論鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性

闞永鋒

摘 要：隨著我國信息化的不斷深化，人們在生活與工作上都逐漸貼近于信息化，電子化，如線上辦公等等。而對于鄉鎮檔案管理來說，較之于紙質檔案，具有便于保存、傳輸等特點，因此，鄉鎮檔案管理從紙質轉變為電子化是十分必要的。本文主要對鄉鎮檔案管理工作的基本情況進行分析，并對其轉變的對策進行探討。

關鍵詞：鄉鎮檔案管理;紙質;電子化

當前，計算機在人們的日常生活與工作中正在扮演著越來越重要的地位，網課、網絡辦公。網絡文件傳輸等具有時效性強、便于傳輸與保存等特點。而對于當鄉鎮當地黨政工作以及經濟文化建設等問題來說，檔案具有十分重要的參考作用，可以將其稱之為無形的生產力，因此，鄉鎮地區檔案管理的進步也越來越重要。

1 鄉鎮檔案管理工作的基本情況

1.1 鄉鎮檔案的含義

鄉鎮檔案主要是指政府以及鄉鎮黨委在平時公務活動之中形成的所有的便于記錄的相關資料，如圖像、文字以及聲像等等，無論是對于社會還是國家，其均具有較高的保存于應用價值，并且，對于鄉鎮來說，面積相對較小，問題形勢也較為單一，基本上都是同當地群眾的切身利益存在著十分密切的關系，因此，鄉鎮檔案對于了解和解決基層矛盾、開展基層管理工作均有著十分重要的十分應用意義。

1.2 鄉鎮檔案管理的作用

鄉鎮是當前國家行政機構的最基層單位，鄉鎮的檔案管理工作，也就代表了當前我國最基層的、直接同人民群眾相接觸的工作，對于深刻地反饋我國基層政權與實際的工作情況，這對于進一步開展基層鄉鎮工作具有十分重要的參考與借鑒意義。

想要正確、有效地來開展鄉鎮檔案的管理工作，十分重要的一點就是有效并科學地對當前進行管理，并在此基礎上對其進行全面的、深入的分析，才能夠有效地對黨和政府的相關政策進行更好的落實，并為日后解決民事糾紛等問題提供借鑒與憑證。

通過有效地對鄉鎮檔案進行管理，能夠在最短時間內及時地對所需要的相關檔案資料進行搜集與整理，為基層政府各項生產與管理工作提供十分必要的參考資料，提高準備效率。

2 鄉鎮檔案管理電子化的必要性

經濟的不斷發展，信息化的不斷進步以及鄉鎮基層工作人員的不斷年輕化，都為鄉鎮檔案管理電子化提供了有利因素，通過計算機與信息技術，通過光盤、硬盤等載體，對相關資料進行存儲，符合當前階段檔案管理的使用要求與習慣，能夠有有效并科學地對相關資料進行保存。并且，對于鄉鎮檔案來說，其無論是涉及的資料數量或是資料種類都是規模相對較為龐大的，紙質存儲面臨著需要的空間面積較大、紙質材質容易氧化等問題，不便于長期性地存儲，并且在需要利用搜索相關資料時，也面臨著查找困難等問題，對于當前我國日益發展的科學來說，明顯已經不再合適，大力發展并應用電子化的檔案管理，是十分必要的。

3 鄉鎮檔案管理電子化的對策

3.1 保證電子化檔案管理系統的建立健全

在建立電子化檔案管理系統時，應盡可能地保證其具有嚴謹性、科學性等特點，有效地對鄉鎮檔案進行管理與分類，盡可能保證檔案管理的實際效果能夠得到最大化的體現，并且根據實際情況，根據檔案密級設置檔案訪問與查閱的權限，為鄉鎮的管理工作提供相應的資料儲備。

在對電子化檔案進行建設的過程中，第一，需要利用當前先進的計算機與信息化技術，建立起電子化檔案查詢平臺、數字化檔案館以及智能化的檔案庫房管理系統等等基本系統，并以此來推動電子化檔案管理工作能夠有效地開展。第二，需要定期對系統進行更新與維護，保證系統的安全性，避免出現各種不必要的問題，并且在設置訪問權限的同時，還需要對訪問人員進行審查，避免出現信息泄露等問題。

3.2 加強對鄉鎮檔案管理工作人員的隊伍建設

想要保證鄉鎮檔案管理工作得以有效開展，大量的優秀人才是必不可少的，只有保證擁有大量的高素質人才，才能夠從根本上提高建設檔案管理工作電子化的趨勢。

首先，針對相關工作人員，應對其開展相應的思想政治教育，使其認識到鄉鎮檔案管理單子華的重要性與必要性，提高其自身的職業道德感與責任感，調動其工作的積極性;其次，可以根據實際情況，高薪聘請部分專業性較強的人才，強化電子化平臺的建設質量，并且，根據情況，設立符合當地實際的標準與制度，反復對整個流程進行探討，避免并剔除其中不合理的問題，盡可能地確保整個流程科學化、合理化，符合當地的實際情況;再次，相關單位可適應地開展團體活動，如趣味、知識競賽等等，讓工作人員能夠通過活動提升自身的知識儲備與工作能力，并增強自身的歸屬感;最后，鄉鎮檔案管理想要朝著電子化發展，還需要有大量的資源與資金作為支撐，政府需要認識到檔案管理電子化的重要性與必要性，并進行撥款，而后相關部分應對款項進行監督，避免出現浪費以及款項用在它處，專款專用，保證開展這一工作資金上的充足。

3.3 提升鄉鎮檔案管理的規范性與科學性

想要保證鄉鎮檔案管理從紙質化想電子化的過度，管理的規范性與科學性是十分重要的，需要選擇現代化的掛你手段，對各不同檔案進行集中性地管理。并根據不同性質，如科技方面、影像方面、實物方面等不同類型進行劃分，而后再大類型下進行細分，進行管理與保存。

在這一過程中，一定要保證所有工作整體有序地進行，根據工作人員的專業性不同，選擇負責不同方面的檔案，并投票選舉專門的政府工作人員負責鄉鎮檔案管理的總覽工作，保證每一項工作都能過落到實處，實事求是。

3.4 鄉鎮檔案管理機構的統一化

由于鄉鎮各部門側重性不同，因此擁有的現代化技術水平也是有著一定的差距，想要保證其從紙質化向著電子化發展，最好的方法是由政府建立起統一的機構進行管理，并根據檔案管理工作中的出現的不同情況，進行總覽控制，便于對電子信息化技術進行整體上的共享，也減少了各個部門負擔的壓力，具有較為科學的應用性。

4 總結

鄉鎮檔案管理從紙質化向著電子化發展，是必要的，也是必然的，這符合了我國經濟與技術的不斷發展，想要達到這一目標，就需要建立健全電子檔案管理系統，并對相關工作人員的建設與培養工作進行落實，加強工作的規范與科學性，只有達到這一目標，才能夠真正意義上地推動我國鄉鎮檔案管理的電子化，為當地社會的發展與和諧做出貢獻。

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