簽名與蓋章在財(cái)務(wù)管理中的正確應(yīng)用探析

祁劍清　王玲

摘? ?要：本文首先闡述了簽名和蓋章在財(cái)務(wù)管理中的作用，其次分析了簽名和蓋章在實(shí)際應(yīng)用中的困惑，最后依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)論述了簽名和蓋章在財(cái)務(wù)實(shí)際工作中的正確應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案;簽名;蓋章

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，國家不斷完善和出臺新的財(cái)會法規(guī)制度，以滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。這些法規(guī)制度在明確相關(guān)責(zé)任的同時(shí)，兼顧減輕勞動(dòng)強(qiáng)度、堵塞漏洞、提高效率。《會計(jì)法》《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等財(cái)會基礎(chǔ)性法規(guī)為適應(yīng)新形勢的需要，曾進(jìn)行了幾次重要修訂。與此同時(shí)，《中華人民共和國電子簽名法》等法規(guī)也相繼出臺。這些法規(guī)中，為明確責(zé)任、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，均要求在經(jīng)辦相關(guān)的財(cái)務(wù)資料上進(jìn)行簽章手續(xù)。實(shí)際上，在財(cái)務(wù)工作實(shí)操中，簽名、蓋章已經(jīng)成為財(cái)務(wù)工作的常態(tài)。但在實(shí)際工作中，哪些財(cái)務(wù)資料需要簽名、哪些需要蓋章、哪些又必須同時(shí)簽名和蓋章，許多財(cái)務(wù)人員存在理解誤區(qū)。實(shí)際表現(xiàn)是：為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)辦者往往對已經(jīng)打印出會計(jì)主管、錄入、審核、記賬人員名字的相關(guān)會計(jì)資料上都加蓋一次印章，無形中增加了工作量，也顯得不科學(xué)。只有理解有關(guān)法律法規(guī)簽章規(guī)定，正確運(yùn)用簽章，財(cái)務(wù)人員才可依據(jù)最新財(cái)會法規(guī)，摒棄手工記賬時(shí)代的做法，采用電子簽名、密碼登錄簽名、手工簽名與蓋章相結(jié)合等方式，有效減輕財(cái)務(wù)審核和會計(jì)檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度、工作量，同時(shí)規(guī)范財(cái)務(wù)行為，化解財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

一、簽名、蓋章制度在財(cái)務(wù)管理中的作用

在財(cái)務(wù)工作中，舉凡合同、原始票據(jù)、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)會計(jì)資料都會運(yùn)用到簽章。這里所說的簽章實(shí)際就是簽名和蓋章的簡稱，簽名就是相關(guān)責(zé)任人在財(cái)務(wù)資料上手寫署名，蓋章指在財(cái)務(wù)票據(jù)上加蓋相關(guān)責(zé)任人的印章。

財(cái)政史上關(guān)于印章的記載，可以上溯到商周時(shí)期，距今已有三千多年的歷史。關(guān)于印章，在古詩中，早就有“且然入局無公事，除卻申臺有印章” “俶訝親針石，俄驚授印章”以及“無煩移牒水仙王，徑寫新篇就印章”等吟詠詩句。

從古代到現(xiàn)代，無論是辦理公務(wù)，還是出于私事，都是以印信為證。戰(zhàn)國時(shí)期，曾經(jīng)主張合縱的一代名相蘇秦就曾佩戴過六國相印;在著名的歷史典故“竊符救趙”中，講的就是戰(zhàn)國時(shí)信陵君借他人之手竊得兵符（印章）從而奪取魏國兵權(quán)的故事，由此可看出在古代印章的重要性。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，印章的重要性不僅沒有減弱，而且貫穿到經(jīng)濟(jì)生活的方方面面，在國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和民間組織中成了身份、權(quán)威的標(biāo)記和憑證。在一些法律制度、規(guī)章中也有簽章的要求。材料中是否有簽名或蓋章、簽名或蓋章是否得當(dāng)，都直接關(guān)系到與簽名、蓋章相關(guān)行為的法律效力。實(shí)際工作中因?yàn)楹炚虏坏轿欢l(fā)的經(jīng)濟(jì)法律糾紛不計(jì)其數(shù)，應(yīng)引起高度重視。財(cái)務(wù)工作中的簽章非常重要，它反映的是財(cái)務(wù)行為中領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦、審核、錄入等特定人員在財(cái)務(wù)事項(xiàng)中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。簽章又可細(xì)分為簽名、蓋章和簽名并蓋章，不可混為一談。

