財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的風(fēng)險(xiǎn)管控

羅志媛

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)呈現(xiàn)出多元化、多組織、跨地域的業(yè)務(wù)形態(tài)，尤其是大型集團(tuán)公司，各個(gè)分公司都需要配備完整的財(cái)務(wù)部門以及人員，那么人力成本、管理成本激增。作為集團(tuán)公司調(diào)配資源的新的管理模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)運(yùn)而生，有效實(shí)現(xiàn)了組織整合資源、提高效率、降低成本的目的。本文主要分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)以及應(yīng)對策略，以期更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;風(fēng)險(xiǎn)控制;風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對

引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為共享服務(wù)中心的重要部分，就是將企業(yè)各種財(cái)務(wù)流程集中在一起核算，包括應(yīng)收共享、應(yīng)付共享、出納共享、費(fèi)用共享、核算共享、資產(chǎn)共享、報(bào)表共享等。將標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中處理，規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，這樣提高了財(cái)務(wù)信息獲取的效率，拉近了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的距離，尤其適用于大型集團(tuán)公司，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提高效率、降低成本，資源調(diào)配。

國家財(cái)政部《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范財(cái)會(huì)（2013）20號》第三十四條明確指出：分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中、逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的初期，管理層需要選取適合本集團(tuán)（公司）的模式，理清楚組織架構(gòu)，做好規(guī)劃，包括平臺(tái)使用培訓(xùn)，在共享使用過程中，需要關(guān)注系統(tǒng)的運(yùn)營、維護(hù)以及流程完善。隨著IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心得到更大的推廣應(yīng)用，在企業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用，共享服務(wù)中心帶來了一系列便利，同時(shí)也存在一些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如何識(shí)別這些風(fēng)險(xiǎn)，以及更好地應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，這是我們要研究的課題。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）流程過長，審核易流于形式

對于大型企業(yè)集團(tuán)，有眾多的分、子公司，眾多的分支機(jī)構(gòu)，經(jīng)營范圍也涉及各個(gè)領(lǐng)域。共享中心資源整合后，原本部門內(nèi)部的審批可能會(huì)跨部門流轉(zhuǎn)，不同的業(yè)務(wù)有不同的審批流程，實(shí)務(wù)中有的審批流程涉及十幾名審批人員，存在的問題是審核責(zé)任不明確，所有單據(jù)都提交到共享審核層面去發(fā)現(xiàn)問題，而財(cái)務(wù)共享中心人員接觸到的是書面或者電子影像資料，對于業(yè)務(wù)本身的真實(shí)性也有待核實(shí)，中間環(huán)節(jié)的審核流程有流于形式之嫌。

（二）員工流失風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作分工細(xì)化至N個(gè)模塊，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程更加專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，共享中心財(cái)務(wù)人員需要對大量業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)處理，業(yè)務(wù)操作的機(jī)械化和單一性使得財(cái)務(wù)人員容易局限于個(gè)人所負(fù)責(zé)的模塊，很難有全局觀，很少從戰(zhàn)略角度出發(fā)考慮全局。此外，程式化、重復(fù)、大量的業(yè)務(wù)操作會(huì)降低工作熱情，造成財(cái)務(wù)人員思維定式，出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)增加，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有誤，降低財(cái)務(wù)報(bào)告質(zhì)量。在共享中心工作二三年后，財(cái)務(wù)人員容易產(chǎn)生厭倦感及對工作前途的渺茫感，造成一定的人員流失。

（三）資產(chǎn)管控風(fēng)險(xiǎn)

共享中心的財(cái)務(wù)人員辦公地點(diǎn)集中化，與分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理地點(diǎn)分離，會(huì)弱化集團(tuán)的資產(chǎn)管理、物資管理。比如建筑企業(yè)或房地產(chǎn)企業(yè)，有很多異地項(xiàng)目，不利于集團(tuán)資產(chǎn)管控。

（四）信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過程中，信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)主要是指項(xiàng)目中涉及的信息系統(tǒng)不能滿足項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心本身以信息技術(shù)為依托才得以提高效率，財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)資料的安全性有賴于信息系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定。實(shí)際工作中，需要在不同的系統(tǒng)之間切換，考慮系統(tǒng)的集成性、穩(wěn)定性、兼容性。比如數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新，影像資料保存上傳，軟件升級維護(hù)期間數(shù)據(jù)保存?zhèn)浞荩脩魯?shù)限制等問題都會(huì)給財(cái)務(wù)共享中心帶來一定風(fēng)險(xiǎn)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對

（一）優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，加強(qiáng)審核監(jiān)督

企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建起高效、簡化的財(cái)務(wù)管理流程與服務(wù)流程，在遵循真實(shí)原則、謹(jǐn)慎原則的基礎(chǔ)上開展共享服務(wù)。利用信息技術(shù)搜集后臺(tái)數(shù)據(jù)，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化整合。比如統(tǒng)計(jì)單據(jù)駁回率、審批通過率，提高共享服務(wù)效率和質(zhì)量。

共享審核中加強(qiáng)附件單據(jù)審核。以發(fā)票為例，仔細(xì)甄別哪些發(fā)票不合規(guī)、有風(fēng)險(xiǎn)。如未填開付款方全稱的發(fā)票、虛開發(fā)票、假發(fā)票、應(yīng)當(dāng)備注而未備注的，重復(fù)打印的電子發(fā)票。

企業(yè)財(cái)務(wù)人員收到增值稅發(fā)票后，首先應(yīng)登錄國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)查驗(yàn)真?zhèn)危缓笤賵?zhí)行以下審核程序：

