新時期事業單位檔案管理創新思路研究

劉素云

【摘要】隨著我國社會不斷發展進步，事業單位在社會中所占有的比重越來越大，同時其檔案管理工作也面臨著更為嚴峻的挑戰，建立一個科學合理的檔案管理體系也變得格外重要，將創新思路與事業單位檔案管理工作進行結合也是新的趨勢。基于此，本文首先對事業單位檔案管理工作的現狀進行了闡述，分析了新時期事業單位檔案管理工作存在的一系列問題，并提供了相應的創新思路，以此為有關的研究人員提供一定的參考依據。

【關鍵詞】新時期;事業單位;檔案管理;創新思路

對于事業單位來說，傳統的檔案管理方式已經難以滿足人們對歸檔工作效率的需求，無法在規定時間造成檔案管理工作的情況也越來越多，同時，由于不可避免的因素，檔案丟失的情況也同樣容易出現。除此之外，有一部分事業單位檔案管理人員在工作過程中由于過分關注管理的時長，從而在很大程度上忽略了檔案管理的創新性，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展。因此，隨著時代的不斷發展，為了改變這一現狀，事業單位相關研究人員開始探索一個具有較高創新思路的檔案管理方式。

一、事業單位檔案管理工作現狀

對于傳統的事業單位檔案管理工作來說，其所使用的方法都是讓單位的工作人員對紙質版的檔案進行收集和整理工作，這些紙質版檔案都具有許多的缺陷，比方說字跡模糊不清、文件內容不完整或者不準確等等，這些都在一定程度上給事業單位的檔案管理工作造成了極大的阻礙。在這之后，隨著檔案管理理念的改變，原本的檔案管理制度逐漸變得無法適應事業單位的改變，其歸納和整理工作也越發不規范。對于事業單位來說，許多管理人員都忽視了它的重要性，甚至認為它是不必要的，在這些人為因素的影響下，事業單位有關部門對檔案管理工作的重視程度也變得越來越低，這同樣也嚴重阻礙了檔案管理工作的規范性。除此之外，信息技術開始被應用在我國的各個行業之中，但是由于人們忽視了事業單位檔案管理工作，現在所使用的依然是傳統的紙質檔案模式，都使得檔案管理工作的效率更為低下。

二、新時期事業單位檔案管理存在的問題

（一）監管機制不健全。就目前來看，我國的事業單位經常會存在管理工作混亂的情況，其中也包括檔案管理工作，這在很大程度上歸因于我國事業單位缺乏一個健全的監管機制，同樣的，由于一部分單位雖然有一個較為健全的管理制度，但是其相應的管理工作卻沒有跟上，這樣一來，制度的完善也并沒有什么用。對于具有合理管理制度的單位來說，如果辦公人員無法做到嚴格遵守，那么就需要相應的監督，因此，監管制度的健全顯得格外重要。

（二）管理手段缺乏創新。隨著現代科技的不斷發展進步，大數據時代的到來，新時期事業單位檔案管理工作的管理模式也逐漸變得更為復雜，這使得檔案管理工作的難度也大大增加，盡管如此，仍然有許多事業單位沒有將信息技術與檔案管理工作進行有效的結合，其管理模式依然屬于人工管理。就目前來看，人工管理模式對于大規模的信息整理來說還存在許多的不足，就能使得檔案管理工作效率下降。同時，事業單位檔案管理的方法也缺乏創新，更不用說其薄弱的理論基礎。隨著當前形勢的復雜，管理制度和手段仍然無法適應時代的發展，這都在一定程度上對檔案管理工作的進程產生影響，嚴重時甚至會給國家帶來損害。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路

（一）創新檔案管理理念。在新時期，事業單位崗位管理創新思路值得人們重視，所以，事業單位的管理人員應該轉變傳統的檔案管理理念，將檔案管理工作落到實處，同時轉變事業單位檔案管理人員的傳統理念，不斷學習具有創新思路的檔案管理方法，才能不斷地促使自我進步，將全新的創新理念事業單位檔案管理工作相結合起來。同時，管理人員還應該互相學習、不斷進步，并且在事業單位上層領導的激勵下，管理人員還可以主動學習專業自我，將新的管理方法帶入到工作之中，與同事共同合作。

（二）運用信息化檔案管理手段。在過去，傳統的事業單位的手段較為落后，往往需要管理人員花費較長的時間才能夠完成工作，同時其工作效率并不高，因此，相關管理人員應該積極結合當前的信息技術，真正將其落實到事業單位檔案管理工作之中，同時，相關人員也應該做到與時俱進，應用計算機完成檔案的收集整理和分類的工作，這能夠在很大程度上節約檔案管理的工作時長。同時，在提高事業單位檔案的保密性方面，信息技術也具有較大的作用，它從而可以對檔案進行加密處理，防止其內容泄露。所以，事業單位檔案管理人員應該積極結合互聯網技術，緊跟時代步伐，做到用先進的管理方式取代落后的管理方式，發揮信息技術的絕對優勢。比方說，管理員可以將檔案放置在不同的文件夾中，然后進行保存、備份、加密以及上傳等等操作，這在很大程度上都給予了管理人員足夠的方便，也可以有效提高其工作效率。

（三）落實檔案管理制度。在早期，事業單位檔案管理過程中往往缺乏相應的規章制度和監管機制，這使得管理人員難以在最短的時間內完成檔案的歸納和整理工作，同時，由于缺乏相應的整理規章制度和規范化的整理流程，許多檔案的擺放都十分混亂，在需要時難以做到迅速的查找，這個不僅影響檔案查找效率，對檔案的管理效果也有極其負面的影響。因此，新時期事業單位應該落實檔案管理制度，主要包括以下幾方面：第一，在進行檔案管理工作之前，相關人員應該根據具體的整理工作量制定相應的獨立計劃，并且在整理過程中，對于表現出色的工作人員應該給予一定的獎勵，從而做到真正調動檔案管理人員的工作積極性。第二，事業單位在進行管理時，管理人員也應該按照相應的管理流程來進行工作，對于違反規定的人員應該設置相應的處罰依據，這樣才能夠做好事業單位檔案管理工作。

（四）創新檔案管理服務方式。就目前來看，事業單位要想對檔案管理工作進行創新，同時也應該關注其檔案管理的服務方式，管理人員也應該積極使用信息技術來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務系統向其他部門發送有關的檔案信息，這不僅對事業單位檔案管理工作進行了創新，同時也充分利用了在線服務功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務系統對檔案信息進行整理和歸納，檢索和查找有關的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業單位檔案管理需要對服務方式進行創新。

四、結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作較為復雜，嚴重時甚至關系到國家利益，就目前來看，隨著時代的發展，某些傳統的檔案管理經驗已經無法滿足人們的需求，在新時期下，傳統的檔案管理手段逐漸被人們拋棄，事業單位要想獲得長久發展，就應該不斷對其管理工作進行創新。本文首先對事業單位檔案管理工作現狀進行了分析，然后從監管機制不健全、管理手段缺乏創新兩個方面對新時期事業單位的管理存在的問題進行了探討，同時提出了相應的創新思路，包括創新檔案管理理念、運用信息化檔案管理手段、落實檔案管理制度以及創新檔案管理服務方式四個方面，從而保證事業單位檔案管理工作的順利進行。

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