基于信息數(shù)字化下高校檔案管理新體系的構(gòu)建

韋楊

摘 要：在高校教學(xué)管理實踐中，檔案資源是非常重要的“財富”。傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低下，也難以凸顯檔案資料的整體利用率。在信息數(shù)字化的大背景下，高校應(yīng)該注重創(chuàng)新檔案管理模式，積極構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，綜合性提升檔案管理工作的整體成效與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化;高校檔案;管理新體系

1 高校檔案管理信息數(shù)字化的背景

在高校教學(xué)管理等實踐過程中，檔案管理是非常重要的內(nèi)容。不斷優(yōu)化檔案管理的整體成效，科學(xué)優(yōu)化檔案管理的整體質(zhì)量，既能夠提升高校的整體教學(xué)管理水平，也能夠充分發(fā)揮信息資源的重要指導(dǎo)作用。當前，高校在檔案管理過程中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅管理效率不高，還容易造成較為嚴重的信息流失。同時，檔案管理人員的信息化素養(yǎng)也參差不齊，缺乏對信息資源的充分重視和利用，這些都影響著檔案管理工作的整體成效。隨著信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案作為高校教學(xué)管理的重要物質(zhì)資料，高校在檔案管理過程中，應(yīng)積極利用信息技術(shù)手段，構(gòu)建科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)和完善的信息化管理機制，并不斷提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，從而才能綜合性提升高校檔案管理的整體成效與質(zhì)量。

2 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必然性

高校教育管理中的檔案類型是比較多樣化的，同時檔案管理內(nèi)容也是較為豐富的。傳統(tǒng)的檔案管理容易將檔案變成陳舊過時的內(nèi)容。以往的紙質(zhì)檔案因為檢索不方便，所以利用率較低，無法將檔案資源的實際價值全面發(fā)揮出來。在信息數(shù)字化的實踐中，高校檔案管理的數(shù)字化是發(fā)展必然，也是時代所需。

一方面，積極提升高校檔案管理的信息化水平，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠整體提升檔案資源的利用率，能夠綜合優(yōu)化檔案資源的應(yīng)用成效。特別是在檔案檢索的過程中，依托于自動檢索技術(shù)，可以實現(xiàn)高效快速的檢索，這些都能夠在很大程度上提升檔案資源的整體利用率，充分發(fā)揮檔案的價值。

另一方面，在高校教學(xué)管理實踐中，積極采用數(shù)字化系統(tǒng)來實現(xiàn)管理檔案，還能夠整體提升檔案更新的速率。比如在高校教育管理實踐中，教學(xué)方案同樣是檔案的主要內(nèi)容。但教學(xué)方案是時時刻刻都在變化的，若采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，勢必直接影響著檔案更新的速度。相較之下，積極構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的及時更新和補充。

3 基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建

科學(xué)的檔案管理，離不開完善的管理系統(tǒng)，也離不開科學(xué)的管理機制。在實踐過程中，高校檔案管理部門應(yīng)該審時度勢，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式方法，積極更新檔案管理理念，充分利用信息數(shù)字化手段和技術(shù)，科學(xué)建構(gòu)檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，推動高校檔案管理邁上新臺階。

3.1 積極推動檔案管理數(shù)字化進程

當前，高校應(yīng)該注重紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，切實提升相關(guān)人員的數(shù)字化意識，這是很有必要的。無論是在日常教學(xué)，還是在學(xué)生管理等工作中，都應(yīng)該注重檔案管理的數(shù)字化構(gòu)建。高校檔案資源的類型是多樣化的，內(nèi)容也是豐富化的，在檔案管理實踐中，需要全員參與，對于新的檔案內(nèi)容要加大推動數(shù)字化建設(shè)力度，積極開展數(shù)字資料的保存工作。同時，還應(yīng)該著重豐富數(shù)字檔案的類型，在以電子文檔為主要載體的基礎(chǔ)上，不斷拓展數(shù)字檔案的類型。比如積極構(gòu)建視頻檔案，將學(xué)校的教學(xué)管理活動以視頻的形式表現(xiàn)出來，不斷豐富高校檔案資料的形式和內(nèi)容。也就是說，依托于科學(xué)的數(shù)字化檔案管理，能夠完善檔案管理的工作機制，也能夠整體提升檔案資源的整體利用率。這是高校檔案檔案管理數(shù)字化進程的意義所在。

