高職院校學生檔案管理存在的問題及對策

婁倩

【摘要】隨著時代的不斷進步，我國經濟條件的不斷提升，我國高職院校為了能夠提升自身的教育管理水平，高職院校必須要對檔案管理的管理方式和管理理念進行變革，檔案管理的質量水平能夠直接影響學生未來入職工作的穩定，會影響學生的穩定發展。目前，高職院校面對檔案管理工作，依舊存在著許多問題。本文針對這些問題，深入分析，為如何提高檔案管理水平進行了探索。

【關鍵詞】高職院校;檔案管理;問題;對策

高職院校與其他的高等院校有著很大的不同，其中最大的區別在于對學生的培養方向是不同的，對高職院校來說，高職院校的教學目的主要是培養出專業性的技術人才。因此，這就需要根據不同專業的特點，將理論知識內容與實踐活動相結合，才能更好地進行教學，實現教學目標。而對學生檔案進行管理的工作就是將學生的個人情況進行記錄，其中包括了在校情況、專業技能水平和學習與實踐的情況，這些記錄的真實性、準確性和高效性都會影響學生未來的發展。

一、目前高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）學院領導對檔案管理不夠重視，管理人員普遍素質不高。根據調查研究可以發現，在管理理念方面，我國許多高職院校在開展檔案管理的工作時，都不太重視這項工作，并且認為檔案管理與學生的畢業分配和日常管理沒有直接的影響關系，檔案管理工作是可有可無的，無須認真、嚴格對待的;在管理人員方面，由于高職院校不重視檔案管理的工作，自然而然的也不重視對檔案管理人才的選拔和培養，高職院校中嚴重缺乏專業性強、綜合素質高的檔案管理人員，檔案管理人員大多是由別的部門兼職，因此普遍存在著專業技能和業務能力差、綜合素質低的問題，并且檔案管理部門還存在著人手不足的問題，就職人員也沒有經過專業培訓，對檔案管理的專業管理方法與程序都無法規范、標準、高效率地完成，這樣一來，容易造成檔案管理的每個環節都出現問題，環環出錯，嚴重缺乏科學性和嚴謹性。

（二）檔案內容的記錄很隨意。在上述中可以了解到，許多高職院校中存在著管理工作不規范、不嚴謹的問題，因此導致學生檔案的內容也不夠嚴謹。對學生檔案進行填寫時，抱著隨便的態度，填寫不符實際的內容，檔案采集的人員對此不夠重視，那么學生填寫時也會非常隨意，從而出現了前后內容不符的問題，例如：年齡和生日的計算缺乏標準、姓名與曾用名的變動混亂、同名同姓記錄混亂等問題都會對以后的材料整理造成影響，使得檔案會缺乏真實性。并且，由于學生在填寫時比較隨意，如果檔案部門并沒有對此進行嚴格把關，就無法及時發現問題和解決問題，使得檔案將錯就錯，無法反映真實情況。

（三）檔案的信息不夠詳細和全面。學生檔案必須能夠詳細、全面地反映學生的實際情況，要通過檔案可以對人的形象進行有輪廓的了解，對學生的家庭信息、成長環境、學習情況、思想品德、特長愛好等都要有所了解，檔案內容要清晰明了，而不是千篇一律的套話。而目前，高職院校對學生的檔案進行管理時，正存在著這些問題，對特長和優缺點的描寫內容相似、使用了套話，使得人們看過檔案也無法了解學生的真實情況，看的一頭霧水。并且在對檔案材料內容進行記錄時，還過于強調學生的政治思想表現，忽視了對學生的動手能力、技術水平和創新意識的反映，從而無法真實全面對學生的綜合能力進行了解，檔案的作用也無法發揮出來。

二、如何提升高職院校的檔案管理水平

（一）通過對檔案法規進行宣傳，來提升領導的檔案意識。想要實現檔案管理的規范化，那么領導必須要對檔案管理的工作重視起來，還要注重讓學生認識到檔案管理的作用，從而有助于強化領導和學生的檔案管理意識，才有助于推動檔案管理機制的建立和完善。高職院校可以定期對《檔案法》進行宣傳，可以通過舉辦知識講座，來促進教職工對檔案管理的重視和學習，有助于提升教職工和學生的法治觀念，增強自身的政治覺悟，不僅能夠提高對檔案管理的重視，還能夠從一定程度上提升檔案管理水平。

（二）檔案管理工作人員需要具備良好的道德品質和政治素質。身為檔案管理人員，要具有良好的道德品質和政治素質，才能在工作中認真負責、堅守原則、遵守制度，才能做到公平公正，嚴格按照程序辦事。面對個人恩怨，也不會徇私枉法，面對個人名利，更加看重自身責任，在工作中勤懇踏實、堅韌不拔，面對枯燥乏味、復雜瑣碎的工作也從不懈怠。作為檔案管理的工作人員，不僅要重視提高自身的思想覺悟，還要注重對自身的業務水平進行提高，只有擁有了專業理論知識，才能對檔案管理工作的各個環節進行熟練的把握，特別在鑒別、整理、分類材料時，檔案管理的能力能夠直接影響管理的質量。并且，檔案管理的工作人員還要擁有社會實踐的經驗，豐富的實踐經驗運用到實際的管理工作當中，才能及時有效發現問題，對檔案內容的真偽進行辨別和篩選。

（三）建立健全檔案管理的相關制度。在檔案管理的工作當中，管理制度是保障工作順利開展的基礎，想要使檔案工作的開展能夠科學、規范，就一定要對檔案管理的相關制度進行完善，使檔案工作的開展能夠有章可依。依據管理制度嚴格開展的檔案管理工作，也能夠更加全面、真實地反映學生信息，還能夠有效提升管理工作的效率。例如：可以通過對鑒別歸檔的相關制度進行完善，從中明確規定了鑒別和歸檔的內容和要求，工作人員在熟知制度的情況下，能夠更加有效率、系統性的對檔案進行鑒別、整理和查漏補缺。

（四）建設現代化的檔案管理系統，提升檔案管理的水平和質量。在當前時代，檔案的管理也要跟上時代變化的節奏，檔案管理要朝著科學化、現代化和技術化的方向發展，并且要樹立先進的檔案管理理念，根據需求，制定出完整的、科學嚴密的、符合時代要求的管理運行機制和管理體系。可以實行電子檔案，通過數據化技術來對檔案進行管理，設計一個系統、安全、標準的管理軟件，將檔案信息輸入到軟件中，能夠方便對信息進行快捷查找和整理。

三、結論

綜上所述，目前我國高職院校中對學生檔案進行管理時，存在著檔案材料整理過于簡單，難以真實地反映出學生的真實材料，內容存在著造假、不實的現象，這些問題都會影響未來學生的就業發展，不利于招聘單位對學生進行真實、全面的了解，也在一定程度上阻礙了學生在未來工作中充分的發揮優勢和特長，對此問題，高職院校必須要采取措施進行解決，校領導必須要對檔案管理的相關工作進行重視，提升進行檔案管理的工作人員的綜合素質和業務能力水平，注重管理人員的責任心培養，對檔案的相關管理制度進行完善。

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