二、簽名、蓋章在財(cái)務(wù)實(shí)際應(yīng)用中的困惑和問題

在財(cái)務(wù)工作中，收到的原始憑證要審核其要素是否齊全，其中就要看是否蓋章、是否章件相符、是否有經(jīng)辦人員簽名。打印的記賬憑證要裝訂成財(cái)務(wù)檔案并定期交到單位檔案室存檔。檔案管理員要查看檔案是否符合檔案管理要素，其中包括憑證封面和記賬憑證上的簽名、蓋章等要素是否齊全。財(cái)務(wù)月報(bào)表、財(cái)務(wù)決算報(bào)表，除要求報(bào)送電子文檔外，還必須要有加蓋單位公章并由單位編制人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人簽名并蓋章的紙質(zhì)文件。由此可見，簽名和蓋章在財(cái)務(wù)工作中無處不在。究竟哪些地方僅需要簽名就可以，哪些位置必須蓋章，哪些地方必須簽名并蓋章，許多財(cái)務(wù)人員區(qū)分不清，為審慎又圖方便、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，許多單位財(cái)務(wù)主管就要求在已經(jīng)有密碼登錄簽名的記賬憑證、會計(jì)憑證封面、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等各處，既簽名又蓋章，造成工作量成倍增加。造成這一現(xiàn)象的根本原因在于，一些財(cái)務(wù)人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人受傳統(tǒng)手工財(cái)務(wù)的影響較深，對在“互聯(lián)網(wǎng)+”與財(cái)務(wù)電算化、票據(jù)電子化情況下的簽章認(rèn)識不足，加之一些檔案管理和內(nèi)部審計(jì)人員固有的思維和要求，為求穩(wěn)妥，就自然形成什么地方都簽字并蓋章以求統(tǒng)一的狀況。

三、簽名、蓋章在財(cái)務(wù)工作中的正確應(yīng)用

1.財(cái)會法律法規(guī)關(guān)于簽名、蓋章的規(guī)范要求

查閱最新的財(cái)務(wù)有關(guān)法規(guī)，涉及財(cái)務(wù)各種憑證、賬簿、報(bào)表等簽章的要求，都有明確解釋。

（1）《中華人民共和國會計(jì)法》（以下簡稱會計(jì)法）中，涉及簽名并蓋章的內(nèi)容只有第二十一條。此條中要求財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人和主管會計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者會計(jì)主管人員“簽名并蓋章”;在設(shè)置總會計(jì)師的單位，還須由總會計(jì)師“簽名并蓋章”。這里要求的是簽名和蓋章都要有，缺一不可。這個(gè)規(guī)定的目的首先考慮的是單位負(fù)責(zé)人代表單位依法行使職權(quán) ，又是單位的法人，自然對外提供的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告上簽章是必然和應(yīng)該的;二是總會計(jì)師或會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，作為具體負(fù)責(zé)會計(jì)組織工作的領(lǐng)導(dǎo)， 在對外提供的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告上簽名并蓋章也屬當(dāng)然;三是必須“簽名并簽章”，主要是規(guī)范簽章程序，明確簽名并蓋章的人員責(zé)任， 督促單位負(fù)責(zé)人和其他財(cái)務(wù)工作的人員重視會計(jì)工作和財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告質(zhì)量。《會計(jì)法》涉及只蓋章不需要簽名的只有第十五條，要求會計(jì)賬簿在登記時(shí)應(yīng)當(dāng)連續(xù)編號，如果會計(jì)賬簿在記錄過程中發(fā)生錯(cuò)誤或者出現(xiàn)隔頁、缺號、跳行的，應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的方法更正，還必須由會計(jì)人員和會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（或者會計(jì)主管人員）在更正之處蓋章。此條主要針對手工記賬，計(jì)算機(jī)打印出的賬簿不存在上述問題。《會計(jì)法》中除了上述兩條之外再無其他條款涉及簽名蓋章之處。

