新公共服務理論視角下高校人事檔案管理探究

趙純

摘? 要：高校人事檔案管理工作屬于公共服務范圍之內，隨著檔案數量與內容的不斷增加，高校人事檔案管理工作的難度也越來越高。在新的社會發展趨勢下，新公共服務理論開始替代以往的公共服務理論，因此高校的人事檔案管理工作理念與方式也要隨之革新，要對服務職能更加重視。要將新公共服務理論與檔案管理工作結合起來，才能夠達成實際管理目標，保證檔案安全。

關鍵詞：新公共服務理論? 高校人事檔案管理? 管理策略

高校人事檔案管理工作是一項最為基礎的工作，是高校管理的核心環節。但是在傳統檔案管理模式下，人事檔案管理并未真正體現出在高校管理體系中的重要地位，即是說對于檔案信息的利用率依然較低，并且無法保證檔案安全。在新公共服務理論下，要從服務職能出發去思考高校人事檔案管理的重點，進而推動管理工作改革，達成管理目標。

1? 新公共服務理論下的高校人事檔案管理的問題

1.1 管理觀念陳舊

管理觀念陳舊是當前高校檔案管理人員廣泛存在的問題，在實際的人事檔案管理工作過程中，因服務對象局限于校內的檔案，所以管理人員往往對工作量會有錯誤的估計，認為檔案管理工作量并不大，每個學期的檔案信息變動不多，所以只要走走形式即可，而且也并不將檔案管理歸于公共服務工作范疇內。雖然隨著經驗的累積，管理者的觀念也在逐漸轉變，對于人事檔案管理的認知也在更新，但是服務意識卻依然不強。除管理人員以外，部分領導人員也并未能夠意識到人事檔案管理的重要作用，未在工作規劃當中進行強調，這會使得檔案管理的實際職能無法得到充分體現。

1.2 難以集中管理

集中管理是當前人事檔案管理工作改革的主要方向，因為人事檔案是開展人事管理的重要依據，所以管理工作自然也要集中進行。但是實質上，所謂人事管理，主要是對于人事職稱進行評價并且確定薪資以及其他人事相關信息的服務性工作。當前高校的教職工包括了編制內及編制外人員，編制內人員的檔案基本由高校進行管理，而編制外人員的檔案則往往有更大的流動性，所以會使檔案的管理權存在較大爭議。這也是導致實際管理過程中對于人事檔案無法做到集中管理的主要原因。

1.3 忽略檔案開發

檔案的開發，是檔案管理工作的必要環節。所謂開發，主要是指對于檔案信息的發掘、處理以及利用。但是高校在開展人事檔案管理的過程中，人事檔案往往已經有了特定的模板，信息的錄入往往套用模板即可，而之后便通常只是儲存在系統當中，以管理為主要工作內容，利用率很低，一般只在人事決策變動當中，或是人事方案的信息出現變化時，才會調用方案。可見高校人事檔案當前的管理模式相對來說較為封閉，保密性較強，提高了教職工信息的安全性，但是同時降低了檔案的利用率，甚至有很多人沒有見過自己的檔案，并且不知自己的檔案在離職之后歸于何處[1]。

1.4 人員水平不足

人事檔案管理人員是落實管理工作的主體，其管理思想及管理方式決定著檔案管理的實際效果。但是人的思想與行為很容易受到諸多因素的影響，包括自身的個人素養、技術水平等，都可能使其工作的效率以及效果有所不同。而在實際開展人事檔案管理工作的過程中，許多管理人員顯然都并不具備專業資質，甚至并未設置專門的檔案管理崗位，部分院校的檔案管理工作，已經分攤給不同崗位的人員代為處理。這充分說明當前的人事檔案管理人員顯然并非檔案管理的專職人員，甚至身兼多職，所以自然無法保證其工作的專注性，亦很難保證檔案管理的嚴謹性。

