關(guān)于正確跨越會(huì)計(jì)信息化誤區(qū)的探討

朱致遠(yuǎn)

摘 要：20世紀(jì)90年代初，美國(guó)率先提出了面向企業(yè)流程的信息化資源管理方案的“ERP”概念，這無(wú)疑對(duì)財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型構(gòu)成了極大挑戰(zhàn)和倒逼壓力，財(cái)務(wù)信息化正式成為一門學(xué)科和管理行為，它徹底改變了財(cái)務(wù)管理的傳統(tǒng)理念和手段。但在中國(guó)企業(yè)的實(shí)施過程中，卻引發(fā)了種種管理危機(jī)。本文梳理了企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化過程中，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或人員可能存在的一些認(rèn)識(shí)上的“誤區(qū)”，這些認(rèn)知偏差會(huì)導(dǎo)致企業(yè)不能正確實(shí)施、推行會(huì)計(jì)信息化，不能合理判斷、認(rèn)同企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的成果，希望通過本文，厘清五個(gè)誤區(qū)，讓會(huì)計(jì)信息化更有效地服務(wù)信息使用者，更準(zhǔn)確地作出管理決策。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化? ERP系統(tǒng)? 會(huì)計(jì)電算化

中圖分類號(hào)：F275.2?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：2096-0298（2020）03（b）--02

20世紀(jì)90年代初，美國(guó)率先提出了面向企業(yè)流程的信息化資源管理方案的“ERP”概念，引起廣泛關(guān)注并迅速蔓延，這猶如在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的水池里扔下一顆重型炸彈，巨大的沖擊力使得財(cái)務(wù)管理波濤震蕩，對(duì)財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型構(gòu)成了極大挑戰(zhàn)和倒逼壓力，財(cái)務(wù)信息化正式成為一門學(xué)科和管理行為，它徹底改變了財(cái)務(wù)管理的傳統(tǒng)理念和手段，使得財(cái)務(wù)管理真正開始成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的掌上明珠，但在中國(guó)企業(yè)的實(shí)施過程中，卻引發(fā)了種種管理危機(jī)，甚至出現(xiàn)“不上是等死，上了是找死”的可悲現(xiàn)象，盡管隨著時(shí)代發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化已成大勢(shì)所趨并且在實(shí)際運(yùn)用中成果累累，但筆者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，仍認(rèn)為有必要梳理信息化建設(shè)出現(xiàn)的各種問題，識(shí)別并跨越其中的誤區(qū)陷阱，從而為信息化的持續(xù)改進(jìn)提供有益的幫助。

1 會(huì)計(jì)信息化存在的誤區(qū)

1.1 會(huì)計(jì)電算化就是會(huì)計(jì)信息化

不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財(cái)務(wù)部門上了軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)記賬實(shí)現(xiàn)了電算化，企業(yè)就達(dá)到了會(huì)計(jì)信息化的水平。

事實(shí)上現(xiàn)行的會(huì)計(jì)電算化，大部分還是“換了表面的湯，而沒換鍋里的藥”，整個(gè)操作還是基于手工會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)發(fā)展而來(lái)，其業(yè)務(wù)流程與后者并無(wú)二致，實(shí)質(zhì)上也并未突破手工會(huì)計(jì)核算的思想框架，只是具體工具由算盤改為計(jì)算機(jī)，由手工變成電腦而已，而實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化與會(huì)計(jì)信息化完全是“形似神不似”，從形式上看，都是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的核算，會(huì)計(jì)工作的效率大為提升，憑證賬表生成的速度和質(zhì)量有一定的保證，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，但后者與前者相比，在實(shí)質(zhì)內(nèi)容上卻是一次質(zhì)變和升華，內(nèi)涵相差很大。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是減輕了手工操作的重復(fù)性勞動(dòng)，并極大程度上降低了人為錯(cuò)誤，提高了匯總效率，但還是以事務(wù)處理層為主，是底層的一種轉(zhuǎn)變;而會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)，則更多是站在管理者的高度進(jìn)行設(shè)計(jì)、運(yùn)用的，不僅包括基礎(chǔ)的日常事務(wù)處理，更是有效支持信息管理和決策，一個(gè)企業(yè)只有把會(huì)計(jì)信息化管理的底子打牢，才能真正使會(huì)計(jì)工作在企業(yè)管理和決策中成為梁柱支撐，發(fā)揮核心作用。

1.2 會(huì)計(jì)信息化就是財(cái)務(wù)自家的事

中國(guó)政府大力推行“兩化融合”，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化、以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走新型工業(yè)化道路，將信息化和工業(yè)化進(jìn)行高層次的深度結(jié)合，因此有人會(huì)認(rèn)為信息化是勢(shì)在必行，而企業(yè)各部門應(yīng)該按照相應(yīng)職能要求和隸屬對(duì)口系統(tǒng)推行信息化，至于會(huì)計(jì)信息化，肯定就是財(cái)務(wù)部門的事。

