新時期事業單位檔案管理創新思路

肖婷

【摘要】隨著社會的發展進入新時代，事業單位檔案管理在有利的條件下也有了長足的發展。檔案管理工作雖說與之前相比有所進步，但還是有一些問題沒有得到根本解決，導致該項工作發展還停留在原有階段。解決這一問題實際上并不難，需要我們置于時代尋找智慧。數字化管理對于我們的工作走向未來具有不可缺少的引領價值，這也是我們走出困境的有效路徑，具有研究價值。

【關鍵詞】新時期;事業單位;檔案管理;創新思路

掌握事業單位檔案管理工作的實情是促進檔案管理發展的關鍵。現階段檔案管理工作存在管理理念和管理手段較落后，缺乏完善的管理制度和創新性這些顯著問題，制約了檔案管理的發展。這些問題不會隨著時間的推移自行消失，如不及時解決只會越來越嚴重。對這些問題進行分析是解決問題的前提和基礎，我們應當正確認識事情的本質，強調從能動的實踐出發進行創新路徑的探索。

一、事業單位現階段檔案管理現狀

對檔案管理工作有一個總體的了解之后從中發現，檔案管理發展滯后的原因是沒有跟進社會發展腳步，只能算是半只腳踏入了新階段。總體來看，事業單位檔案管理工作還未完全擺脫以往觀念、手段和方法，舊有痕跡未完全消失，無形中起著反向功能，極大地限制了檔案管理工作的優化。

（一）缺乏完善的管理制度。制度不完善是我們已經了解到的突出問題。任何事物都是統一的聯系網上的一個網結，事情有果皆有因，深究根源發現問題出自于領導人員身上。領導人員沒有面對具體問題，沒有充分意識到檔案資源的重要性，甚至還有些人認為檔案管理工作是一項沒有價值的工作，即使開始進行改革工作也只是因為看到了其他單位的行動，發現了其他單位因改革創新呈現了新的格局而想急于改變。但是沒有對事情進行細致研究會導致創新工作具有一定的盲目性和自發性，因為缺乏認識，改革創新工作過于片面，將精力和時間大多投入到不關鍵地方，從而忽略了改革核心——制度建設。沒有很好地完成制度建設工作，又或者領導人員已經意識到了檔案管理重要性，但是在現實工作中只是喊口號，雖然有了制度卻沒有將工作落于現實，理論高度和實踐深度沒有很好地結合在一定，這樣看來問題仍然沒有得到有效解決。

（二）管理工具和管理手段缺乏創新性。新時期社會不斷發展，科技技術的出現使得各行各業呈現了新面貌，各大領域積極與現今技術融合完成智能化建設，實現內部結構功能上的更新。事業單位檔案管理工作也呈現了信息化發展態勢，這一現實情況是可喜的，但就目前形勢來看，事業單位內部實現完全更新的速度過慢，雖然一些設備已經配置上了，但是在實施的過程中仍然沒有拋棄傳統方式，很少利用有效工具進行管理工作，改革難以實現配套和銜接，出現了脫節現象。任何良好的結果都是由一定的努力完成的，如管理手段缺乏創新性，該項工作一直在原地踏步，檔案管理工作就無法朝著有利的方向發展。

（三）檔案管理隊伍不具有先進性。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，所以對檔案管理隊伍的專業水平有一定的要求。長期以來事業單位檔案管理人員專職的很少，大部分為兼職，也沒有經過專業的培訓，只是掌握了一些能應付日常工作的最基本的技能和基礎知識。面對當前自身素質不佳、能力不高的現狀卻無動于衷，不能夠很好地接受和學習相應的管理手段，不能夠站在全局的高度觀察和處理問題，沒有認識到檔案資源利用的重要性，更無法適應新時代對檔案管理工作的需求。人員能力的強弱直接關系到一個單位的命運，在檔案管理工作中人的主觀能動性、積極性不高，檔案管理質量的提升更無從談起。

二、新時期對事業單位檔案管理工作進行優化創新的思路

檔案管理創新優化工作之所以重要是因為它是一種充分發揮人的創造性的思維活動。為了推動新時期檔案管理工作的開展，單位負責人應高度重視該項工作，對現實問題進行科學的觀察與思考，提出新的思路，為檔案資源的合理運用提供相應的保障。

