理。

3）提高檔案管理服務的智能化程度。大數據時代的檔案信息管理工作越來越具備高效性，通過合理應用軟硬件和儲存技術，促使檔案管理服務，成功擺脫了以往時間和空間上的限制，并且還可以快速備份檔案數據信息，保障數據的完善性。更為關鍵的一方面是，管理期間應用的系統也越來越具備智能化，可以快速獲取諸多信息，并且歸納和整合，以直觀的形式呈現給需求人員，幫助需求者獲取所需的信息。

4 結語

從以上論述來看，大數據時代中的檔案管理工作需要進行一定的轉變，并且伴隨著時代的發展，管理標準和要求也應當提高，相關人員積極應對存在的各項挑戰，做到與時俱進，積累諸多新的知識點，在提升自身專業技能的基礎上實施檔案管理工作，促使各項工作規范性開展。

參考文獻

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