其實(shí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中極其重要的子系統(tǒng)，據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)70%以上的信息產(chǎn)生于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，因此會(huì)計(jì)信息化當(dāng)之無(wú)愧是企業(yè)信息化的核心和重點(diǎn)，是推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)的主力軍和骨干支撐，要進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)，首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，沒有會(huì)計(jì)工作的信息化，企業(yè)管理的信息化也就是空中樓閣，無(wú)從談起，但因此就認(rèn)定財(cái)務(wù)應(yīng)該包攬或者承擔(dān)所有會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作就大錯(cuò)特錯(cuò)了。

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，包括采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)和控制預(yù)測(cè)等一系列行為，而這些活動(dòng)又會(huì)表現(xiàn)為信息流、資金流和物流的統(tǒng)一，要想有效地控制這“三流”的變化走向，單靠財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)軟件肯定是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，企業(yè)各個(gè)部門，尤其是業(yè)務(wù)部門必須各司其職，將本部門的業(yè)務(wù)信息完整、準(zhǔn)確地錄入軟件系統(tǒng)，納入軟件管理，而只有軟件功能延伸到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各條線、各個(gè)面，才能打破財(cái)務(wù)信息和其他業(yè)務(wù)信息的孤島狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)彼此共享，兩者信息同出一門，才能真正形成全方位、多層次、可信賴的決策信息。

1.3 通用軟件或集團(tuán)統(tǒng)一軟件更規(guī)范有效

企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的過程中，首先要選擇適合的財(cái)務(wù)軟件。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為通用軟件是經(jīng)過市場(chǎng)考驗(yàn)的，肯定最成熟、最規(guī)范、最適用，也有些大的集團(tuán)，自身定制ERP軟件并對(duì)下屬公司強(qiáng)制推廣，各子公司只能遵照接受執(zhí)行。

其實(shí)如金蝶、用友等主流通用軟件，對(duì)規(guī)模較小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單或初期實(shí)施電算化的企業(yè)，其總賬系統(tǒng)或一些基礎(chǔ)性管理模塊還是比較適用，但企業(yè)本身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)千差萬(wàn)別，如果需要強(qiáng)化和細(xì)化管理，通用軟件則不一定完全對(duì)號(hào)，至于集團(tuán)的ERP，往往只是考慮集團(tuán)的總體利益，其管理需求和核算重點(diǎn)對(duì)子公司也存在“尺寸偏差”，往往造成子公司“削足適履”，管理失位，比如筆者所在單位的母公司是以農(nóng)藥銷售為核心業(yè)務(wù)，而企業(yè)本身是以生產(chǎn)環(huán)節(jié)相當(dāng)復(fù)雜的化工農(nóng)藥制造為主業(yè)，經(jīng)常出現(xiàn)集團(tuán)要的數(shù)據(jù)系統(tǒng)抓不到，能抓取的數(shù)據(jù)又不是企業(yè)管理和決策所迫切需要的，相互尷尬。

1.4 信息化節(jié)省人力，可削減財(cái)務(wù)人員

“電腦替代人”“無(wú)紙化”等概念誤導(dǎo)了很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，以為電算化一實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)就可以減編減崗了。其實(shí)電算化解決的是總賬人工匯總和報(bào)表生成的工作量壓力和錯(cuò)誤發(fā)生率，將財(cái)務(wù)從傳統(tǒng)的記賬、算賬這些繁重而簡(jiǎn)單的勞動(dòng)中解放出來(lái)，財(cái)務(wù)人員更容易對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和運(yùn)用，更簡(jiǎn)便從事數(shù)據(jù)比對(duì)和整理，更深層次實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析，更能夠有效發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理控制職能，只不過是工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移和“財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型”，此降彼升，甚至對(duì)于記賬憑證的錄入要求更高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要更詳細(xì)、更準(zhǔn)確，否則一枝動(dòng)，百枝搖，一個(gè)小錯(cuò)誤會(huì)造成決策信息嚴(yán)重失真，對(duì)會(huì)計(jì)人員數(shù)量不是簡(jiǎn)單的減少，而是提升會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)和高度責(zé)任心。另外，還有一個(gè)錯(cuò)誤觀點(diǎn)是“機(jī)器不會(huì)犯錯(cuò)”，其實(shí)嚴(yán)格講應(yīng)該是“機(jī)器不會(huì)犯人的錯(cuò)誤，但會(huì)犯一些人工不會(huì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤”。

1.5 信息化要大上快上

既然會(huì)計(jì)信息化如此重要、必需和迫切，而且現(xiàn)代競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)調(diào)“快打慢”，慢就被淘汰，那么企業(yè)應(yīng)該大刀闊斧，快馬加鞭，“揀最好的軟件、按最快的速度，全方位全流程地鋪開實(shí)施”。

筆者所在單位，從20世紀(jì)末開始實(shí)施電算化，到后來(lái)的ERP系統(tǒng)，歷經(jīng)金蝶系統(tǒng)的多個(gè)版本的切換與升級(jí)，其中由最初小企業(yè)版的金蝶2000，到大中型企業(yè)版K3WISE，再到集團(tuán)企業(yè)版K3 CLOUD，應(yīng)該說(shuō)積累了相當(dāng)?shù)墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)、程序、思路和人才隊(duì)伍，但在每一次新版本的籌備、推廣階段，仍然要精心做好系統(tǒng)測(cè)試、人員培訓(xùn)、操作指南、制度保障、績(jī)效考核、組織變革等必不可少的準(zhǔn)備工作，否則就會(huì)出岔子、走彎路。