第一步：初步審核發(fā)票票面要素。

（1）發(fā)票抬頭是不是規(guī)范，單位名稱有無錯(cuò)別字或漏字。

（2）納稅人識(shí)別號是不是正確無誤。

（3）涉及專票還需要審核地址、電話以及開戶行及賬號信息是否準(zhǔn)確。

（4）涉及增值稅普通發(fā)票卷票的，還要看校驗(yàn)碼是否完整。

（5）是否正確加蓋發(fā)票專用章。

第二步：審核品名、數(shù)量、金額、稅率、備注欄、清單開票等相關(guān)信息，如品名籠統(tǒng)為辦公用品、食品、禮品、物料等均不應(yīng)接受。

對于部分業(yè)務(wù)，發(fā)票的備注欄信息不可少：建筑服務(wù)、出租或出售不動(dòng)產(chǎn)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)代收車船稅、個(gè)人保險(xiǎn)代理人匯總代開、貨物運(yùn)輸發(fā)票、鐵路運(yùn)輸企業(yè)受托代征的印花稅、預(yù)付卡銷售方向售卡方開具的普票也要備注“收到預(yù)付卡結(jié)算款”。

第三步：結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)和合同協(xié)議，檢查發(fā)票稅率是否符合合同約定，稅收編碼是否選擇正確。

（二）推進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)職業(yè)道德教育

公司需要對共享的財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，了解全部業(yè)務(wù)流程，建立全局觀。新形勢下全方位的業(yè)務(wù)共享、信息共享，人工智能的發(fā)展大大解放了勞動(dòng)力，共享環(huán)境下會(huì)計(jì)核算憑證可以自動(dòng)生成，減少了一定的基礎(chǔ)工作量，同時(shí)促使財(cái)務(wù)由企業(yè)后端轉(zhuǎn)移到前端，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系更加緊密，財(cái)務(wù)人員不再僅限于事后會(huì)計(jì)核算，數(shù)據(jù)匯總，更需要業(yè)財(cái)合一，利用本身原有的財(cái)務(wù)技能，學(xué)習(xí)更多業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，全面提高財(cái)務(wù)決策支持能力，推進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)從專業(yè)性人才向綜合性人才轉(zhuǎn)變。

其次，對全員加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，嚴(yán)格管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理。可以將員工職業(yè)道德水平列入考核范疇，強(qiáng)化職業(yè)道德教育，再加上經(jīng)常性教育、示范效應(yīng)，樹立良好的企業(yè)文化。尤其是對新進(jìn)員工費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)培訓(xùn)，保證熟悉各項(xiàng)制度，獎(jiǎng)懲分明并建立員工信用記錄。

同時(shí)，人力資源部門做好員工晉升機(jī)制，在共享中心推行輪崗制度，培養(yǎng)新人，激勵(lì)優(yōu)秀員工。在推動(dòng)審核工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的基礎(chǔ)上確保服務(wù)效率能夠得到有效的提升。

（三）把控資金安全，資產(chǎn)定期盤點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心嚴(yán)把銀行賬戶的支付審批、票據(jù)領(lǐng)用，所有銀行賬戶集中總部管理。網(wǎng)銀支付時(shí)按照金額的大小設(shè)置審批權(quán)限，超過一定金額就需要多人審批。對于存貨類、固定資產(chǎn)類，關(guān)注重要的控制點(diǎn)：購進(jìn)審批、物資調(diào)撥、處置及轉(zhuǎn)移。對項(xiàng)目地或分支機(jī)構(gòu)實(shí)行定期盤點(diǎn)制度，保證賬實(shí)相符。

（四）信息安全風(fēng)險(xiǎn)控制

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中，企業(yè)需要重視并提供充足的資金支撐，選用優(yōu)秀信息系統(tǒng)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的正常運(yùn)行以及后期維護(hù)提供便利;在項(xiàng)目運(yùn)行過程中，企業(yè)需要關(guān)注信息系統(tǒng)的故障率與工作效率，重視引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)備份等習(xí)慣，從而為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心價(jià)值的充分體現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

企業(yè)如果計(jì)劃構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，而前期所開展的宣傳與培訓(xùn)力度不足，則容易導(dǎo)致公司其他部門人員對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心操作不夠了解，存在抵觸心理，財(cái)務(wù)人員本身操作能力及維護(hù)能力難以滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行需求，進(jìn)而制約整體目標(biāo)的達(dá)成。

共享服務(wù)中心作為一種全新的管理模式，集中化地向內(nèi)部企業(yè)提供共享服務(wù)，在這種模式下，公司的整個(gè)運(yùn)作也被重新調(diào)整。以前由公司內(nèi)部各部門自行操作的業(yè)務(wù)，將由共享服務(wù)中心和各部門共同承擔(dān)，因此共享服務(wù)中心與公司內(nèi)其他各部門是合作伙伴的關(guān)系，共享中心有助于加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系，實(shí)務(wù)中如果處理不好各部門之間的關(guān)系也會(huì)影響公司內(nèi)部合作，進(jìn)而影響工作效率。企業(yè)只有結(jié)合實(shí)際情況，尋找適合的企業(yè)文化和業(yè)務(wù)模式的方式，在實(shí)施過程中，正確評估風(fēng)險(xiǎn)并形成應(yīng)對策略，不定期系統(tǒng)維護(hù)，才能建立科學(xué)高效的財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系，發(fā)揮共享中心最大價(jià)值，不斷與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹遇樂.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)管控改進(jìn)與研究[J].知識(shí)-力量，2018（5上）.