（一）創新檔案管理體制。檔案管理工作的開展離不開問題的突破，體制不完善、不符合實際情況是最為突出的問題，我們要充分意識到檔案管理工作只有在體制的規范下才能夠使其有序發展成為可能。基于此，我們應當堅定不移地開展體制創新建設工作，將關注點放在檔案上，以實現統一管理為最終目標。此外還可以以部門分類管理的二級管理體制為依托，將此工作具體細化，明確目標，落實到人。建立檔案室，對各部門檔案資料統一放置，為了做好區別，工作避免出現失誤，可以規劃放置區域，每個區域由專門的人員負責。一些檔案例如：人事、財務檔案較為重要，不容出現任何差池。為此應當堅持直接管理原則，檔案管理員日常做好資料采集與建檔工作。

（二）集合全力推動制度創新。不符合實際情況的制度不能被稱之為好制度，我們必須要保證制度與實際密切統一。以往的制度過于片面，沒有約束作用，難以保證檔案管理工作實效。這就需要檔案管理人員深入單位進行情況了解，根據本單位檔案管理需求，制定出一套新的更加完善合理、合規、可操作性強的管理制度。制度創新畢竟不是一個小工作，為了保證制度合理、科學，可以鼓勵全單位人員參與到管理制度創新中，每個人都就此提出意見和看法，最終增強管理制度與單位檔案管理的契合性。新的、更完善的制度制定之后就要著手進行貫徹落實工作，這時可以對管理人員的行為加以規范，確保檔案管理工作呈現規范化標準化發展趨勢。

（三）構建信息化檔案管理新模式。隨著社會的快速發展，各行各業實踐出現了新變化，呈現出許多新的發展特點。“明者因時而變，知者隨世而制”，新時期事業單位在實際工作中應當因時而變，將構建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識、有針對性地運用信息技術，走上數字化建設之路。在進行信息化檔案模式探索時可以先吸收和借鑒其他單位的工作經驗，再結合自身情況，達到滿足本單位的個性化建設需求。現代信息技術會隨著時間的推移不斷發展，為了增強單位的信息化程度應當投入專項資金完成設備更新，不斷優化檔案信息應用平臺，并定期進行系統維護和升級。

三、事業單位檔案管理數字化管理的改進對策

事業單位檔案數字化管理需要硬件和軟件的支撐，兩者缺一不可。然而現實工作中難以保證兩者的統一，檔案管理工作會出現差池。另外我們都知道事業單位檔案數字化管理工作還處于起步階段，后期可能會出現一些問題。為了避免問題發生時過于被動、避免造成不必要的損失，還需要加強事業單位檔案信息化管理力度。事業單位可以面向社會招收高新技術人員，這些技術人員蘊藏著巨大的智慧和創造力，在必要時能夠給予專業性指導和支持。正確認識和運用科學技術首要的就是有合理的機制作為保障。信息技術雖然能夠帶給事業單位新的變化，但是我們看事物應當一分為二，在看到有利一面的同時還要看到不利一面，意識到數字化檔案存在安全風險。檔案中有一些是單位的機密信息，一旦被盜用后果不堪設想。現有網絡環境較為混亂，文件丟失、盜用防不勝防。因此要進行事業單位檔案安全程度分析，對一些重要信息進行備份或者防盜處理;最后還需要建立防護墻，提高檔案管理安全程度。日常由專門人員負責觀察工作，一旦發現問題及時采取措施，避免錯過問題解決的最佳時間。

四、結束語

社會每向前推進一步，各行各業就隨之前進一步。現代科技將事業單位帶入了信息時代，要求事業單位積極進行管理創新，借助先進工具完成管理工作。新時期事業單位在解決遺留問題的基礎上做出新的調整。事業單位檔案管理創新涉及對未來的認識，這要求我們一方面立足現實，對可能性做出全面的分析和預判;另一方面著眼長遠，善于創造發展條件，促使獲得最佳效果。

【參考文獻】

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