角色理論在辦公室秘書工作中的應用研究

張嵩

摘 要：本文對角色理論進行了簡單介紹，并對企業中辦公室秘書如何根據角色理論進行自我的角色定位進行了分析，對如何有效的在辦公室秘書工作中應用角色理論進行了討論，希望能夠為相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：辦公室;秘書;角色理論

辦公室秘書工作的內容主要包括各種日常行政和文秘工作，如來訪接待、文件流轉、公文寫作、會議記錄、檔案管理等方面。辦公室秘書工作的開展在企業的運行管理中有著重要的地位。本文以角色理論為基礎，對如何做好秘書工作進行了分析和討論。

1 角色理論概述

角色理論是指社會關系對人的行為具有重要影響的社會心理理論，主要包括角色選擇、角色分析以及角色沖突三個方面，其主旨是對人在不同社會角色中的行為以及創造的價值的進行討論，而并非指從心理學角度上對人的屬性進行劃分和分析。因此，角色理論在企業人員管理中有著良好的應用潛力，以辦公室秘書為例，角色理論反映了相關人員對秘書這一崗位（角色）的自我感知，并且能夠從這一崗位的具體職責以及與其他崗位的關系、沖突等方面來對相關人員的行為進行廣視角的分析，對于秘書工作的開展有著重要的參考價值。

2 辦公室秘書加強自我角色定位

2.1 角色認知

辦公室秘書對于自身角色的認知需要建立在該崗位的具體職責之上。辦公室秘書是一個企業單位中負責領導與職能部門之間信息交流、協調溝通的重要樞紐，需要為領導在各項工作中提供服務和輔助、在事務決策中提供參考信息者，同時還需要負責相關工作具體的落實。辦公室秘書的相關職責決定了相關人員在崗位上扮演著協調者、服務者、參謀者、督辦者的多重角色。辦公室秘書人員只有對自身的工作職責有一個充分、全面的認識，才能夠從工作實際出發找到自身的角色初步定位，保證各項工作的有序進行。

2.2 角色扮演

在辦公室秘書對角色認識的基礎上，相關崗位職責的實際履行是其角色定位的重要環節之一。在秘書人員了解自身職責的同時，其需要在自己的行為中進行具體的落實，即將自身融入秘書這一角色進行角色扮演。在這一過程中，辦公室秘書崗位職責與秘書人員行為進行了統一，一方面相關人員在工作實踐中能夠更好的體會秘書這一角色，另一方面秘書角色也會通過行為執行形成其大腦中一種更加深刻的印象。

2.3 角色意識

在辦公室秘書人員了解了自身職責并付諸行為之后，其在角色定位上還仍處于表面，缺少秘書這一角色的“靈魂”。為了真正的完成辦公室秘書的角色定位，就需要相關人員逐漸建立起角色意識，即對這一崗位的責任感或熱情。辦公室人員應當充分認識到自身職責在企業運行管理中所起到的重要作用，以自身的企業歸屬感為基礎建立起對企業、對企業領導、企業職工的責任感，從而使其能夠在實際工作中保持長久的熱情和積極性，并自覺主動的提高自己的辦事能力和辦事效率，從而真正的融入辦公室秘書這一角色當中。

3 角色理論在辦公室秘書工作中的應用

根據上文中對角色理論以及辦公室秘書角色定位的相關論述，要想有效的將角色理論應用于辦公室秘書工作中可以從以下幾個方面著手采取措施。

3.1 提高自身角色責任感

辦公室秘書人員要充分認識到自身在實際工作中的具體職責和責任，深刻理解自身在企業運行管理中所起到的重要作用，了解自身的責任和義務，樹立起正確的角色定位和高度的角色責任感，為領導、企業提供良好的秘書服務，和不辜負領導和企業對自身的期望。在秘書人員建立角色責任感的同時，還需要注意實事求是，不可過分夸大崗位作用或地位，不可妄自菲薄，而是要以對秘書崗位的正確認識來推動各項工作的高效開展。

3.2 提高自身綜合素質

秘書人員的個人素質是支撐辦公室秘書角色形成的基本力量。隨著時代的發展，辦公室秘書工作的內容也在不斷豐富，對秘書人員的要求也在不斷的提高。因此，辦公室秘書人員就需要與時俱進，充分認識到當前秘書工作的環境背景和發展需要，認識到提升自身能力的重要性和緊迫性，在不影響本職工作的前提下不斷的提高自身的專業水平和綜合能力，加強自身對先進的工作理念、工作方法的學習，積極參加企業或社會上的培訓學習活動，如自主學習、參加在職培訓、業余培訓等，從而更好的滿足這一角色的現實需要。

3.3 規范秘書角色建設

辦公室秘書在建設自身角色的過程中應當有著一定的標準，其主要是以秘書崗位的相關管理制度以及職業道德、政治素養等為標尺。辦公室秘書在工作開展中應當保持較高額的思想覺悟和政治理論水平，嚴格按照相關規則、制度落實工作，保證秘書工作的規范化開展，進而逐漸形成固定、規范的秘書角色形象，這有利于秘書人員在后續工作的開展中能夠潛意識的保持正確的工作方向，減少在秘書工作中出現各種問題、困難的概率。

3.4 正確處理角色沖突

在辦公室秘書工作的開展中，秘書人員經常會碰到各種的角色沖突，這種沖突可能來源于秘書崗位自身，也可能來源于其他崗位。來源與秘書崗位自身的角色沖突主要是由于秘書在實際工作的開展中有著不同的角色定位，不同角色在行為上可能存在著一定的沖突，例如秘書工作中督辦者角色會占用服務者角色的時間而導致部分秘書工作無法同時落實，而來源于其他崗位的角色沖突則大多是企業內部人際關系帶來的。無論是哪一種角色沖突都需要秘書人員具有良好的個人心理素質，在面對沖突時能夠按照事情輕重緩急有序、正確、妥善的處理，協調企業內部復雜人際關系，化解沖突或將其轉化為推動企業發展的力量。

4 結語

綜上所述，角色理論在企業辦公室秘書工作中有著較高的應用價值，相關人員需要通過積極采取措施，增強自身責任感、規范角色建設、正確處理角色沖突、提高自身綜合素質，從而為辦公室秘書工作的開展提供有力的保障。

參考文獻

[1]張曉婷，楊葉.角色理論在辦公室秘書工作中的應用[J].管理觀察，2015（2）：179-180.

[2]王大龍.角色理論在辦公室秘書工作中的應用[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2014（8）：197-197.

[3]鄭洪波.論秘書角色的多重性[J].科技資訊，2007（18）：168-169.