大數據背景下人事檔案電子化管理和探討

張勇

摘要：做好人事檔案管理工作，可以幫助企業更好的了解企業內部的員工，進而制定出科學合理的人才選拔機制以及培養機制。大數據時代的到來，使得企業的人事檔案管理工作面臨著更大的挑戰，實現人事檔案的電子化管理成為未來的發展趨勢。基于此，本文重點針對大數據背景下人事檔案電子化管理進行了詳細的分析，以供參考。

關鍵詞：大數據：人事檔案;電子化管理、

人事檔案管理主要就是對企業員工的基本信息進行詳細的記錄和保存。通過對人事檔案的閱讀，就可以直接了解一名企業員工的基本信息。以此為基礎實施各項管理工作，就可以顯著提升管理效率與管理質量。但是在實際的人事檔案管理工作中，還有很多問題沒有得到解決。只有加大信息化技術的應用，通過電子化管理模式來提升人事檔案管理的工作效率以及工作質量，才能促進企業的發展與進步。

一、大數據背景下人事檔案管理過程中存在的問題

1.缺乏較高的素質的人事檔案管理人才

目前，依然有部分企業沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理人員除了人事檔案管理工作之外，還兼職了其他很多工作。這樣一來，他們就無法全身心地投入到人事檔案管理工作中。另外，還有部分人事檔案管理人員年齡偏大，受教育程度不高，沒有較高的學習新技術的能力，很難運用信息技術開展工作，所以也就無法實現人事檔案的電子化管理。還有部分人事檔案管理人員雖然具有多年的管理經驗，但是始終沒有接受過系統的培訓，常年使用陳舊落后的管理方法，也沒有對人事檔案的電子化管理引起足夠的重視，使得人事檔案管理工作出現了很多問題。

2.缺乏先進的管理技術

在人事檔案管理工作中，管理技術不夠先進也是一個非常突出的問題。首先，部分人事檔案管理人員只是了解一些簡單的管理技術，并沒有與時俱進，實現檔案管理的網絡化發展以及數字化發展。其次，與人事檔案管理有關的基礎設備比較落后，管理軟件落后、管理人員數量有限。最后，檔案管理技術不夠先進，再加上有限的計算機信息儲存量以及過于復雜的計算機操作步驟，嚴重降低的人事檔案管理的工作效率。

二、大數據背景下人事檔案電子化管理的策略

1.提高人事檔案管理人員的綜合素養

在大數據背景下，要想實現人事檔案的電子化管理，就必須要提升人事檔案管理人員的綜合素養，通過培訓使人事檔案管理人員掌握最先進的計算機技術，為實現電子化的檔案管理打好基礎。首先，對現有的人事檔案管理人員進行系統的培訓，使其掌握與人事檔案管理有關的基本管理知識。其次，在保證人事檔案管理人員掌握了最基礎的答案管理知識之外，還要教會其計算機技術以及信息化管理手段的使用方法，提升人事檔案管理人員的信息素養。最后，引導人事檔案管理人員樹立“終身教育”的意識。只有這樣，人事檔案管理人員才會積極主動的配合企業組織開展的各種培訓，人事檔案管理人員的工作潛能才能得到充分的挖掘，人事檔案管理人員的綜合素質才能得到明顯的提升[1]。

2.完善激勵機制和考評機制

在大數據背景下，要想實現人事檔案的電子化管理，就必須要完善激勵機制和考評機制。首先，企業只有對企業員工的個人利益引起重視，制定有效的激勵模式，將企業員工的個人利益與企業的利益緊密的聯系在一起，才能夠充分激發出員工的工作激情與熱情。只有這樣，人事檔案管理人員才能夠全身心地投入到人事檔案管理工作中，保證工作效率與工作質量的提升。需要注意的是，激勵模式要以嚴格的獎懲機制為基礎，針對表現優異，達到獎勵標準的員工，要進行大力的獎勵;如果發現員工工作消極，頻繁出錯，那么就要予以嚴厲的處罰。其次，還要完善企業的考評制度。因為大數據時代的到來使得人事檔案管理工作呈現多元化發展其實，企業只有制定相應的考評制度，才能提升員工的工作效率，減少員工出現失誤的幾率。

3.加大人事檔案管理的技術支持

在大數據背景下，要想實現人事檔案的電子化管理，就必須要加大人事檔案管理的技術支持。首先，建立完善的安全保護制度，根據企業情況制定出針對性的漏洞檢測模式，進行防火墻程序的設置，為企業內部各項數據信息的安全性提供保證。其次，將科學技術應用到人事檔案管理工作中，通過先進科學技術的應用來實現人事檔案的電子化管理。

4.完善人事檔案管理體系

在大數據背景下，要想實現人事檔案的電子化管理，就必須要完善檔人事檔案管理體系。首先，針對于人事檔案有關的各項管理工作，制定一套統一的管理制度，重點強調檔案管理工作的重點與難點，提升人事檔案管理工作的科學性。其次，在歸檔方面，要積極地向發達地區借鑒經驗，并結合企業內部的實際情況，制定出一套獨特的歸檔方案。最后，請求第三方機構的幫助，通過第三方機構，了解到各種歸檔方式的優勢與劣勢，然后對企業內部的歸檔方案進行優化[2]。

三、結論

綜上所述，大數據背景下，企業人事檔案管理工作，還存在著缺乏較高的素質的人事檔案管理人才、缺乏先進的管理技術等問題。要想解決這些問題，實現人事檔案的電子化管理，就必須要提高人事檔案管理人員的綜合素養、完善激勵機制和考評機制、加大人事檔案管理的技術支持、完善人事檔案管理體系。

參考文獻：

[1]倪瑾瑾，大數據背景下人事檔案管理的創新路徑探討[J].企業改革與管理，2019（22）：68+71.

[2]周華，大數據背景下人事檔案電子化管理研究[J].文化產業，2019 （21）：50-51.