3.2 全面加強檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)

在高校檔案管理的數(shù)字化、信息化進程中，積極開發(fā)適合高校檔案管理的信息模式和信息系統(tǒng)，可以有效提升高校檔案管理工作成效。高校應(yīng)該注重軟硬件方面的投入。一方面，高校應(yīng)完善檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建。在實踐過程中，高校可以直接采購現(xiàn)成的檔案管理系統(tǒng)，不斷完善高校檔案管理模式的搭建工作，也可以開發(fā)適合高校檔案管理特色的數(shù)字化系統(tǒng)，尤其應(yīng)著重優(yōu)化軟件系統(tǒng)的建設(shè)，不斷豐富和應(yīng)用各類型的軟件系統(tǒng)。如信息檢索系統(tǒng)、資源共享系統(tǒng)、文件傳輸系統(tǒng)等等。依托于這些功能多樣、技術(shù)過硬的系統(tǒng)，能夠在很大程度上提升高校檔案數(shù)字化進程，綜合性提升高校檔案管理工作的整體效率。另一方面，高校還應(yīng)著重優(yōu)化硬件系統(tǒng)的建設(shè)。硬件指的是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案需要的掃描儀及計算機等，存儲電子檔案的設(shè)備，及共享電子檔案資源的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。高校教學(xué)管理等過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)文檔及檔案資料，這些都是非常寶貴的檔案資源。為優(yōu)化這些數(shù)據(jù)資料的存儲質(zhì)量，應(yīng)該努力擴大它的內(nèi)存，不斷優(yōu)化它的存儲效率，盡可能減少不必要的資源丟失。同時，高校在檔案管理數(shù)字化進程中，還應(yīng)該切實采用安全保密技術(shù)，有效防范數(shù)字檔案的丟失或者失竊。

3.3 積極提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在高校檔案管理實踐中，不斷提升檔案管理的整體成效，科學(xué)優(yōu)化檔案管理的整體水平，全面推動檔案管理的數(shù)字化進程，還應(yīng)該著重優(yōu)化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。相比紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案對于檔案管理人員的要求更高。檔案管理人員只有充分具備夯實的技術(shù)素養(yǎng)，能夠科學(xué)使用信息技術(shù)手段來開展檔案管理工作，才能綜合性提升檔案管理的整體質(zhì)量。一方面，高校應(yīng)該結(jié)合檔案管理數(shù)字化的需要，全面構(gòu)建科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，不斷提升人才培養(yǎng)工作的整體質(zhì)量，構(gòu)建科學(xué)的培訓(xùn)機制，積極優(yōu)化檔案管理人員的信息素養(yǎng)以及基本的計算機操作能力。另一方面，高校還應(yīng)該科學(xué)配置專職性的檔案管理人員，特別是在人才招錄過程中，應(yīng)該注重招錄具備綜合素養(yǎng)的新型管理人才。

3.4 構(gòu)建科學(xué)全面的數(shù)字檔案管理機制

在高校教學(xué)管理實踐中，檔案管理是一項相對嚴謹且細致的工作。整體提升檔案管理的成效，離不開完善的檔案管理機制。一方面，高校應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理機制，明確數(shù)字化檔案管理的相關(guān)流程。比如依托于科學(xué)的制度體系，明確要求相關(guān)人員及時進行檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。另一方面，高校還應(yīng)該充分明確檔案管理的方法，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全過程管理。比如明確數(shù)字檔案的使用、調(diào)閱、共享等方法機制。

總之，高校檔案管理信息數(shù)字化進程是一個系統(tǒng)的復(fù)雜的工程，需要多學(xué)科相互配合，也需要信息技術(shù)和管理新理念的支撐，更需要各類機制的完善支持，唯有與時俱進，我們檔案管理將不再枯燥和繁瑣，而是變得快捷和高效，期待高效檔案管理信息數(shù)字化的廣度和深度發(fā)展。

參考文獻

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