干部人事檔案信息化建設實踐探討

摘 要：隨著信息技術快速發展，在社會經濟發展進程中扮演著極為重要的角色。社會經濟發展進程中，干部人才在其中發揮著重要作用，考慮到干部隊伍的流動性問題，必須針對干部人事檔案實施行之有效的管理，為更好地發揮干部人力資源的價值做出積極貢獻。在信息技術日愈提升的當下，干部人事檔案必須朝著信息化方向發展，此乃必然趨勢。然而，當前干部人事檔案信息化建設在實踐中尚處于初級階段，仍存在不少亟待解決的問題，使得干部人事檔案管理水平大打折扣。文章將圍繞著干部人事檔案信息化建設進行探討，以期能為提升干部人事檔案管理質量做出積極貢獻。

關鍵詞：干部;人事檔案;信息化

在信息技術快速發展和廣泛運用的當下，人事檔案管理必須順應時代發展趨勢，轉變以往傳統落后的人事檔案管理模式，立足實際對其進行合理調整和改進，明確信息化屬于現下干部人事檔案管理的必然發展態勢。實踐表明，通過實施干部人事檔案信息化建設，有利于為單位人員開展相應工作做出積極作用，對實現提升工作效率及質量的目標大有裨益。故而，通過針對干部人事檔案管理實施信息化建設，屬于當今時代發展的必要趨勢。文章將立足于當前干部人事檔案管理的實際情況，分析當下干部人事檔案信息化構建中存在的不足，并以此為基礎研究切實有效的應對措施。

一、干部人事檔案信息化管理的必要性

（一）能夠讓檔案查詢更為便捷高效

通過實施干部人事檔案信息化管理，屬于對傳統檔案管理模式的改革創新，有助于提升檔案管理的效率及水平，具有更為便捷、智能高效的突出優勢。在傳統檔案管理中，主要為紙質檔案材料，對檔案存儲空間的要求相對較高，在開展檔案查詢工作時往往存在效率低下的問題，且運用其中的分類方式相對固定，難以滿足實施大量數據篩選的要求。實施干部人事檔案信息化管理的突出特點便是，將紙質檔案轉化為電子檔案，此舉能夠提高檔案信息的錄入數量，并能夠在計算機等設備的輔助下，實施快速高效地檔案查詢工作，此舉能夠大幅度提升檔案查詢效率，對提高檔案資料的利用率具有積極作用。

（二）能夠讓檔案管理更為規范合理

通過加快干部人事檔案信息化管理的建設步伐，科學發揮電子技術在其中的價值，有利于提升檔案信息管理的規范化水平。在實施紙質檔案管理工作時，考慮到紙張大小、材質、裝訂方式等存在一定差異，故而難以依據統一的管理標準對其實施管理工作，在實際管理過程中容易出現紙質檔案殘缺、受損等諸多問題。通過將紙質檔案有效轉化為電子檔案，以上提及的問題可以在一定程度上有效規避。第一，在實施電子資料填寫工作時，需要依據相應要求制定統一的填寫規范，對填寫字體、內容要求、格式等予以明確規定，以有效降低在錄入環節出現的問題。第二，有關工作人員要在實際需求的指導下，從技術層面進行調整和改進，并針對檔案庫內的相應數據信息實施定期更新和維護，立足全局，切實保障干部人事檔案管理的規范性和嚴謹性。

（三）能夠讓檔案存儲更為安全高效

在紙質檔案存儲環節，若遭遇火災、暴雨等天災人禍時，紙質檔案可能遭受毀滅性損毀，檔案管理人員若在實際管理環節出現工作失誤，也可能導致檔案管理遭受難以挽回的影響，不法分子還可能處于私利或私心，不惜冒著觸犯法律的紅線竊取檔案信息。通過實施干部人事檔案信息化管理，將紙質資料有效轉化為電子資料，能夠將干部人事檔案資料在內部網絡內得到妥善儲存和管理，并針對專業資料實施更為嚴謹專業的管理，對其實施加密處理，此舉有利于提升干部人事檔案管理的規范性和安全性。另外，相應工作人員還需針對檔案庫實施定期管理和維護，對系統進行更新升級，科學發揮網絡化信息技術在其中的價值，并將其上傳到云端實施嚴謹細致的管理，在一定程度上有利于實現永久保存的目標。通過有效整合電子檔案和紙質檔案這兩種管理方式，對保障檔案管理的安全性大有裨益。

