高校行政處室管理工作創(chuàng)新

本文從高校行政處室管理工作中的實(shí)際問題出發(fā)，通過對(duì)行政處室工作中事務(wù)性工作繁雜、人員配置緊張、流程運(yùn)轉(zhuǎn)要求高效率、工作過程要求零差錯(cuò)等特點(diǎn)的分析，找出管理工作中存在的問題，結(jié)合心理學(xué)思想，最后提出悟清“管理目標(biāo)”之道、明晰“管理職責(zé)”之勢(shì)、優(yōu)化“有效管理”之術(shù)、育強(qiáng)“人崗匹配”之將、確立“管理制度”之法五點(diǎn)行政處室管理創(chuàng)新建議。

管理的本義是借助一定的流程與方法，將人力、物力等各類資源運(yùn)用在組織發(fā)展的關(guān)鍵處，使得組織運(yùn)行的效率最快、效果最佳。組織是處在不斷發(fā)展過程中的，因此組織的管理也是處于動(dòng)態(tài)變化的過程中。教育機(jī)構(gòu)與企業(yè)等盈利性機(jī)構(gòu)的差異在于，管理的導(dǎo)向性、戰(zhàn)略目標(biāo)不同，教育機(jī)構(gòu)更側(cè)重于社會(huì)價(jià)值，而企業(yè)更側(cè)重于經(jīng)濟(jì)價(jià)值。管理心理學(xué)的核心要義就是要使得教育更加可持續(xù)，釋放更大的公益價(jià)值，這與公益類教育組織的管理目標(biāo)是相符的。

在此基礎(chǔ)上，管理心理學(xué)提出了悟道、明勢(shì)、優(yōu)術(shù)、強(qiáng)將、立法五個(gè)通向更高效率管理的路徑，本文也將圍繞這五點(diǎn)，就學(xué)校行政管理部門運(yùn)用管理心理學(xué)開展管理創(chuàng)新提幾點(diǎn)想法。

一、行政處室管理工作的特點(diǎn)

學(xué)校的行政處室主要是指各學(xué)院、各系服務(wù)學(xué)校管理層的行政辦公室。行政處室的主要工作職責(zé)是處理學(xué)校日常管理中涉及到的各類行政事務(wù)性工作，表現(xiàn)為組織協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、發(fā)文辦會(huì)等。行政處事工作是學(xué)校內(nèi)組織運(yùn)行的粘合劑，是信息溝通和決策指令下達(dá)的中轉(zhuǎn)站，一般來說行政處室的管理具有如下特點(diǎn)：

（一）事務(wù)性工作繁雜

行政處室的工作內(nèi)容決定了其管理主要是以事務(wù)性工作為主，服務(wù)管理層、做好上下信息樞紐，是行政處室的關(guān)鍵。

事務(wù)性工作有很多內(nèi)容，比如之前所列的組織協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、發(fā)文辦會(huì)，再比如與其他職能處室的對(duì)接，實(shí)施教學(xué)管理活動(dòng)等等，所以我校行政處室在事務(wù)工作上是非常繁多的，這也導(dǎo)致了行政處室管理工作負(fù)擔(dān)較重。

（二）人員配置緊張

行政處室日常事務(wù)性工作較多，但處室的崗位設(shè)置數(shù)往往有限，人員流轉(zhuǎn)上周期比較短、頻率也比較高。

通常情況下，行政處室人員在工作一定年限，職級(jí)、職稱上升到一定階段后，不少人員主動(dòng)申請(qǐng)到專任教師崗位進(jìn)行任教或走上領(lǐng)導(dǎo)崗位，而人員補(bǔ)充上又需要一定的時(shí)間過程。人手配置不足的問題也是當(dāng)前行政處室應(yīng)對(duì)事務(wù)性工作難的主要原因之一。

（三）流程運(yùn)轉(zhuǎn)要求高效率

行政處室對(duì)口各個(gè)業(yè)務(wù)職能部門，特別是學(xué)校行政處室還需要對(duì)口各個(gè)院系的教學(xué)管理與行政管理等工作，形成教學(xué)管理與行政管理兩條管理渠道。

同時(shí)，學(xué)校行政處室還要接受來自上級(jí)主管部門的工作安排，起到上傳下達(dá)的橋梁作用。這也從客觀上要求了行政處室辦理工作必須高效率，需要行政處室在日常管理中保持高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）工作過程要求零差錯(cuò)

