提高綜合辦公室工作水平的調查

吳軍?邵衛東

摘 要：辦公室是一個單位的調度指揮中心，是確保機關正常運行的樞紐，起著聯系上下、協調左右、溝通內外的作用。而綜合辦公室是集人力資源、外聯、后勤保障、保衛、文秘等工作于一體的綜合性機構。本文結合單位實際，從綜合辦公室加強責任擔當、服務水平、自身建設方面進行了調研，并分析了存在問題的原因，提出了應對問題的對策，旨在為新時期提高綜合辦公室工作水平提供參考。

關鍵詞：綜合辦公室;擔當服務;自身建設

企業辦公室是企業行政領導機關的重要機構，是機關對內、對外辦事的窗口和“臉面”，是溝通協調的橋梁和紐帶，是領導的參謀與助手。筆者從事多年綜合辦公室（以下稱辦公室）工作，對其流程和業務較為熟悉，并積累了豐富的工作經驗。近期，筆者利用業余時間，對本單位辦公室工作進行了調查，在調查過程中發現了存在問題，并對問題進行了分析，提出個人建議和看法。

1 基本情況

王峰煤礦有限責任公司辦公室下設人力資源部、外聯辦，后勤總務部、保衛部、小車班及門衛。王峰煤礦辦公室是公司行政的辦事機構，處于承上啟下，聯系內外，溝通左右的中樞地位。主要擔負為領導服務、為機關服務、為基層服務的任務。具有“參謀、助手、信息、協調”的職能作用。辦公室現有在職工作人員10人，其中主任1人，副主任1人，主任科員2名，科員4名，司機2名。

2 問題與分析

1）擔當意識有待進一步加強。一是缺乏學習力，學習型團隊建設氛圍不濃，理論水平和專業水準跟不上新時期對辦公室工作的要求，辦公室每位成員沒有本領“恐慌”意識，這樣制約了團隊和個人的協調發展;二是辦公室作為“窗口”單位，作為單位領導統攬全局的“中樞”，在日常工作中的助手、在科學決策中的參謀、在信息工作中的“耳目”、在處理各方面關系中的協調等作用，發揮的不夠淋漓盡致;三是對領導批示和交辦以及重大事項督辦工作做的較好，能按工作規范和要求辦好、辦妥，但對員工反映的熱點、難點、焦點問題，缺乏辦事熱情。

2）服務水平有待進一步加強。一是在現實工作中，一定程度上存在滿于現狀，不求創新、不愿創新、不敢創新的現象，以新觀念思考問題、以新視角認識問題、以新思路研究問題、以新辦法解決問題做的還不夠充分;二是辦公室業務相對比較復雜，如協助公司領導處理日常事務、與職能部室溝通協調、公文批轉、來訪接待以及服務等諸多工作，在提高政治站位、多角度思考問題上還不夠，為領導決策提供前瞻性、全局性建議和意見還欠缺;三是在辦事效率上還欠缺主動，主要表現在重點工作落實上，欠缺了超前思考，導致處理突發事件不得心應手，影響了工作的整體推進速度。

3）自身建設有待進一步加強。一是在思想建設上，站在全局高度考慮問題、安排工作、處理事務考慮不夠充分，特別是在礦井建設期間村企矛盾協調上，政治判斷力、洞察力的敏銳性有待于進一步提高;二是能力建設上，缺乏能文能武的骨干型人才，辦公室很大一部分工作是跟文字打交道，比如處理公文、撰寫匯報材料等，沒有一定文字功底勢必影響工作質量和效率，而溝通協調能力弱，勢必影響辦公室整體工作水平;三是在工作作風建設上，嚴謹性還差“火候”，工作中所犯的小錯誤、小紕漏等有時缺乏正視態度，總覺得沒必要小題大做，導致釀成后果。

分析其問題存在的原因：一是單位對辦公室工作重視和關心程度有待進一步加強，認為辦公室工作就是“勤雜班”，忽視了辦公室在單位的參謀助手和綜合協調作用;二是缺乏政治理論和業務知識學習，認為辦公室工作不是什么高深的工作，憑以往的經驗按部就班就行，忽視了學習的重要性，導致部分工作滯后，影響了大局;三是工作創新意識薄弱，認為創新是技術崗位的事情，沒有“新”可“創”，一味追求在原地踏步不出大錯就行;四是忙于業務工作，忽視了自身建設的重要性，導致基礎不牢固，團隊的凝聚力削弱。

