大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

王儉奎

摘 要：檔案記錄了大量的個(gè)人信息和時(shí)代信息，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也在不斷增加，這就給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了很大難度。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案管理工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，能夠有效提升檔案管理的效率和水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理

檔案存儲(chǔ)是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容，但是要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值就需要對(duì)其進(jìn)行有效利用，能夠在人們需要的時(shí)候提供有力的參考依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各種檔案信息逐漸增多，使得傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯露出弊端，因此檔案管理模式的改革勢(shì)在必行。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的要求

當(dāng)前檔案信息隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來有所增多，并且種類也更加豐富，如果還是采用傳統(tǒng)的方式來對(duì)大家進(jìn)行管理則不能充分實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案管理提出了新的要求。

1.1 管理理念和管理流程需要?jiǎng)?chuàng)新

傳統(tǒng)檔案信息傳播途徑的單一性使得辦案信息的數(shù)量和種類比較少，因此通過人工來進(jìn)行管理，就能實(shí)現(xiàn)良好的分類，并對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行標(biāo)記之后進(jìn)行保存，當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)可以通過分類和做好的標(biāo)記來找到所需要的檔案，這樣的操作并沒有太多繁瑣的流程，人工進(jìn)行檔案管理足可以滿足人們的需求并實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息的傳播途徑更加豐富，因此檔案信息的數(shù)量和類型也增加了很多，采用傳統(tǒng)的人工操作進(jìn)行管理，不但麻煩，而且不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

1.2 檔案保存形式需要?jiǎng)?chuàng)新

檔案除了我們常見的文字以外，還包括圖片，視頻等多種資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法對(duì)這些進(jìn)行良好保存，并且在分類歸檔的時(shí)候，也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，所以在大數(shù)據(jù)背景下要求對(duì)傳統(tǒng)的檔案保存形式進(jìn)行創(chuàng)新，能夠?qū)⒓堎|(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子文檔進(jìn)行儲(chǔ)存。此外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)遺失破損等現(xiàn)象，這樣就會(huì)使大量有用的信息得不到有效應(yīng)用，而電子檔案的保管方式不斷易于攜帶，同時(shí)還能避免紙質(zhì)檔案所出現(xiàn)的一些破損情況，從這個(gè)角度上來看檔案保存形式的創(chuàng)新也是非常迫切的。

1.3 管理人員的綜合素養(yǎng)和能力要提高

在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的數(shù)量和傳播方式都有了很大的轉(zhuǎn)變，信息量大是一個(gè)明顯的特征，其次，信息技術(shù)的應(yīng)用也使信息的傳播方式更多，傳播速度更快，在信息傳播過程中，很多信息是交叉的，能夠相互滲透，這與傳統(tǒng)的檔案信息相比是有很大區(qū)別的。對(duì)于傳播方式單一，信息量少的檔案來說可以通過人工進(jìn)行管理，但是基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的這些獨(dú)有的特點(diǎn)，就給管理人員提出了更大的挑戰(zhàn)。為了更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高檔案管理的水平，就要求檔案管理人員能夠?qū)W習(xí)檔案管理的相關(guān)技術(shù)，尤其是一些軟件的操作。只有保證檔案管理人員的高素質(zhì)與高技能才能使得但管理工作更加順暢的進(jìn)行下去。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的發(fā)展契機(jī)

大數(shù)據(jù)時(shí)代主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，因?yàn)橛?jì)算機(jī)本身所具有的高速性就會(huì)使得檔案信息的管理更加快速。傳統(tǒng)的人工檔案管理形式，不但耗費(fèi)的人力物力較多，同時(shí)工作效率也不高，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有效改善了這一情況，在節(jié)約檔案管理成本的基礎(chǔ)上使得工作效率有效提升。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案資料的存儲(chǔ)和保存都是一個(gè)很大的問題，隨著檔案資料種類和數(shù)量的不斷增加，紙質(zhì)檔案會(huì)越來越多，這樣保存起來所需要的空間也會(huì)更大。另外長(zhǎng)時(shí)間受到環(huán)境影響，紙質(zhì)檔案信息可能會(huì)出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象，尤其是在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)的情況下，檔案信息會(huì)遭受毀滅性的災(zāi)害。但是大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保存只需占據(jù)一定的存儲(chǔ)空間即可，既能節(jié)省空間，還提高了檔案資料管理的安全性。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代提高檔案管理水平的措施

3.1 加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)

要想充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的檔案管理優(yōu)勢(shì)，單純進(jìn)行硬件設(shè)備的更新是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要從人才的培養(yǎng)上著手，要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。首先從教育方面著手，高校在開展檔案管理專業(yè)教學(xué)的時(shí)候，應(yīng)該注重信息化教學(xué)，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用融入到教學(xué)過程中，能夠?yàn)樯鐣?huì)培養(yǎng)復(fù)合型的人才。其次，檔案管理人員的培訓(xùn)需要大量資金的支持，因此政府相關(guān)部門應(yīng)該給予一定的資金支持，為管理人員的培訓(xùn)提供保障。

3.2 提高檔案管理的安全型

檔案信息一般都具有一定的保密性，一旦泄露或者丟失將會(huì)造成很大的損失，因此檔案管理的安全性是非常重要的，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用雖然使得但存儲(chǔ)更加方便，但同時(shí)但存儲(chǔ)的安全性也成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。有些不法分子容易鉆網(wǎng)絡(luò)漏洞，例如電腦病毒的侵入將會(huì)使一部分檔案信息丟失或者是被篡改，這對(duì)于檔案的使用者來說是非常不利的。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)需要一定的內(nèi)存，如果內(nèi)存卡損壞也會(huì)對(duì)檔案的安全性造成威脅。為了提高檔案管理的安全性，需要管理人員能夠提高身的網(wǎng)絡(luò)安全和檔案管理安全意識(shí)，采取針對(duì)措施預(yù)防病毒的入侵。此外政府相關(guān)部門也有以嚴(yán)格的制度來對(duì)管理人員作出約束，使其在檔案管理中能夠按照要求來進(jìn)行相關(guān)

操作。

3.3 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

當(dāng)前我國(guó)檔案管理人才結(jié)構(gòu)上存在很大問題，主要以老年人和中年人居多，因此迫切的需要對(duì)當(dāng)前管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，引入更多年輕管理人才為管理工作注入新鮮的血液。在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，檔案管理工作中引入大量的年輕人才才能為工作的良好開展提供保障，應(yīng)該將年輕人作為檔案管理的主力軍，以中年人來加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的輔助，此外也要吸納老年人的管理經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下的檔案管理工作既面臨挑戰(zhàn)，也有良好的發(fā)展契機(jī)，如何利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)來加強(qiáng)檔案工作的管理值得每一位工作人員的關(guān)注。在對(duì)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)我們要加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，并提高他們的檔案安全意識(shí)，能夠以更好的狀態(tài)投入到工作中，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。

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