論鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的必要性

闞永鋒

摘 要：隨著我國信息化的不斷深化，人們在生活與工作上都逐漸貼近于信息化，電子化，如線上辦公等等。而對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理來說，較之于紙質(zhì)檔案，具有便于保存、傳輸?shù)忍攸c，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊鞘直匾摹１疚闹饕獙︵l(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的基本情況進(jìn)行分析，并對其轉(zhuǎn)變的對策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì);電子化

當(dāng)前，計算機在人們的日常生活與工作中正在扮演著越來越重要的地位，網(wǎng)課、網(wǎng)絡(luò)辦公。網(wǎng)絡(luò)文件傳輸?shù)染哂袝r效性強、便于傳輸與保存等特點。而對于當(dāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)當(dāng)?shù)攸h政工作以及經(jīng)濟文化建設(shè)等問題來說，檔案具有十分重要的參考作用，可以將其稱之為無形的生產(chǎn)力，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理的進(jìn)步也越來越重要。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的基本情況

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的含義

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主要是指政府以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委在平時公務(wù)活動之中形成的所有的便于記錄的相關(guān)資料，如圖像、文字以及聲像等等，無論是對于社會還是國家，其均具有較高的保存于應(yīng)用價值，并且，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)來說，面積相對較小，問題形勢也較為單一，基本上都是同當(dāng)?shù)厝罕姷那猩砝娲嬖谥置芮械年P(guān)系，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對于了解和解決基層矛盾、開展基層管理工作均有著十分重要的十分應(yīng)用意義。

1.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)是當(dāng)前國家行政機構(gòu)的最基層單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作，也就代表了當(dāng)前我國最基層的、直接同人民群眾相接觸的工作，對于深刻地反饋我國基層政權(quán)與實際的工作情況，這對于進(jìn)一步開展基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作具有十分重要的參考與借鑒意義。

想要正確、有效地來開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作，十分重要的一點就是有效并科學(xué)地對當(dāng)前進(jìn)行管理，并在此基礎(chǔ)上對其進(jìn)行全面的、深入的分析，才能夠有效地對黨和政府的相關(guān)政策進(jìn)行更好的落實，并為日后解決民事糾紛等問題提供借鑒與憑證。

通過有效地對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)行管理，能夠在最短時間內(nèi)及時地對所需要的相關(guān)檔案資料進(jìn)行搜集與整理，為基層政府各項生產(chǎn)與管理工作提供十分必要的參考資料，提高準(zhǔn)備效率。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的必要性

經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化的不斷進(jìn)步以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作人員的不斷年輕化，都為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化提供了有利因素，通過計算機與信息技術(shù)，通過光盤、硬盤等載體，對相關(guān)資料進(jìn)行存儲，符合當(dāng)前階段檔案管理的使用要求與習(xí)慣，能夠有有效并科學(xué)地對相關(guān)資料進(jìn)行保存。并且，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案來說，其無論是涉及的資料數(shù)量或是資料種類都是規(guī)模相對較為龐大的，紙質(zhì)存儲面臨著需要的空間面積較大、紙質(zhì)材質(zhì)容易氧化等問題，不便于長期性地存儲，并且在需要利用搜索相關(guān)資料時，也面臨著查找困難等問題，對于當(dāng)前我國日益發(fā)展的科學(xué)來說，明顯已經(jīng)不再合適，大力發(fā)展并應(yīng)用電子化的檔案管理，是十分必要的。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的對策

3.1 保證電子化檔案管理系統(tǒng)的建立健全

在建立電子化檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)盡可能地保證其具有嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性等特點，有效地對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)行管理與分類，盡可能保證檔案管理的實際效果能夠得到最大化的體現(xiàn)，并且根據(jù)實際情況，根據(jù)檔案密級設(shè)置檔案訪問與查閱的權(quán)限，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的管理工作提供相應(yīng)的資料儲備。

