新時期如何做好醫院檔案管理工作

劉菲

【摘要】黨的十九大報告指出要實施健康中國戰略，并強調人民健康是民族昌盛和國家富強的重要標志，這就使醫院的建設走到了排頭兵的位置。而在醫院各項工作中，醫院檔案管理是其中重要的關鍵部分。憑借合理妥善的檔案管理方法，不僅能為醫院提供各類基礎數據，同時可以為醫院的建設和發展起到重要的推動作用。本文主要從醫院的檔案管理的基本特點、檔案管理的特殊意義、目前存在的主要問題及解決措施四個方面進行闡述，希望為醫院的檔案管理工作奉獻自己的一分力量。

【關鍵詞】新時期;醫院;檔案管理

醫院的檔案管理，可以幫助醫院做好各時期各階段資料的積累，為醫院的發展指明方向。在全面醫改新形勢的大環境下，整個醫療衛生工作也在不斷地向前發展，其自身對檔案管理的要求與標準正在逐漸地上升。通過相關研究也發現，其對于醫院建設也越發重要。

一、醫院檔案管理的主要特點

醫院檔案管理的主要特點從兩方面進行闡述：檔案管理的真實性以及系統性。

（一）具有完整性以及客觀的真實性。醫院在實際發展過程中，檔案收集是否完整且真實將直接影響各類數據的有效性和實用性。以人事檔案的管理為例，檔案材料的完整性、真實性直接影響人員職稱晉升、干部選拔、工資評定、退休審批等與個人息息相關的各項工作。而醫院的檔案工作質量也會因為是否有科學合理的管理機制而受到制約，同時相關部門檔案工作人員的專業能力也與檔案工作的質量和效率進行掛鉤。通過檔案管理分析決策工作，可以清晰地展現在醫院發展中的實際情況。所以，醫院最終收集的資料是不是真實和完整的，將直接關系到在決策過程中數據指導的精確性，對相關部門在決策方面有著關鍵的指導作用。

（二）醫院檔案管理的系統性。醫院檔案可以分為文書檔案、人事檔案、病歷檔案、科技檔案、會計檔案和其他檔案等。和其他行業的檔案管理工作相比較，因為醫院結構的特性，使形成檔案材料的部門和科室眾多，且各自都有一定的業務獨立性，長期以來使用分散管理的方法，這樣使得在醫院中的檔案管理也相對復雜。為保證醫院的各類檔案資料能完全歸檔，應該對檔案的大致內容以及具體的移交時間等情況進行科學的劃分。憑借科學合理的檔案管理工作形成一定的系統性，有助于確保醫院各項工作的順利開展。

二、醫院檔案管理工作的重要意義以及相關問題

（一）醫院檔案管理工作的重要意義。通過檔案管理工作能夠將醫院運行過程中各種有意義的數據都記錄下來，形成檔案的重要組成部分。同時，醫院的檔案資料對本行業的發展有著重要的價值和意義。日后在進行醫院的決策工作方面有著關鍵的指導作用。同時，檔案管理工作也是一種監督管理工作，對于醫院工作質量的提高也有著積極作用。最后，醫院的檔案管理基于真實完整的數據資料，可以清晰地展現醫院的實際發展情況，有著重要的參考作用。

（二）檔案管理中主要存在的問題。首先，就目前的情況來看，醫院檔案管理工作人員的業務水平普遍不高，雖然有最基本的技能，但是對于檔案管理工作的實際開展缺乏規范性的業務知識和專業技能，所以完成工作的質量不高。而且，檔案管理工作過程較為枯燥，從事該工作的人員存在不穩定性，導致一部分檔案管理人才的流失。另外，很多城市并沒有建立完善的檔案管理的機制，對于醫院的檔案管理也沒有提出明確的要求與目標，導致實際的工作開展進度和質量參差不齊，也沒有監督機制來監督檔案工作的開展情況。其次，醫院的檔案管理工作并不是立竿見影的，這是一個資料長期積累的過程，因為見效慢，所以重視度就不夠，致使檔案管理工作發展緩慢甚至止步不前。最后檔案的信息化管理應用還欠缺，許多基層單位都沒有開展應用起來。