二、當前干部人事檔案信息化建設的實際情況

依據我黨十八大精神的相應要求，干部人事檔案管理必須順應時代發展要求，對其進行合理調整和改進，將信息技術合理運用其中，提高信息化在檔案管理中的運用范圍，切實提升干部人事檔案管理的效率及質量。我國在人事檔案信息化管理中取得杰出進展，但在實踐中仍存在不少亟待改進的問題，并主要體現在以下方面。

（一）相應資金投入與實際要求不符，未能準確認識到其重要性

為實現干部人事檔案信息化管理的目標，一方面需要配置相應管理軟件，一方面需要配備健全的硬件設備，從軟硬件設備上為落實信息化管理予以保障。為實現這一目標，前期對所投入資金的數量要求相對較高。然而，不少單位在實際建設環節，在人事檔案管理方面做出的預算投入，往往與實際要求存在較大差距，使得人事檔案信息化管理在具體實踐中，往往受到軟硬件設施的局限。此外，有些單位未能準確認識到干部人事檔案管理的價值及作用，仍未此項工作無足輕重，不值得在該環節投入過多，且此種觀念相對普遍。這與人事檔案管理工作往往不能直接和工作效率及業績水平掛鉤具有密切關聯，故而在一定程度上也嚴重制約了干部人事檔案信息化建設的步伐。

（二）所采取的管理方式相對單一，信息化建設相對薄弱

不少單位在日常管理工作中，往往容易忽視干部人事檔案管理的價值，在具體管理實踐中處于弱勢地位，當期沿用傳統單一的管理方式，在實際運用中缺乏創新和改進，使得信息能否確保其準確性受到干擾。此外，不少單位在實際發展進程中，將現代化信息技術合理運用其中，但在實際運用環節多側重于表面，所發揮的實質作用相對有限，未能切實展現出現代化技術手段的優勢。有關人員在實施信息平臺管理工作時，缺乏相應管理技巧及能力，在一定程度上致使檔案信息化構建開展地步履維艱。

（三）檔案管理人員的綜合素養參差不齊

為保障干部人事檔案信息化建設順利開展，需要以具備相應實力及資質的檔案管理人員為支撐，對其實踐操作能力及知識儲備具有相應規定，故而必須組織檔案管理人員開展強有力的軟硬件操作及運用培訓，組織提升相應工作人員的綜合素養。然而，當前不少檔案管理部門在人員配置上存在不足，尤其是欠缺高技術人才，故而在一定程度上制約了檔案管理質量。

三、干部人事檔案管理信息化建設的可行性對策

在當前干部人事檔案管理中，通過踐行信息化管理理念，有利于提升檔案管理水準及效率，屬于一種新型高效的檔案管理模式，屬于當今時代發展形勢下不可避免的趨勢。為貫徹落實干部人事檔案信息化管理的目標，必須將現代化管理理念落實到位。

（一）基于干部人事檔案管理構建專門的電子信息系統

依據干部人事檔案管理的要求及特點，構建具有針對性的電子檔案系統，憑借其強大而又全面的功能，能夠為檔案管理工作開展提供便利。人事部要經過多方比較和篩選后，挑選出具備相應資質的人員，在各部門兼任檔案管理職責，并組織這些人員開展專業系統的培訓，為順利開展各部門檔案管理創新奠定基礎。從事檔案管理工作的人員需要及時處理檔案信息，并靈活運用現代化信息技術，在相應技術及設備的輔助下，確保電子資料錄入的準確性和高效性，致力于完善部門內部檔案管理信息系統，為更為便捷高效地運用相應數據信息奠定基礎。通過對比紙質檔案和電子檔案，可知后者在時效性和準確性方面具有明顯的優勢。

（二）針對干部人事檔案信息化管理制度對應目標

在干部人事檔案信息化管理建設進程中，需要對紙質資料實施電子化處理，配置滿足信息管理的軟硬件設施配置。將紙質資料進行電子化處理屬于第一步，相應工作人員需要將文本資料、圖片表格等準確錄入其中，并依據相應要求開展分類工作，結合實際情況選擇適宜的索引形式，且劃分不同等級，設置具有針對性的管理權限，致力于完善人事檔案管理系統構建，將現代化信息技術等合理運用其中，科學整合各種數據，為實現信息化奠定基礎。

