ERP在企業內控管理中的應用及其局限性

楊杰

摘 要：目前市場經濟改革不斷深入，企業之間的市場競爭也日趨激烈，為了能提高企業的發展水平，就需要完善內部控制體系，實施高效的內部控制計劃。本文對ERP在內部控制中的應用進行分析，并分析其在內部控制中的具體運用方式及其局限性，以期對企業內部控制效果的提高提供參考。

關鍵詞：ERP ?內控管理 ?應用 ?局限性

一、ERP與內部控制概念

ERP指的是企業資源計劃，是對企業的資源予以合理的規劃，以實現生產、財務、采購、銷售等價值鏈的科學管理。其發展是建立在信息技術發展的基礎上，為決策層和員工提供信息服務的平臺。

內部控制是企業為了提高經營效率，保障日常經營，控制經營過程中的風險，從而實現企業的經營管理目標而制定的一系列控制方法以及管理措施。內部控制涵蓋了企業各經營管理業務活動，還涉及各職能部門的效益管理。

二、ERP對增強企業內控的重要性

近年來我國市場經濟不斷發展，企業競爭壓力逐漸加大，企業面臨的生存壓力與日俱增。企業如在內部控制過程中出現風險，可能導致一系列的經營危機，甚至導致破產。為了有效改善企業經營過程中的管理，加強對資產等資源的監督與控制，企業就必須要改善內部控制的方法，提高內部控制的效果。傳統的內部控制，難以發揮最好的效果，甚至經常出現資金流失和企業人員違規現象。傳統的內部控制方式采用人工操作，不僅效率低下，且存在較高的人工成本。隨著企業經營規模的不斷加大，企業涉及的信息不斷增多，傳統的內部控制方式難以適應飛速發展的信息模式，無法保障企業的成本效益，降低了企業整體的管理效率。將系統與內部控制相結合，不僅能提高內部控制的效果，還能有效提高企業的經濟效益，確保企業生產經營活動受到合理的監督與控制，保障內部各項制度的貫徹執行。該系統要求操作人員必須按照系統規定的流程進行操作，在無形中也保障了內部控制按流程執行，避免了人工操作帶來的一系列風險。

三、ERP在企業內控管理中的具體運用

（一）組織規劃設計和授權

企業要根據自身的實際情況和市場的具體需求，選擇合適的ERP管理模式，并根據自身的組織結構設計合理的授權系統，使其能夠符合企業的各項特點與要求，并與相應員工的崗位職責相適應，規劃明確每一位員工對操作系統的使用權限，規范員工修改、查詢、審批、授權等一系列操作，避免出現操作系統權限管理混亂的現象。

（二）會計系統

財務管理部門是企業內部財務數據記錄和核算資金活動的部門，對企業管理效益的影響較大。為了確保財務部門的正常運轉，促進資金的正常運營，需要加強對財務部門的ERP系統內部控制設計的重視程度。根據財務管理部門的具體會計核算工作，對系統的具體內容進行設計，加強對會計數據的查詢權限設置，規定基層會計人員的操作權限，確保管理人員才能查閱相應的財務數據，保障財務數據的安全性。企業的會計制度是否健全，關系到企業的發展，企業內控對該系統的會計核算要求不僅體現在系統要有明細確的會計核算模塊與操作權限規范，同時要確保數據的安全性，防止會計數據在后期被惡意篡改，同時要及時對會計系統的數據進行備份與存檔，實行雙備份制度。

（三）人力資源系統

人力資源是企業重要的資源，也是推動企業發展的動力。內部控制的效果是由員工的個人素養和職業技能等一系列因素所影響的，因此企業必須要將人力資源當做一項重要資源，在內部控制活動中予以重視。在系統的內部控制中，將人力資源的控制重點建設，建立與企業發展相適應的人力資源管理模式，量化各部門員工的考核指標，提高員工的工作效率與工作積極性。企業要健全該系統中的各項功能，建立與人力資源特點相適應的員工檔案，加強對員工的考核機制的執行，確保員工在今后的今生中有據可依。

（四）預算管理

內控管理的重要工具之一是完善的資金預算系統。資金預算是企業內部控制的重要內容之一，是實現企業長遠發展規劃，落實戰略目標的渠道。ERP管理系統中應該體現資金預算管理，提高企業在資金預算過程中的準確度，為企業的日常資金使用與安排提供科學的依據，通過系統收集企業業務信息，并對企業生產經營過程中的各項活動進行合理的分析，判斷相應的資金是否得到高效率的使用，使資金預算的目的得到落實。經濟業務發生之后，應該使用系統中的審批功能幫助決策者進行決策。

（五）財產保全控制

企業資產管理的重要目的之一是實現資產的保值與增值，企業需要通過ERP系統與內部控制的結合，實現對資產的有效管理。例如系統的應收與應付模塊可以有效的實現對上游供應商應付賬款管理與下游客戶應收賬款管理，實現賬齡分析等一系列功能，并對相應的款項進行核對，提交項責任人進行催收，防止出現呆壞賬。同時，企業應制定相應的固定資產管理制度，明確固定資產的采購、轉移、損失、報廢等審批手續，并將全部流程錄入系統中，讓資產的使用流程都能夠有跡可查，并定期對資產進行盤點與清查。另一方面，使用系統對存貨的采購、保管、領用等進行記錄與審批，體現存貨的變動情況，讓財務人員及時了解存貨的信息。以充分地對存貨進行管理。

（六）風險防范

企業的風險可能會影響企業的正常經營，甚至導致企業面臨破產危機。因此，內部控制的重要工作的任務之一是為了實現對風險的控制。在企業經營管理過程中，要將企業可能面臨的風險進行細化與分解，建立相應的風險模型，通過設定相應風險的測算公式，使系統自動收集相應的數據對風險進行測算，若風險指標達到預警程度則自動發出警報，由相關人員對風險進行處理，同時可以開展會議探討解決風險的措施，以對風險進行有效的防范。

（七）內部審計

內部審計部門是企業設置的監督機構，其任務之一是根據企業的實際需要，對內部控制的有效性與合理性進行及時的評價，并對內部控制的執行效果予以評價，防止出現內部控制風險。在實際中，可以設置專門的內部審計模塊，幫助內部審計部門更順利地開展工作。在報表功能中預設內部審計報表，自動生成部分表格，通過對相應數據進行自動處理減少審計部門的工作量，降低企業的人力資源成本，提高企業的管理效率。

四、ERP系統適用的局限性

ERP系統有多個不同的版本與類型，不同廠家有其自身特點與側重點，模塊設置也有一定的差異。如果軟件不符合企業自身的特點與內部控制管理的要求，可能會影響內部控制的效果。該系統能夠對企業的各項資源進行集成式管理，但是還仍然無法涵蓋內部控制的全部內容與企業活動的全過程，因此企業要根據自身的實際情況對系統加以優化，以讓員工更加順利地使用系統，并對內部控制制度進行貫徹落實。企業在選擇時，要充分考慮自身的實際情況與行業特征，減少系統與企業之間的摩擦，以滿足企業的管理需求。

五、結束語

隨著信息化時代的到來，ERP系統的使用能夠極大地提高內部控制的效率與企業管理效率，但是內部控制在使用過程中也存在一定的局限性，企業要將該系統對內部控制的優勢充分發揮出來，并合理考慮實際存在的局限性，以提高企業內部控制的管理效果。

參考文獻

[1]錢慶軍.對ERP環境下企業內控審計的研究[D].首都經濟貿易大學，2014.