醫療衛生機構檔案管理信息化建設

韓凈 刁紅梅

【摘要】如今不少醫療衛生機構開始注重于檔案管理的信息化建設，檔案管理也從原本的文字記載變成了當下的電子數據，更是醫療機構進行決策的關鍵依據，它和醫院的發展以及建設都是息息相關的，經過合理的管理檔案，能夠更好地觀察醫療機構的人事調動情況，提高醫療水平，減少職員管理檔案的壓力，可是在實行檔案管理信息化建設的過程中情況不容樂觀，也存在諸多的問題，導致很多人事信息的使用效率無法提升，為了確保醫療機構管理檔案效率可以提高，滿足時代發展的需求，本次針對醫療機構檔案管理信息化建設的過程中存在的問題進行分析，然后給予一定的建議，希望可以更好地促進檔案管理信息化建設進程的加快。

【關鍵詞】醫療機構;檔案管理;信息化建設

由于中國醫療管理系統已經步入新的發展階段，所以，改革的重要性也就凸顯了出來，特別是檔案管理的供給側改革已經變成提升檔案管理效率的重要手段，醫療機構愈發看中檔案的信息化建設，已經變成醫療衛生事業發展的關鍵構成部分。醫療機構必須要清楚檔案管理信息化建設的重要作用，調整自己的觀念，培育人才，完善各項制度，確保資源能夠彼此共享，一同進入新的發展時期。

一、醫療衛生檔案管理信息化建設的必要性

（一）醫療衛生檔案必須要長久存儲。過去檔案都是利用紙版來保存檔案信息的，因此，會利用很多的空間來對檔案進行保存，這就導致了場地資源的浪費，加上紙張會受到環境、溫度等方面的影響，難以完整保存檔案;當工作人員需要尋找某個患者的資料時，需要消耗太長的時間去搜索，查閱的過程也會導致檔案發生丟失的情況，這些都是傳統紙版存在的限制。檔案管理信息化改變了保存上的缺陷，運用先進的手段，利用光盤、計算機等設備來處理數據，設計電子檔案，不但節省了保存空間，還縮短了搜索的時間，最大限度地保證了檔案資料的全面性，無論是備份抑或是搜索都極為便利。

（二）檔案規模擴張、數據量增大。如今，醫療衛生機構的規模持續擴張，這就也意味著檔案數據量的增大，不但需要保存病人的病例，還需要保存人事信息、醫療信息等等方面的內容，甚至隨著各項細化，檔案在處理上也愈發的復雜。針對此種情況，顯然傳統的紙質檔案管理難以滿足現代醫療機構擴張的速度和發展的趨勢，需要消耗太多的時間、精力去搜索、歸檔，甚至一個不小心就容易導致檔案文件的丟失和遺漏，所以，運用信息化手段，憑借計算機以及網絡等工具來對檔案進行管理，滿足查詢以及管理等等方面的需求。

（三）合理發揮檔案資料的作用。怎樣對活化的檔案資料進行運用，將它們的效用給發揮出來，這個是醫療機構最關注的問題，也是最頭疼的問題，促進檔案信息化建設，在一定的程度上能夠避免在管理檔案上消耗太多的時間和精力，降低管理者的工作量，讓他們有了機會去開發和整理各項檔案信息資源，再者計算機軟件以及網絡工具的使用，可以在醫生需要病人檔案信息的時候，在短時間內全部查找出來，這樣就可以節省雙方的時間。另外，醫生以及科研人員也能夠經過網絡，對醫療、科研等等信息進行搜索，了解具體的情況，甚至對一些好的醫療手段進行學習和參考，來提升醫療衛生服務水平。

二、醫療機構人事檔案管理發展中遇到的問題

（一）管理人員隊伍建設落后。醫療機構檔案信息化建設離不開人的幫助，而現在醫療機構檔案管理最大的問題就是隊伍建設過于落后，之所以出現此種狀況，最關鍵的是這三個因素的影響：第一，醫療機構檔案在管理的過程中會因為工作人員的離職而導致檔案不好管理。第二，有些醫療機構忽視了對人員的培育，招聘和選拔僅僅只是因為工作有了需要，而并未專門去設立一些標準，導致管理人員的綜合素養不高。第三，管理人員并非是專職，而是身兼數職，導致他們沒有太多的精力去開發和分析檔案數據。