行政處室的日常工作幾乎面向?qū)W校各個(gè)職能部門和院系，同時(shí)還需要將上級(jí)主管部門的工作要求完成及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋到管理層或者教學(xué)部門。

這一過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多工作、多任務(wù)同時(shí)進(jìn)行的情況，這時(shí)對(duì)于文字、活動(dòng)、人員等方面的信息傳遞和收集要求做到差錯(cuò)率最低，盡可能地保證信息傳遞過程中不受損失、不出差錯(cuò)。

二、行政處室管理工作存在的問題

結(jié)合本校行政處室管理經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為學(xué)校行政處室管理工作中存在如下幾個(gè)方面的問題：

（一）管理目標(biāo)不夠清晰，容易亂成一鍋粥

目標(biāo)與計(jì)劃是管理的起點(diǎn)，行政處室管理中，容易出現(xiàn)目標(biāo)模糊的情況，一個(gè)一個(gè)具體的工作任務(wù)模糊了行政處室存在的戰(zhàn)略價(jià)值和意義，導(dǎo)致管理目標(biāo)在根本上出現(xiàn)了偏差，沒有牢牢把握住以提升民航教育質(zhì)量為目標(biāo)的宗旨，使得日常管理中出現(xiàn)東一榔頭西一棒槌的情況。

（二）管理職責(zé)不夠明確，容易產(chǎn)生履職不暢問題

定責(zé)是管理的第二項(xiàng)內(nèi)容，就是根據(jù)目標(biāo)、計(jì)劃，分解任務(wù)，落實(shí)責(zé)任。

學(xué)院內(nèi)行政處室的責(zé)任被定義的非常寬泛，總之除了教學(xué)活動(dòng)不用參加以外，其他所有的工作都與之相關(guān)，但是卻很少有人能夠清晰表述行政處室的職能，這也導(dǎo)致了工作中有推諉扯皮的情況出現(xiàn)。

（三）管理措施不夠科學(xué)，容易導(dǎo)致管理效率低下

管理舉措是管理責(zé)任的具體落實(shí)，在內(nèi)容上包括了領(lǐng)導(dǎo)、控制、組織、協(xié)調(diào)、激勵(lì)、考核等多項(xiàng)管理職能，但是與企業(yè)不同，學(xué)校的行政處室管理并非以盈利目標(biāo)為導(dǎo)向的，而是以組織運(yùn)行效率為導(dǎo)向的，因此在管理措施上與企業(yè)有所差別。

本院行政處室在管理舉措上設(shè)置不科學(xué)，比如多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象明顯，容易出現(xiàn)同一時(shí)間多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于同一項(xiàng)工作有不同的意見，很難落實(shí)到位；在領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)上，學(xué)校行政辦公室與各院系行政辦公室之間溝通不暢，一些具體的工作很難落實(shí)到位，等等。

（四）管理人員不夠勝任，管理藝術(shù)有待進(jìn)一步提升

目前學(xué)校各行政處室的負(fù)責(zé)人往往更重視任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)于任務(wù)推進(jìn)的過程，落實(shí)的質(zhì)量等方面關(guān)注的不夠，在激勵(lì)下屬提高工作效率、提升工作主動(dòng)性積極性方面，還缺乏靈活多變的管理藝術(shù)。

（五）管理制度不夠完善，流程運(yùn)轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)化水平不高

行政處室的管理制度目前還是比較粗線條的，對(duì)于崗位職責(zé)、辦事流程、獎(jiǎng)懲制度等方面還不夠細(xì)化，屬于粗放式的制度架構(gòu)，這也導(dǎo)致了在運(yùn)行過程中，一項(xiàng)工作的開展缺少制度的規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。

三、管理心理學(xué)在行政處室管理工作創(chuàng)新中的應(yīng)用思路

針對(duì)上述行政處室管理工作的特征和問題，筆者將從“悟道”“明勢(shì)”“優(yōu)術(shù)”“強(qiáng)將”“立法”五個(gè)方面提出推進(jìn)行政處室管理創(chuàng)新的方法和建議。

（一）悟清“管理目標(biāo) ”之道

管理目標(biāo)是管理創(chuàng)新的方向，管理心理學(xué)中提出了悟道的思想，其根源來自老子《道德經(jīng)》。從管理角度來看，所悟之道即是管理目標(biāo)之道，也就是行政處室的價(jià)值何在，管理上要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。本文認(rèn)為，行政處室的核心管理目標(biāo)，就是提高行政辦公運(yùn)轉(zhuǎn)效率，使得信息傳輸速度更快、決策指令下達(dá)更及時(shí)、組織協(xié)調(diào)更加順暢有序，增強(qiáng)學(xué)校各部門之間的協(xié)同性。