在對電子化檔案進(jìn)行建設(shè)的過程中，第一，需要利用當(dāng)前先進(jìn)的計算機與信息化技術(shù)，建立起電子化檔案查詢平臺、數(shù)字化檔案館以及智能化的檔案庫房管理系統(tǒng)等等基本系統(tǒng)，并以此來推動電子化檔案管理工作能夠有效地開展。第二，需要定期對系統(tǒng)進(jìn)行更新與維護(hù)，保證系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)各種不必要的問題，并且在設(shè)置訪問權(quán)限的同時，還需要對訪問人員進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)信息泄露等問題。

3.2 加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)

想要保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作得以有效開展，大量的優(yōu)秀人才是必不可少的，只有保證擁有大量的高素質(zhì)人才，才能夠從根本上提高建設(shè)檔案管理工作電子化的趨勢。

首先，針對相關(guān)工作人員，應(yīng)對其開展相應(yīng)的思想政治教育，使其認(rèn)識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理單子華的重要性與必要性，提高其自身的職業(yè)道德感與責(zé)任感，調(diào)動其工作的積極性;其次，可以根據(jù)實際情況，高薪聘請部分專業(yè)性較強的人才，強化電子化平臺的建設(shè)質(zhì)量，并且，根據(jù)情況，設(shè)立符合當(dāng)?shù)貙嶋H的標(biāo)準(zhǔn)與制度，反復(fù)對整個流程進(jìn)行探討，避免并剔除其中不合理的問題，盡可能地確保整個流程科學(xué)化、合理化，符合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況;再次，相關(guān)單位可適應(yīng)地開展團體活動，如趣味、知識競賽等等，讓工作人員能夠通過活動提升自身的知識儲備與工作能力，并增強自身的歸屬感;最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理想要朝著電子化發(fā)展，還需要有大量的資源與資金作為支撐，政府需要認(rèn)識到檔案管理電子化的重要性與必要性，并進(jìn)行撥款，而后相關(guān)部分應(yīng)對款項進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)浪費以及款項用在它處，專款專用，保證開展這一工作資金上的充足。

3.3 提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性

想要保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)化想電子化的過度，管理的規(guī)范性與科學(xué)性是十分重要的，需要選擇現(xiàn)代化的掛你手段，對各不同檔案進(jìn)行集中性地管理。并根據(jù)不同性質(zhì)，如科技方面、影像方面、實物方面等不同類型進(jìn)行劃分，而后再大類型下進(jìn)行細(xì)分，進(jìn)行管理與保存。

在這一過程中，一定要保證所有工作整體有序地進(jìn)行，根據(jù)工作人員的專業(yè)性不同，選擇負(fù)責(zé)不同方面的檔案，并投票選舉專門的政府工作人員負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的總覽工作，保證每一項工作都能過落到實處，實事求是。

3.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構(gòu)的統(tǒng)一化

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門側(cè)重性不同，因此擁有的現(xiàn)代化技術(shù)水平也是有著一定的差距，想要保證其從紙質(zhì)化向著電子化發(fā)展，最好的方法是由政府建立起統(tǒng)一的機構(gòu)進(jìn)行管理，并根據(jù)檔案管理工作中的出現(xiàn)的不同情況，進(jìn)行總覽控制，便于對電子信息化技術(shù)進(jìn)行整體上的共享，也減少了各個部門負(fù)擔(dān)的壓力，具有較為科學(xué)的應(yīng)用性。

4 總結(jié)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)化向著電子化發(fā)展，是必要的，也是必然的，這符合了我國經(jīng)濟與技術(shù)的不斷發(fā)展，想要達(dá)到這一目標(biāo)，就需要建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，并對相關(guān)工作人員的建設(shè)與培養(yǎng)工作進(jìn)行落實，加強工作的規(guī)范與科學(xué)性，只有達(dá)到這一目標(biāo)，才能夠真正意義上地推動我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化，為當(dāng)?shù)厣鐣陌l(fā)展與和諧做出貢獻(xiàn)。

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