（三）基于干部人事完善和改進管理制度

各部門在實施檔案信息化管理的進程中，通過健全和完善對應制度體系，能夠對其建設提供助力，對其具有積極的推動效果。為深化對傳統管理制度進行創新和調整的目標，必須順應當前干部人事檔案管理的要求，找出傳統管理制度中存在的不足，有針對性地調整和改進，及時廢除不合理的管理條例。故而，在實施信息管理網絡構建工作時，必須妥善應對傳承和創新之間的關聯，合理引進現代化管理理念及制度，合理整合這兩部分內容，而不是全面否決前期內容。另外，要將關注點放在體系規劃上，對相關部門是否具備良好的策劃能力予以高度重視，圍繞著工作系統制定整體規劃方案，從制度層面入手，讓相應工作人員的權益得到保障，在對相應制度進行創新和調整的同時，致力于調解工作進度，切實保障信息化在各個環節得以穩步開展。

（四）依據時代要求對信息化建設予以理論指導

在信息時代背景下，各種現代化信息技術紛紛涌向，傳統人事管理方式面臨著創新和改進。然而，當前不少人事管理部門未能靈活準確地運用相應管理理論，或所借鑒和學習的例子尚不成熟，致使干部人事檔案信息化管理在建設實踐中暴露出諸多不足，未能準確抓住問題的癥結所在，使得在實際發展進程中缺乏頭緒。為此，領導干部要做好模范帶頭作用，從意識層面正確認識到該工作的必要性，在十九大對黨建工作的指導下，于信息化管理中有效融合工作理念及要求，致力于尋求全面發展，并組織各部門人員開展專業化技能培訓，致力于改進和完善檔案信息遞送機制，對人事檔案管理部門的工作機制進行改進和優化，以科學理論作為指導目標，并始終保持創新，于實踐中逐步改進和優化信息化建設。

（五）注重對干部人事檔案管理模式的創新和改進

在干部人事檔案管理工作中，采取何種管理模式，直接關系到各部門的工作效率及水準，若在實際管理環節，長期沿用傳統單一的管理方式，遲遲不對管理模式進行創新，則容易影響所制定決策的有效性，使得工作人員接收的目標模糊不清，使得基層管理水平大打折扣，難以獲得理想的管理效果。基于此，各部門必須注重對人事檔案管理工作方式進行創新和改進，依據時代發展要求，全面落實創新理念，依據實際工作需求，對管理模式進行創新和改進，并依據相應要求適當加大投入。

（六）制定健全的干部人事檔案管理安全準則

為切實保障紙質資料轉化電子資料的準確性，檔案管理部門必須針對該工作的各個環節制定對應規定，推動人事檔案信息化建設順利開展。在干部人事檔案信息化建設中，必須將安全管理落實到位，在我國相關法律法規的要求下，選擇符合相應要求的材料。考慮到電子資料和紙質資料在安全管理中各種側重，就紙質資料管理而言，側重于保障實體資料的日常保養及存儲安全。而對于電子資料管理，側重于對其進行加密處理，避免出現數據外泄等諸多問題，主要采取密碼、指紋識別等方式。另外，在檔案安全管理的規定下，完善相應制度法規，依據信息化建設要求進行合理調整和改進。

四、結語

在當今時代發展形勢下，信息技術在各個行業領域均扮演著重要角色，各單位要想尋求長足發展，必須順應時代發展需求，明確干部人事檔案管理的價值及意義，對檔案管理理念進行調整和改進，致力于改進干部人事檔案信息化管理質量，綜合考慮各要素后構建專業系統的檔案管理系統，為當今社會經濟發展提供助力。對于從事人事檔案管理工作的人員，必須準確認識到本職工作的要求及重難點，并基于實際要求，將信息技術合理運用其中，致力于全面增強干部人事檔案管理水平。

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作者簡介：鄒文華（1968.12- ），男，云南紅河人，本科，中學高級教師，研究方向：人事檔案管理。