三、醫院檔案管理工作的創新改良途徑

（一）加強對醫院檔案管理工作的重視。相關的部門需要充分意識到醫院檔案管理工作的重要意義。通過制定切實有效的政策和方針，來加大力度開展醫院的檔案管理工作。同時，需要做好監督職責，確保相關部門落實好檔案管理工作，并考慮各項制度的預期執行情況。同時也由于資金的缺乏很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展，解決資金問題迫在眉睫。首先，相關部門應該加大資金投入，以支持醫院檔案管理工作，并做好預算方案，將投入的資金利用好。其次，相關管理層應引進先進的設備和管理方式，提高檔案管理工作的質量和效率。

（二）充分利用信息化建設。隨著計算機技術的不斷高速發展，各類數據的數量正在呈現暴漲。在研究調查中，數據的產生量每年遞增的數量大約會是過去一年的一半。以我院為例，僅2016-2019年4年中新增近300人，僅2019年1年就新增160人，增加量是前一年度的4.2倍，新增人數是歷年之最。隨之帶來檔案材料的收集、匯總、審核使檔案工作人員壓力倍增。而實現檔案的信息化管理，將傳統的檔案手工管理模式優化為信息化管理，有效減少工作人員的工作強度，提高工作質量和效率。信息化的使用將采集到數據，通過人工智能的方式分析和總結，對數據規律的精準度大大提高。科學技術的每一次創新對檔案管理來說都是一個巨大的沖擊。在包含著巨大機遇的同時也是面臨著嚴峻的挑戰。如何適應整個社會的高速發展，這是檔案管理人員需要不斷深入研究的問題。工作人員在爆炸性的信息中要認真審閱，抓住真正有用的知識。利用各種豐富的信息資源主動學習實用的知識和技能，提高自身的綜合素質和存在價值，以此不斷推進醫院檔案管理工作的信息化進程。

（三）加強流程的規范性建設。檔案管理部門需要充分制定相關的規章制度，把每一個環節中的工作都落實下去。做好檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，確保每個環節都沒有因為工作人員的大意疏忽而產生遺漏的現象，保障檔案的真實性、完整性。同時，在整個環節的運行階段需要有專業能力強的人員來進行指導，保證流程的規范與科學。對醫院的資料收集工作要有追蹤流程，形成完整真實的檔案資料。在新形勢下，檔案管理應該充分借助智能化的科技手段，在智能化的應用中進行科學的分析、總結與處理。

（四）加強人才隊伍建設，提升工作人員整體素質。醫院的檔案管理工作，主體是工作人員，這對人才的培養就顯得尤為重要。第一，醫院可以聘用、培養或引進檔案管理的專業人才，進而提高工作效率。第二，由檔案管理部門每年定期逐級對檔案管理人員進行規范化管理的培訓、考核，不斷提升檔案管理人員的專業素質：一方面可舉辦知識競賽、技能大比武等多形式的活動，不斷提高檔案管理人員的工作積極性;另一方面，也可由上級部門組織各單位進行檔案管理的交流活動，讓大家“走出去，開眼界”，取他人之所長，補己之所短，全面推進各單位檔案規范化管理進程。第三，提高檔案管理的工資待遇和福利。醫院的檔案管理工作的枯燥導致了大量人才的流失，提高工資福利來留住人才也不失為一個辦法。第四，單位中的檔案部門需要營造良好的學習氛圍，讓工作人員多渠道、全方位開展學習選進的檔案管理知識、技能，建設成學習型的管理部門。

四、結語

總而言之，檔案管理工作在醫院中有著深遠的影響和極其重要的意義。雖然我國在目前的檔案管理工作現狀中存在著較多的問題，各個問題應該區分其本質原因進行解決，這也就進一步要求醫院的檔案管理工作者要不斷提高專業能力與水平。同時管理層需要從加強對醫院檔案管理工作的重視、充分利用信息化建設、加強流程的規范性建設等方面入手，從而最終提高醫院檔案管理工作的效率以及質量。

【參考文獻】

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[2]萬志男.對新時期醫院檔案管理工作的幾點思考[J].今日健康，2016，15（10）.