2? 新公共服務理論下的高校人事檔案管理優化策略

2.1 樹立主動服務理念

服務理念的樹立是做好檔案管理工作的重要前提，高校的人事檔案，關系到高校各項事務的開展，同時也關系到教職人員的切身利益。基于上述要求，在實際改革高校人事檔案管理工作的大目標下，樹立服務理念是重要且必要的一項工作。校方要讓檔案管理人員擺脫以往被動工作的局面，要培養檔案管理人員的服務意識，以主動、認真、嚴謹的態度去對待工作，才能夠做好檔案管理。以往的高校人事檔案應用范圍主要是在出現人事變更時，平日則很少確認檔案信息，這正是因相關人員并沒有充分意識到并體現出人事檔案的實際價值。實際上校內的各項事務都需要人事檔案的協助，所以相關人員必須要意識到人事檔案的重要作用，積極發掘人事檔案的應用價值，拓展人事檔案的內容。例如，對于人事檔案當中并未包含但是在實際管理過程中需要的信息，便應當通過分析確認是否需要納入檔案所要收錄的信息，如果需要，便應當添加項目，做好調查，填充檔案內容，以保證檔案的信息更加全面、更具參考價值。

2.2 實施檔案集中管理

集中管理是當前人事檔案管理的必然訴求，因為人事檔案這一分支已經足夠明確，對于人事檔案的管理，所對應的也是同樣的訴求，即人事管理訴求，所以集中管理顯然更加有利。因此對于人事檔案的管理工作應當統一進行規劃，做好與人力管理部門的信息對接，保證檔案能夠得到集中性的、獨立性的管理，而非混亂的、分散性的管理。校方領導人員需要擔負起檔案管理的統籌規劃責任，要對人事檔案資源進行合理配置，進而充分體現出檔案的公共服務職能。在條件允許的情況下，對于部分人事檔案分散于不同檔案托管機構的問題，應當盡可能回收，繼而實現校方統一管理的目標。此外，必須要保證檔案內容的真實性與完整性，同時也要完善檢索渠道，確保檔案調用更加便利[2]。

2.3 注重檔案開發利用

人事檔案包含了許多信息，同時也有許多未包含的信息，是需要進一步去發掘的，隨著信息的不斷完善，人事檔案的應用范圍也會更加廣泛。所以，為了確保高校人事檔案管理工作的質量提升，為保證檔案的服務職能得到體現，必須要積極建立起檔案開發利用體系，要重視人事檔案的信息開發以及在各個環節的利用，首先要確保檔案的信息收集與整理、錄入、存儲以及調用等各個環節更加連貫，并且要合理利用信息技術，保證檔案管理各個環節的信息都能得到反饋。當前我國高校的檔案管理信息化建設已經取得了較為理想的階段性改革成果，紙質檔案轉化電子檔案的工作已經有了很大程度的推進，此外可以依靠信息系統進一步開展對于檔案信息的分析，并且建立起更加完善的人才信息數據庫。而后應當更加重視大數據及云計算技術的引進，利用數據挖掘技術，發掘更多檔案信息，這樣能夠保證檔案的應用范圍更廣，隨著檔案信息的不斷填充和應用范圍的不斷拓展，檔案的重要價值也會得到進一步體現，進而更好地服務于高校各項事務，這是新公共服務視角下高校人事檔案管理工作改革的重點所在[3]。

3? 結語

高校人事檔案是高校管理體系當中重要的一部分，就檔案的實質來分析，檔案應當是為高校各項事務提供依據的重要因素，但是就目前的管理概況來看，檔案的服務職能顯然并未得到充分體現。在新公共服務理論下，高校應當對人事檔案的管理與應用更加重視，要發掘人事檔案的新價值，并且更加廣泛地去應用，進而體現出人事檔案管理的服務職能。因此文中分析了管理要點，望相關人員加以重視。

參考文獻

[1] 張震雄.新公共服務理論視角下高校人事檔案管理研究[J].山西檔案，2019（3）：54-56.

[2] 陳宇萍.基于新公共服務理論的高校人事檔案管理研究[D].華僑大學，2018.

[3] 何宗哲.新公共服務視角下高校干部人事檔案服務水平的提升路徑研究[D].廣西大學，2016.