檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對信息的重要性有了更加清醒的認(rèn)識，那么，在檔案管理中運用電子信息化管理模式無疑讓信息的提取與整合能力更為便捷、高效，從而有力推動城市的現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子信息化 管理模式

一、檔案電子信息化管理模式的優(yōu)勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，計算機成為人們不可或缺的生產(chǎn)工具，將包含圖片、文字以及視頻等信息的檔案內(nèi)容傳輸?shù)接嬎銠C中，使檔案以數(shù)字化形式展現(xiàn)，較之傳統(tǒng)檔案管理模式具有更為便捷、分享更為及時、儲存更為安全等優(yōu)勢。

（一）檔案的共享與辦公自動化

隨著辦公自動化的廣泛應(yīng)用，使得錄入資料變得極為容易，辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)良好的對接，實時進(jìn)行資源共享、信息一體化。與此同時，檔案進(jìn)行實時歸檔，與檔案整理同步進(jìn)行。這樣不僅對檔案的利用與整理十分有利，而且還可以促進(jìn)辦公自動化的發(fā)展，進(jìn)一步提高了工作效率。

（二）檢索檔案更快捷

電子信息化最為顯著的優(yōu)勢就是效率高。以往在查詢信息時，不僅速度慢，在正確率上也差強人意，而在當(dāng)前檔案管理實現(xiàn)電子信息化的情況下，不僅快捷而且準(zhǔn)確，錯誤出現(xiàn)的頻率也微乎其微，在進(jìn)行操作的過程中，有精確與模糊查找兩種形式，較為便捷。工作效率得到了很大的提升，相關(guān)工作人員的負(fù)擔(dān)也相應(yīng)減輕了。

（三）時效性和管理效率得到提升

以往的檔案管理模式在操作流程上過于煩瑣，不僅使成本增加，還導(dǎo)致使用者大量流失，由此可以看出檔案管理效率低下。然而，電子信息化檔案管理正好解決了這些問題，管理流程得到了優(yōu)化，管理效率大幅提升，檔案從產(chǎn)生到使用更加具有準(zhǔn)確性、快捷性。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，人工操作環(huán)節(jié)被大量削減，失誤也隨之變少，這樣檔案管理的效率就得到了顯著提升，檔案管理人員就能夠有更加充足的時間對檔案的真實性和質(zhì)量進(jìn)行有效的保障。

（四）精簡管理流程，增加信息儲存量

檔案管理由于涉及許多領(lǐng)域，所以是一項極為繁復(fù)的工作。以往的檔案管理工作主要是由檔案管理人員在龐大的檔案庫中進(jìn)行反復(fù)的整理和查詢，最終找到所需的檔案，這樣的直接結(jié)果就是誤差偏多以及浪費時間等，工作效率顯而易見。此外，在儲存檔案的過程中，由于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性導(dǎo)致錄入極為困難，同時存在錄入的信息量過少以及大量信息很難錄入等情況。而電子信息化檔案管理系統(tǒng)則有效解決了這些問題，其可以對信息的錄入和查閱做到高效、精準(zhǔn)。另外，其讀寫便捷的優(yōu)勢，使得在信息量龐大的情況下也能夠極為輕松地錄入資料庫，進(jìn)而收錄到檔案管理系統(tǒng)。

（五）先進(jìn)的存儲媒介

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)作為存儲媒介，文件在體積上較大，極其容易受潮和燃燒，又不容易備份、保存以及轉(zhuǎn)移等，這就導(dǎo)致檔案容易受到自然災(zāi)害的影響發(fā)生丟失、毀壞現(xiàn)象，這對檔案管理工作的順利開展極為不利。而電子信息化檔案管理的使用，使得信息資料更加容易備份，并且硬盤儲存具有體積小、容量大以及重量輕的優(yōu)點，一旦遇到災(zāi)害的時候也極易被轉(zhuǎn)移；即便發(fā)生被水浸或是被切割等情況，也可以采取相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行修復(fù)；通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)信息的存檔備份，這樣可以最大限度地保存資料。

二、電子信息化檔案管理的應(yīng)用

（一）收集與整理信息

通過計算機系統(tǒng)，可以將收集到的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲為電子檔案。不斷完善網(wǎng)絡(luò)電子檔案相關(guān)工作，創(chuàng)建檔案信息庫，實現(xiàn)資源上的共享，從而形成具有移動性的檔案庫。此外，在對電子檔案進(jìn)行收集的過程中，對其進(jìn)行整理，之后進(jìn)行編號，制作邏輯目錄，采取一系列有序的處理，各個環(huán)節(jié)有效對接，密切相連。

（二）對檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)以及加強保密性

在計算機系統(tǒng)中，檔案管理硬件方面出現(xiàn)問題的概率很小，但是一旦出現(xiàn)就很難得到有效的解決，這就需要做好相關(guān)的備份處理工作。此外，在軟件方面必須進(jìn)行定期調(diào)試，安排專業(yè)人員實施維護(hù)，只有這樣才能使檔案管理系統(tǒng)保持高效、穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)。值得注意的是，檔案系統(tǒng)的保密性尤為重要，要避免檔案信息被黑客惡意篡改、利用。由此可以看出，加強檔案管理系統(tǒng)的保密性是重中之重。

（三）強化對電子信息化系統(tǒng)的利用率

檔案管理中的根本環(huán)節(jié)是利用環(huán)節(jié)，也就是說對電子信息化系統(tǒng)加以充分的利用，這樣能夠讓檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的結(jié)合，可以使查閱、閱讀以及檢索方式變得更加多樣化。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需要，因此，必須緊跟時代步伐，而電子信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用正好解決了這一問題，成為大勢所趨，并為人們提供了更加便捷、高效的服務(wù)。

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（作者簡介：王春梅，女，大專，榆樹市文化館，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）