（二）明晰“管理職責(zé)”之勢(shì)

管理需要定責(zé)，定責(zé)目的是為了更好地履行職責(zé)。云非先生的本學(xué)思想中，對(duì)于明勢(shì)的解釋即明確管理之勢(shì)。法家思想中對(duì)于勢(shì)的解釋是權(quán)、位、威，通過以權(quán)樹威，建立決策落實(shí)的高效推進(jìn)機(jī)制。從學(xué)校來看，行政處室管理創(chuàng)新，從外部看需要與各院系、各教學(xué)崗位、教師、學(xué)生等服務(wù)對(duì)象接觸，從內(nèi)部看需要與各院系行政辦公室、辦公室內(nèi)各崗位員工及各級(jí)行政負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系。明勢(shì)就需要對(duì)各類行政處室的管理職責(zé)加以明確，各個(gè)崗位在與其他崗位的聯(lián)系中處于怎樣的位置，重要性和價(jià)值意義如何，進(jìn)而明確應(yīng)該承擔(dān)怎樣的責(zé)任。本文以為行政處室管理創(chuàng)新中，定責(zé)需要從部門開始，先定好學(xué)校行政辦公室的總體職責(zé)，再細(xì)化到各個(gè)院系行政班職責(zé)，進(jìn)而細(xì)化到各個(gè)崗位和員工。

（三）優(yōu)化“有效管理”之術(shù)

管理有效性是管理創(chuàng)新的一個(gè)重要方面。管理創(chuàng)新的一個(gè)重要內(nèi)容就是要提高管理的效率、效果。本文認(rèn)為，云非先生的本學(xué)思想中對(duì)于優(yōu)術(shù)的界定，就是要各部門優(yōu)化管理的措施，提高管理的效果。管理要講策略，管理也要分職能，在同一個(gè)管理目標(biāo)下，行政處室需要以提升行政運(yùn)轉(zhuǎn)效率為核心，將有力促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升、建立獨(dú)有的文化體系和價(jià)值觀作為管理的主要內(nèi)容，從人力資源管理、組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)控制等多個(gè)方面進(jìn)行適應(yīng)性變革。

（四）育強(qiáng)“人崗匹配”之將

沒有好的員工就沒有好的管理，也沒有好的組織。組織的績(jī)效與員工的崗位勝任力有密切關(guān)系。云非先生指出的強(qiáng)將理念，就是要配齊各部門的人員隊(duì)伍。本文認(rèn)為，目前行政管理各處室的員工隊(duì)伍有年輕化趨勢(shì)，但是由于長(zhǎng)期不涉足教學(xué)崗位，所以在服務(wù)教學(xué)方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)教師和學(xué)生的服務(wù)不夠人性化，因此，需要定期地進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，讓行政崗位工作人員通過旁聽、教學(xué)等方式，接觸教學(xué)崗位的實(shí)際，更加深入地了解我校培養(yǎng)人才的理念是什么，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為改進(jìn)行政服務(wù)質(zhì)量的措施和辦法。

（五）確立“管理制度”之法

制度是約束、是規(guī)范。管理視角下的制度更多的表現(xiàn)為組織內(nèi)部管理章程，解決的問題是明確崗位職責(zé)、管理流程、獎(jiǎng)罰體系等內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)部控制的關(guān)鍵。管理心理學(xué)思想中提出要立法，其核心要義即是建立完善內(nèi)控制度。本文認(rèn)為，行政處室的內(nèi)控制度就是處室內(nèi)各個(gè)崗位的職責(zé)架構(gòu)、管理架構(gòu)和管理流程，更為重要的是行政處室履行職責(zé)的工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，最重要的就是要建立各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確行政公文下發(fā)、傳達(dá)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、簽署方式，辦會(huì)的流程、責(zé)任人，部門協(xié)調(diào)中的管理溝通流程標(biāo)準(zhǔn)等等，這些內(nèi)容決定了行政處室管理創(chuàng)新在效率層面所能獲得的改進(jìn)。

（本文作者單位：重慶師范大學(xué)。作者簡(jiǎn)介：施露，女，碩士研究生在讀，研究方向：工商管理。）