（2）在《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中，要求簽名或者蓋章的共有13處之多，主要涉及會計(jì)工作交接、原始憑證的填制內(nèi)容、記賬憑證的填制、收款付款憑證的開具、原始憑證分割單的填制、憑證封面的填制、原始憑證的外借登記、復(fù)印原始憑證登記、財(cái)務(wù)報(bào)告等，都要求“簽名或蓋章”，但符合其一就可。《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》于1996年重新修改后2017年又進(jìn)行過修訂，第七十條對財(cái)務(wù)報(bào)告只要求簽名或蓋章，《會計(jì)法》中對財(cái)務(wù)報(bào)告要求是“簽名并蓋章”，有沖突，應(yīng)以《會計(jì)法》要求為準(zhǔn)。一些省市在制定《會計(jì)基礎(chǔ)工作實(shí)施細(xì)則》中對此做了相應(yīng)的修改，使之與《會計(jì)法》要求相一致。

（3）在《會計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日起施行）中要求“簽名或蓋章”的有兩條，一是第十八條中要求，在銷毀會計(jì)檔案后，必須在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章;二是第二十四條，要求單位和單位之間在交接會計(jì)檔案完畢后，交接雙方的經(jīng)辦人和監(jiān)督人都應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章，這里是簽名、蓋章?lián)褚患纯伞?/p>

（4）《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中涉及 “簽章”的條款有2處，在第三十條中要求，發(fā)生的支出憑證中應(yīng)當(dāng)附反映支出明細(xì)內(nèi)容的原始單據(jù)，同時(shí)要有經(jīng)辦人員簽字或蓋章，如果有超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的一些支出事項(xiàng)，則應(yīng)當(dāng)由相關(guān)經(jīng)辦人員在說明原因的同時(shí)附審批依據(jù)，以便確保與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)相符。在第四十一條中又要求，按照相關(guān)規(guī)定必須有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的，相關(guān)責(zé)任人必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。這里要求的是簽字或蓋章，只要具備任意一項(xiàng)即可。

（5）在《中華人民共和國電子簽名法（2015年修正）》中第十四條中關(guān)于“簽章”提出，對于可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。在第13條又規(guī)定，具備①電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有;②簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制;③簽署后對電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn);④簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)這四種情況的，可視為可靠的電子簽名。同時(shí)規(guī)定，當(dāng)事人在具體事務(wù)中也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。

2.簽名、蓋章在財(cái)務(wù)工作中的正確應(yīng)用

從以上法規(guī)可得出以下結(jié)論：財(cái)務(wù)實(shí)際工作中要求“簽名并蓋章”的只有對外提供單位會計(jì)報(bào)告和會計(jì)報(bào)表時(shí)，有關(guān)人員必須是“簽名并蓋章”，其他財(cái)務(wù)檔案資料上需要簽章時(shí)都可簽名與蓋章二選一。對打印出的電子文檔，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)財(cái)會電算化單位，軟件的設(shè)計(jì)都實(shí)現(xiàn)了操作員權(quán)限錄入和操作修改日志的可查詢，登錄后無論錄入、審核、會計(jì)主管等屬于電子簽名，這些電子簽名是由電子簽名人采用獨(dú)有的密碼來控制，并且財(cái)務(wù)軟件中有對登錄后進(jìn)行改動(dòng)包括簽名改動(dòng)都能夠被及時(shí)記錄和發(fā)現(xiàn)的特性，這也完全符合《中華人民共和國電子簽名法（2015年修正）》電子簽名的要求，因此具有與手寫簽名或者蓋章同等的法律效力，完全可視為可靠簽名，不再需要蓋章。其他如開具票據(jù)等設(shè)置登錄權(quán)限和密碼的財(cái)務(wù)崗位，票據(jù)上打印的登錄人員名字也符合《中華人民共和國電子簽名法（2015年修正）》電子簽名特征要求，不需要再手寫簽名或蓋章。

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（責(zé)任編輯：劉海琳）