2 解決會(huì)計(jì)信息化誤區(qū)的辦法

2.1 會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)信息化的基礎(chǔ)和前提

一般認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)信息化的基礎(chǔ)和前提，而會(huì)計(jì)管理信息化才是高層設(shè)計(jì)和終極目標(biāo)，不僅要建立現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，還要建立、健全會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，并保持對(duì)上述系統(tǒng)與內(nèi)控制度的審計(jì)和檢查，通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全、可靠、有效和高效地運(yùn)用。

2.2 企業(yè)財(cái)務(wù)信息化是“一把手工程”

企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的實(shí)踐證明，要上線財(cái)務(wù)系統(tǒng)，往往會(huì)涉及企業(yè)的流程再造、架構(gòu)重組以及人員調(diào)配、資源優(yōu)化等一系列重大企業(yè)管理變革，是一個(gè)真正的“一把手工程”，需要協(xié)調(diào)推進(jìn)。在實(shí)施信息化的過程中，管理流程得到優(yōu)化，管理程序有所改進(jìn)，管理對(duì)象細(xì)化，管理力度強(qiáng)化，企業(yè)資金、資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)集中管理和有效監(jiān)控，效益有增長(zhǎng)，安全有保障，決策更有據(jù)、更科學(xué)，企業(yè)管理的效率和水平明顯提升，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化的目標(biāo)和價(jià)值。

2.3 企業(yè)自行開發(fā)適宜自身管理需求的定制軟件

企業(yè)應(yīng)該有的放矢，自行開發(fā)適宜自身管理需求的定制軟件，如筆者所在企業(yè)每年可控費(fèi)用發(fā)生近億元，企業(yè)也制定了對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的年度和月度預(yù)算，但并不能做到事前和事中有效控制，都是等到費(fèi)用已發(fā)生后，才核算出預(yù)算節(jié)約或超支，這就給費(fèi)用管理帶來(lái)很大的困擾，針對(duì)這些情況，筆者通過計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，采用B/S架構(gòu)的開發(fā)“費(fèi)用控制系統(tǒng)”，簡(jiǎn)便易用，企業(yè)內(nèi)部各部門無(wú)需安裝，只需要通過訪問網(wǎng)站的方式，在報(bào)銷前進(jìn)入系統(tǒng)，將費(fèi)用項(xiàng)目、用途和金額登記到系統(tǒng)，如超出年度預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)強(qiáng)制無(wú)法登記和打印，也就無(wú)法報(bào)銷，只能走費(fèi)用追加流程，有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用的內(nèi)部計(jì)劃、限額控制、年度考核等實(shí)用功能，運(yùn)用系統(tǒng)控制后，每年為企業(yè)降本千萬(wàn)元以上。

2.4 財(cái)務(wù)人員職能轉(zhuǎn)變，從基層簡(jiǎn)單勞動(dòng)中解放出來(lái)

會(huì)計(jì)信息化將財(cái)務(wù)從傳統(tǒng)的記賬、算賬這些繁重而簡(jiǎn)單的勞動(dòng)中解放出來(lái)，財(cái)務(wù)人員更容易對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和運(yùn)用，更簡(jiǎn)便從事數(shù)據(jù)比對(duì)和整理，更深層次實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析，更能夠有效發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理控制職能。

作為會(huì)計(jì)信息化以后的財(cái)務(wù)人員，更應(yīng)理性分析電腦導(dǎo)出的數(shù)據(jù)信息，準(zhǔn)確判斷合理性，提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和信息使用者能夠正確、及時(shí)使用企業(yè)會(huì)計(jì)信息，從而保證預(yù)測(cè)更合理，決策更恰當(dāng)。

2.5 不可一蹴而就，應(yīng)循序漸進(jìn)

企業(yè)管理從來(lái)都不是朝發(fā)夕至、一蹴而就的，在戰(zhàn)略上要強(qiáng)調(diào)快速高效，但在具體操作中還需要循序漸進(jìn)，久久為功，特別是一些缺少相關(guān)人才和經(jīng)驗(yàn)的單位，如果一窩蜂地強(qiáng)行上馬，失敗的概率可想而知。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，實(shí)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重大的影響作用，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集和處理如果實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化，會(huì)計(jì)信息的發(fā)布、傳輸和利用也會(huì)隨之更迅捷高效，會(huì)計(jì)信息的使用者也就能夠提高管理決策的及時(shí)性和恰當(dāng)性，企業(yè)必須要意識(shí)到社會(huì)變更對(duì)會(huì)計(jì)工作帶來(lái)的影響，脫離傳統(tǒng)工作模式的禁錮，正視企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行信息化建設(shè)面臨的問題，并找出可行性的解決路徑，以進(jìn)一步提高企業(yè)的信息化建設(shè)水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展護(hù)航。

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