對工人身份人員人事檔案管理工作的幾點思考

周志華

【摘要】人事檔案管理工作是一項基礎性工作，是做好人事工作的基礎和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。

【關鍵詞】工人身份? 檔案管理? 規范化? 制度化

一、原因分析

（一）對工人身份人員檔案管理認識不足，意識滯后

人事檔案管理工作是一項基礎性工作，是做好人事工作的基礎和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項工作的重要性，認為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規范管理工人身份人員檔案沒有多大作用;還有些部門認為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續工作是組織人事部門的事情，與己無關;也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當一部分人員對工人身份人員人事檔案工作的意識還是不強的。

（二）對工人身份人員檔案管理手段不夠，機制滯后

目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應有的生機與活力，機制滯后，已不能適應人事工作發展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業主管部門，這對檔案管理的規范化、制度化帶來不利。比如全市企業的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理 ， 由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會出現缺失、隨意更改現象，對以后人事日常管理帶來極為不利的影響。

（三）對工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后

目前各部門對工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領導不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統的手工模式層面，不能運用現代化的電子技術手段進行管理 ， 不能建立上下互聯的數據庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費時間長，檔案磨損快，勞動強度大，管理成本高。

（四）對工人身份人員檔案人員知識不專，更新滯后

人事檔案工作的業務性和專業性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數都缺乏檔案管理的專業知識，上崗后也從未受過專業培訓，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務等高新技術，無法適應新形勢的要求。

二、主要對策及思考

（一）集中保管，實現檔案管理規范化

人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環節，提升檔案管理的效率，而且有利于推進檔案管理的現代化。針對目前工人檔案管理分散、整理不規范等情況，要對工人檔案的管理權限進行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當地人事部門統一保管;對于下屬單位工人檔案數量較多且管理規范的部門，經人事部門授權，可由其自行保管，人事部門定期對管理情況進行監督檢查。

（二）建章立制，實現檔案管理制度化

制度建設是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發及保管、保密等方面的臺帳，著重加強檔案的“進、管、出”等環節的管理;其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點核實等基礎工作，確保每份檔案達到“完整、真實、條理、精煉、實用”的要求。

（三）強化培訓，實現檔案管理隊伍的專業化

建設一支高素質的檔案管理干部隊伍，是提升檔案管理水平的根本和關鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊伍。為此，一方面要加大對人事檔案工作人員的業務培訓力度，組織檔案工作人員學習《檔案法》、《保密法》等法律法規，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，采取“走出去、請進來”的辦法，就如何開展新時期的檔案工作、如何當好一名檔案工作人員等工作進行培訓指導，通過培訓，培養出一支作風扎實、樂于奉獻、業務精通的復合型檔案管理人員;同時要培訓檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強事業心和責任心。另一方面要培養檔案工作人員的政治素質。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎懲表現，是一項內部性、保密性很強的工作，因此檔案工作人員要有嚴格的組織紀律和良好的職業道德，要強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象發生。

（四）抓設備建設，提高檔案管理現代化水平

各級管檔單位要提高現代化管理意識，加大檔案管理的硬件投入，上級有關部門應當統一要求，在配齊微機的基礎上，檔案盒、夾也需重新規格尺寸。過去統一規格的檔案盒、夾已不適應新形勢的需要，辦公用紙與國際接軌，檔案材料有的也已用 A4 紙，因此檔案盒、夾應重新規格尺寸很有必要。針對當前人事檔案管理信息化不高的情況，建議組織人事部門應盡快實現人事檔案信息聯網。

（五）抓日常管理，提高檔案工作的規范化程度

隨著企業人事制度改革的深化，工人身份人員人事檔案管理工作出現了許多新的特點。過去那種人事檔案的單一模式，已不能適應新形勢的要求，因此，要加強調查研究，制定企業工人身份人員檔案管理辦法，配合當前企業實行的工勤人員社會化管理工作改革需要，工人身份人員檔案的宏觀管理，應列入組織人事部門檔案管理范疇，采取集中與分散相結合的辦法進行管理，即企業的工人身份人員檔案可根據政策轉當地人力資源服務中心人事代理;企業合并、重組、破產后，對有單位接收的工人身份人員應及時將其檔案辦理交接，對臨時未落實單位人員，其原存檔單位應及時將這部分檔案收歸，待落實單位后，辦理轉遞。同時，要抓好督促檢查。為使管理真正科學化、規范化、制度化，各級應抓好制度落實，定期對檔案管理工作進行檢查，堅持每半年搞一次自查，全年組織部門進行抽查，兩年搞一次聯查，把聯查結果進行通報，好的給表彰，差的提出批評。