3 對策與建議

做好辦公室工作，必須緊密圍繞中心工作，進一步提升思想觀念，轉變工作思路，改進工作作風，完善工作方式，創新工作機制，不斷提高辦公室工作水平和服務質量。

1）增強做好辦公室工作的責任感。辦公室應從三個“加強”，激發責任感：一是加強學習意識。辦公室的每位成員要牢記本崗位的工作規范，了解自己的任職條件、崗位職責、崗位流程及易出現的偏差（失誤）等，認真學習崗位工作標準和內容，在本部門提倡建立學習型部室，營造濃厚的學習氛圍，真正把學習當成一項工作、一種責任、一個境界，做到張嘴能講、抓筆能寫、有事能辦、無事能思;二是加強責任意識。要正視辦公室工作無小事，每一項工作、每一個環節都不能有半點疏忽，一旦出現紕漏，就會造成不可挽回的局面，給本部門以及單位帶來不良影響。因此，辦公室每位員工要樹立起“責任重于泰山”的意識，做到工作認真、態度端正、處事果斷，在處理人和事面前要嚴要求、優服務、高標準、高質量，確保工作安全無誤、順利開展;三是加強奉獻意識。辦公室工作中的突發事件、應急事件、加班加點的事情是“家常便飯”，工作既苦又累，沒有甘于吃苦、樂于奉獻的精神是難以勝任辦公室工作的。因此，辦公室工作要保持“三平”（平靜、平衡、平淡）心態，要有勤勤懇懇，任勞任怨，俯首甘為孺子牛的奉獻精神。

2）提高做好辦公室工作綜合水平。辦公室應從三個“強化”，提高工作力。一是強化調研意識。辦公室工作人員要按照階段性重點工作安排，領會領導意圖，抓好調查研究，及時總結、推廣單位成功的經驗和做法。辦公室還要站在全局的角度，考慮問題，通過調查研究提出高質量的合理化建議和意見，為領導決策提供第一手資料。要充分利用“互聯網+信息”，及時捕捉突發事件和領導關注的熱點難點等各類信息，并以最快的速度收集并處理好，確保穩定工作;二是強化服務意識。辦公室具有統攬全局、協調各方的職責，辦公室工作要充分發揮牽頭和協調作用，避免因職責不清而引起推諉扯皮，消除因政策抵觸、利益矛盾而引起的內耗，讓整個單位實現同軸共轉、齊抓共管。同時，辦公室工作人員要擺正位置，做到工作到位不越位、參與不干預、初謀不決策、幫忙不添亂，真正當好領導的“左膀右臂”;三是強化效率意識。要經常將當前工作按照輕重緩急分主次、抓重點、“彈鋼琴”。要圍繞單位重大決策，積極開展檢查，在深入貫徹落實上下功夫。要深入工作落實的第一線，檢查各項政策和工作任務的完成情況，對那些不落實、難落實的問題，要敢于當面指出，當面指導，雷厲風行，提高辦事效率，真正做到講實話、辦實事求實效。

3）加強做好辦公室工作自身建設。辦公室應從三個“提升”，鞏固自身建設。一是提升思想建設。辦公室工作人員要切實提高政治敏銳性和政治判斷力、洞察力，增強判斷是非的能力，保持堅定的政治方向。道德品質要過硬，要有光明坦蕩的胸懷，既能容人之長又能容人之短。待人接物要謙和謹慎，做人做事要光明磊落，始終做到言行一致、表里如一;二是提升能力建設。辦公室工作人員要在“能文能武”上下功夫?！澳芪摹本鸵邢喈數奈淖炙?，認真學習秘書專業知識，并有一定的工作經驗?！澳芪洹本鸵邢喈數霓k事能力，能應對突發事件，協調解決。要注意加強學習和研究，多做有關情況、政策、材料的儲備，不斷積累，不斷提高文字表達水平。辦公室工作人員必須切實提高辦事能力，堅持按要求扎扎實實地辦好每一件事情做到有質量、有效率、有實效;三是提升作風建設。辦公室工作人員一定要求真務實，講求工作實效，既務虛又務實，既抓重點又兼顧全面。對辦公室職責范圍內的工作，一定要認真負責、嚴謹細致，絲毫不能馬虎，尤其是安全、保密等工作，稍有疏忽就會釀成嚴重后果，一定要慎之又慎，切實抓好。

總而言之，提高辦公室的整體工作水平，必須要講政治，進一步提高政治站位，要有更寬的視野，更大的格局，發揮好參謀助手作用;要講擔當，做好內外上下協調聯系，推動各項工作落實;要講認真，工作要細致，堅持極端負責的工作作風，辦文辦事辦會不能出紕漏，重要事情不能出差錯;要講奉獻，辦公室涉及事務繁雜，點多面廣，一定要有無怨無悔的奉獻精神。只有這樣才能出色地完成各項工作任務，進一步提高辦公室工作水平為企業高標準、高質量建設做好服務。

作者簡介

吳軍（1976-），男，蒙古族，畢業于陜西西安科技大學煤礦開采技術專業，大學專科，助理政工師。

邵衛東（1971-），男，漢族，畢業于中央黨校經濟管理專業，大學本科，現任韓城礦業王峰煤礦有限責任公司綜合辦公室主任。