（二）對檔案管理工作重視程度低。醫療機構檔案管理的質量差，最關鍵的就是因為管理者忽視了檔案的管理，針對單位而言，領導的不看中直接決定了員工的態度，正是因為他們的疏忽，讓管理檔案的職員覺得即便是出錯也沒有任何的影響，既然不會受到懲罰，自然在態度上就很隨意，即便是遇見錯誤的地方也經常選擇直接忽視，領導管理上的隨意讓員工的態度以及觀念都受到了很大的影響，時間長了，職員的管理觀念以及管理思想都變得落后，不愿意花費任何甚至缺乏責任感。

（三）人事檔案管理手段落后。最近幾年，信息化發展得比較快，不少醫療機構開始選擇使用計算機來管理檔案信息，但是由于工作人員并未接受任何技術上的培訓，導致他們還是習慣性運用紙質材料來調查信息，嚴重地影響到醫療機構的工作效率，甚至會因為人為因素導致資源的丟失，這些都是醫療機構如今存在的不足之處，一度阻礙了醫療機構規模的擴張。

三、推進檔案管理信息化建設的對策

（一）全面提高檔案管理人員綜合能力和素養。醫療衛生機構想要加快檔案信息化建設的進程，需要增強對檔案管理人員的培育，讓他們盡快地掌握各項軟件的使用情況，除此之外也需要提升他們的綜合素養。為了更好地滿足當下醫療機構的發展趨勢，醫療機構需要安排檔案管理人員到專門的部門進行培育，促進工作人員專業知識以及技能的增強，讓他們更好地服務醫療機構。首先，可以增強培育檔案管理人員的技術，讓他們掌握計算機的使用，特別是掃描儀、數碼相機、光盤等等先進的設備的使用，避免因為操作不熟練而導致掃描、刻錄以及保存的過程中出現丟失資料的情況。其次，增強檔案管理人員對有關法律文件以及行業標準的了解程度，讓他們清楚如何促進檔案信息化建設的迅速發展，讓醫療機構可以緊隨國家的步伐，持續的進步。最后，增強檔案管理人員判斷和預防風險的能力，這樣就能夠很大的程度上保障檔案信息的安全，特別是需要學會掌握如何設計身份加密，然后驗證身份，避免發生任何泄漏個人信息資源的情況，此外，醫療機構可以針對管理檔案的職員設定工作考核制度，將他們的考評結果和薪酬、升職聯系起來，增強他們的責任感，確保檔案管理信息化建設可以更快地實行，不會因為任何的利益誘惑而做出一些不利于醫療機構發展的行為。

（二）全面完善檔案管理的配套設備。最近幾年，醫療機構注重檔案設備的引進，對一些落后的設備進行更新，對掃描儀、數碼相機、光盤等等先進的設備進行采購，首先使用掃描儀將文字都保存到電腦上，然后利用刻錄機保存到光盤中，確保檔案可以長時間保存，當有人需要調查檔案資料的時候，也可快速、及時搜索，不但節省了職員工作的時間，也加快了他們工作的效率。此外，醫療機構可以選擇和一些計算機工作室合作，研發出滿足醫療機構實際需求的管理系統，讓醫療機構的資源都可以得到有效的運用，給醫療機構帶來更多的收益。

（三）進行身份驗證，建立獨具特色的信息數據庫。為了避免檔案管理的數據出現泄漏的情形，必要時可以采取身份驗證，這樣就可以在很大的程度上消除信息泄漏的風險，因為當醫療機構泄漏的信息，不但會對病人產生影響，甚至嚴重了也會對醫療機構的發展產生致命的威脅，所以，增強對數據庫的安全管理是必要的，也是不可缺少的，開啟權限限制身份，準許有關人員訪問資料，可避免人為引起的泄漏。與此同時，醫療機構甚至可以研發出符合機構發展的特色數據庫，對員工的信息進行搜集，然后整理到平臺之中。因為醫療機構設立的系統牽涉到很多人，結構過于繁瑣，所以，必須要留意對個人信息進行健全，此外，在修改資料的時候，為了避免檔案信息的丟失，必須要找出足夠的依據，這樣才可進行修正。

四、結論

隨著信息化進程的加快，各個醫療機構也開始重視信息的安全，各行各業都選擇引入信息系統來加快工作效率，傳統的檔案管理限制了醫療機構的發展需求，紙質版本的檔案文件容易因為環境、溫度以及人為的因素出現丟失和泄漏，加上搜索也需要浪費大量的時間，所以，醫療機構必須要加快檔案管理的信息化進程，來減少工作人員在人力、物力以及財力上的消耗，讓醫療機構有更多的精力，去更好地服務于公眾，提升他們對醫療機構的滿意度。

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